淺談信息化條件下如何提高城建檔案管理水平

代連英

【摘 要】隨著信息化時代的高速發展，城市正逐步向數字化、網絡化和智能化邁進，為進一步推動城市信息化進程，更好地滿足城市規劃、建設、管理的需求，及時有效地為城市建設提供高效服務，本文就當前城建檔案信息化建設存在的不足和如何提高城建檔案管理水平的思路和措施提出自己的看法，為一般意義上的城建檔案信息化建設工作提供借鑒。

【關鍵詞】信息化 檔案管理 建設

當今是信息化、高科技化的知識經濟時代，城市作為一個地區的政治、經濟、科技、金融、文化中心，它的建設關系到國家的發展，而城建檔案也由于時代的變化和發展，有了更加廣泛和深刻的內涵，城建檔案在城市建設這一系統工程中日益顯示出舉足輕重的作用。

1 城建檔案信息化建設

城建檔案信息化建設是指在城建設檔案中運用信息技術，配置計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的標準規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才，實現檔案信息的社會化服務。加快推進城建檔案信息化建設，是加快實現傳統行業向現代行業轉型的客觀需要，是為經濟社會發展提供更好更快公共服務的迫切需要，也是維護社會公共安全的實際需要，更是國家推動國民經濟信息化總體要求的重要組成部分。

2 城建設檔案管理存在的不足

當前，我國城市建設檔案經過幾十年的努力，為城市建設在規劃、發展和管理中作出了很大的貢獻，凝聚了廣大城建檔案人員的辛勤勞動和心血。但隨著形勢的發展，城建檔案的管理與城市建設在步伐上已明顯不足，主要表現以下幾個方面：

（1）資料滯后，與飛速發展的城市建設不相適應。這里所指的資料，不僅是城市工程建設資料，還包括郵電、通訊、水電、交通等整個城市的基礎性市政工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地下網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

（2）管理滯后，沒有充分體現應有的經濟效益。城建檔案雖然不能產生直接的經濟價值，但由于它所具有的服務功能，可以通過科學管理，使其在城市建設的某些部門（如地下管網、維修養護等）避免重復建設和人力、物力、財力的浪費，從而產生間接經濟效益。目前由于城建檔案的服務保障功能沒有充分發掘，因而在城市建設中經常看到一條道路重復開挖，造成了大量的浪費。

（3）技術應用滯后，不能完全達到現代化城市的要求。目前還有很多地方的城建檔案管理中，使用的現代化技術工具應用不多，檔案管理的硬件軟件應用不充分，資料查找復雜，費時費力。顯然，技術應用上的滯后，制約了城建檔案在城市建設中的職能作用。

3 提高城建檔案管理水平的思路和措施

如何在信息化條件下，真正使城建檔案管理工作適應現代化城市建設的要求，我認為應該通過以下幾方面的努力來不斷提高城建檔案的管理水平：

（1）加快各項標準制度及規章的制定。根據建設部《全國城建檔案信息化建設規劃與發展綱要》，各省、市要結合本地的城市建設發展的特點，進一步完善各項規章制度，使城建檔案的管理走上科學化、法制化、規范化的軌道。

（2）狠抓配套建設。要體現現代化管理的思想，向標準化、制度化、規范化再前進一步。在大力加強硬件建設的同時，加強軟件的建設，做到硬件過硬，軟件不“軟”。一是要加強設備配套，重點是計算機技術的應用，盡快發展計算機網絡系統，使市、縣級檔案館資料聯網，實現信息交流網絡化，以逐步達到檔案信息共享；二是發展聲像及縮微技術，使城建檔案能以現代化載體形式，真實再現城市建設活動，成為城市建設的信息中心。

（3）更新意識、轉變觀念、超前發展。城建檔案管理人員要提高對檔案管理的認識，增強工作的主動性，充分利用現有的檔案資料，預測未來城市建設的發展方向和提高競爭意識，改變過去在工作思路、工作方式上的一些陳舊做法。具體來說就是：一是由過去坐等檔案送上門變為主動下去收集、指導；二是由過去單純依靠“保證金”收集檔案變為運用法律、行政和經濟手段并用同時發揮作用；三是由過去檔案收齊即入庫的靜態式管理變為對資料進行分析，預測的同時還能為城市建設提供隨機監督、指導的動態式管理，靠自身優勢和珍貴檔案的價值，為城建檔案管理事業注入新的活力。

（4）以人為本，培養高素質檔案管理專業隊伍。現代化的城市建設離不開現代化的管理人才，高水平的城建檔案管理也離不開具有較高綜合素質的管理人員，特別是那些懂技術、會管理、業務精的專業技術人員，更是做好城建管理工作不可缺的。同時，還要加強在職人員的培訓，使他們在具有較豐富實踐經驗的基礎上“添磚加瓦”，不斷充電、更新，從而不斷提高業務能力；此外，還要搞好城建檔案管理人才結構的搭配，使“專”和“通”有機結合。“專”即專業性、技術性強的“專才”，“通”即知識面廣，業務能力較強的“通才”。這樣，城建檔案管理人員隊伍就能做到人才層次分明，技術力量完善，結構調配合理，從而使這支專業隊伍提高到一個新的層次。

總之，對于城市建設來講，城建檔案管理是一項基礎性、條件性、服務性的工作。只有不斷提高城建檔案的管理水平，才能使城建檔案的服務、保障、跟蹤、監督等功能得到充分的發揮，才能為城市規劃、建設和管理工作提供強有力的的保證。