從流程再造視角著手解決高校報銷難題

（河海大學財務處 江蘇南京210098）

隨著高等教育事業的蓬勃發展，高校規模不斷擴大，經費籌措渠道多樣化，資金總量持續增多，財務報銷工作量與日俱增，原有的財務報銷流程遭遇“瓶頸”。高校經費的持續增長與財務人員編制有限的矛盾、報銷人員要求提高報銷效率與財務人員超負荷工作的矛盾、資金需求增加與規避資金風險的矛盾逐漸凸顯。必須在報銷模式上尋求突破，更新觀念、優化流程，創造出全新的流程結構，提高高校財務報銷效率。

一、傳統高校報銷流程及存在問題分析

傳統的高校報銷流程包括五個步驟，如下頁圖1所示。

可以看出，報銷各流程之間是一個串行的順序過程，必須按部就班，依次進行。報銷過程繁瑣，耗時而低效，存在以下缺陷：

（一）以紙質單據傳遞會計信息，效率較低、查詢較難

圖1 傳統報銷流程

目前，會計信息的輸入始于記賬憑證，會計核算、會計報表以及財務分析等需要依賴于財務人員輸入的會計信息，而采用紙質單據進行傳遞容易出現時滯，使得會計信息的相關性和有用性大幅降低。同時，記賬憑證錄入時，現有財務軟件一般只記錄費用開支類別和附件張數，沒有對原始票據信息進行電子存儲。查詢相關原始會計資料時，必須先查詢電子記賬憑證，找到相關憑證編號，再到檔案部門查找原始單據，效率較為低下，查詢不易。

（二）傳統的多層級多部門審批程序，延長了報銷周期

目前高校報銷審批體系復雜，單位負責人、分管領導、項目負責人以及科技處、資產處等部門負責人具有不同的審批權限。隨著高校規模的擴大，多校區辦公已成常態，報銷人員因對審批流程的不熟悉以及時空局限容易造成審批不及時、審批不完全，使報銷人員周轉于財務處和各職能部門，延長了報銷周期，影響了報銷的效率。

（三）報銷業務量大，財務人員壓力較重

近年來，財政對教育、科研投入力度加大，高校資金核算總量大幅增加。財務人員數量雖然有所增長，但受事業單位編制等因素限制，與經費增長幅度不成比例，造成財務人員不堪重負。財務人員既要查看原始票據的真實性和合理性，審查審批流程的完備性，又要核算金額，錄入記賬憑證，還要接待前來咨詢的學生和教職工，工作強度可見一斑。尤其是期末課程結束、答辯完成、項目結題后，財務大廳每天人頭攢動，嘈雜一片；報銷人員排長隊等候，苦不堪言，與財務人員矛盾沖突時有發生。

（四）財務付款方式落后，資金安全難以保障

隨著報銷業務量遞增，每日資金需求量加大，現金的攜帶和保管存在安全隱患；而現金支付難以留下支付痕跡，不能批量操作，存在一定的缺陷。目前許多高校多校區辦學，學校只有一套財務印鑒，只在一家銀行開立基本賬戶，如何配置不同校區每日備用金金額以及保證現金攜帶和存取安全是一個難題。非現金業務也無法及時辦理，影響了學校正常工作的開展。此外，支票、電匯填寫工作量大、蓋章要求高；支票的領取、核銷與對賬手續繁瑣，支付期限較長，易造成未達賬項，支付不便。隨著信息網絡技術和電子結算平臺的發展，改革高校資金結算方式已迫在眉睫。

二、高校報銷流程再造整體思路

企業流程再造（BPR）由邁克爾·漢默教授于1990年提出，其核心是對企業的業務流程進行徹底的思考和重新設計，剔除不增值的活動，以求在成本效益和質量上取得顯著改善。阿妮塔·S·霍華德在《現代會計信息系統》中論述了會計流程再造理念，認為會計流程再造的路徑是將會計流程融入業務過程中，實現會計信息的實時采集、傳輸和存儲，由業務數據直接導出內外決策所需要的會計信息。

高校報銷難問題的核心在于現有報銷流程的繁瑣低效。流程再造的整體思路是：消除現有流程的弊端，減少不增值流程，分化繁瑣流程，改善關鍵流程，運用現代信息網絡技術，對報銷流程進行重組和優化設計，在現有的賬務處理系統基礎之上重新開發設計網上報銷系統。讓耗時的流程可以在財務部門以外的場所異步、并行地完成，突破時空的局限，減少每一筆報銷業務在財務報賬大廳的時間消耗，在財務人員編制不變的情況下，一定程度上解決高校報銷難題。

網上報銷系統能夠打破時空局限，讓報銷人員隨時隨地通過網絡提交電子報銷單，通過規范填單格式，設置人性化向導，減少錄入錯誤；運用權限指引對審批執行路線進行固化，采用電子簽名方式實現網絡審批；通過與賬務處理系統憑證處理模塊對接，在財務人員將電子報銷信息與紙質原始票據比對審核無誤后，自動生成記賬憑證；最后根據報銷人登記好的銀行卡號或者收款方信息導入到網上銀行，直接完成資金的收付。其目標是以網絡為依托，經由單據填寫的標準化、業務審批的網絡化、賬務處理的簡單化實現財務報銷跨時空、跨部門的協同辦公，提升報銷效率。再造后報銷流程如圖2所示：

圖2 再造后的財務報銷流程

三、利用流程再造解決高校報銷難題具體對策

（一）采用電子單據進行財務信息流轉，暢通信息共享渠道

網絡基礎設施建設的不斷完善，辦公自動化、ERP系統等信息化進程的不斷加快，讓傳統財務報銷走向無紙化成為可能。報銷單據電子化有利于增強財務核算的規范性和透明度，有利于財務公開、數據共享，有利于財務監督和廉政建設。通過電子單據的流轉，實現財務信息采集、加工、存儲、調閱電子化、自動化。不但提高了信息傳遞的效率，同時實現了信息實時采集，與業務同步，大大提高了會計信息的相關性，提升了會計信息的質量，更好地為高校制定各項發展規劃、進行財務決策提供實時動態、準確有效的財務信息。應對高校的財務信息資源進行整合，構建一個適用于本校電子單據流轉的網上報銷平臺。通過對網上填單進行容錯控制和支出明細有效性檢查，對費用支出的合理性和有效性進行把關；將原始票據掃描存入電腦，將流轉流程、簽批意見在系統數據庫中電子歸檔。以后需要查看相關原始票據及審批意見時，只需從系統中調取進行查閱即可，大大節省了審核時間，提高了查詢效率。

（二）采取工作流控制方式，固化關鍵控制點，縮短審批周期

規范工作流的邏輯定義、發起和控制方式，把權限指引細化設置到系統內，將高校的授權審批、項目預算、報銷流程、內控制度和崗位職責有效地融入網上報銷審批系統。將報銷審批執行線路固化，通過實時事件驅動信號與非實時控制信號相結合的審批方式提高流程效率，經由系統定期自動發送催辦信息，各環節經辦人員均可通過系統查找滯留原因并有針對性地催促辦理，提高審批效率。經費負責人可以根據自身時間安排，定期登錄系統采用批處理方式完成所管轄的審批業務，方便領導集中辦公、移動辦公，由“被動式審批”向“主動式審批”轉變，大幅降低報銷業務的審批成本，縮短審批周期。

（三）全面推行網上報銷模式，切實提高財務報銷審核效率

以網絡為平臺，變面對面報銷為遠程報銷，原始單據通過票據投遞箱等方式傳遞到財務部門，讓審批以及復核等傳統流程通過網絡報銷系統來實現。通過設置大量的計算標準，采用復雜、精確的計算方法，極大的簡化財務審核的工作量。尤其是差旅費等業務，財務審核不需要核對標準、計算補貼等耗時操作，節約了大量的審核時間。此外與賬務處理系統憑證處理模塊對接，實現記賬憑證的自動生成，減少財務人員手工錄入工作量。

與現場報銷相比，網上報銷等非現場報銷方式更具科學性及可行性。一方面節約了教工師生現場排隊等候時間，另一方面有利于財務人員降低心理壓力，能夠更從容細致地進行憑證審核和制單，減少差錯的出現。還可以均衡財務每日報銷工作量，避免大批量集中報銷的出現，切實提高財務報銷審核的工作效率。

（四）推行公務卡，實現無現金收付

借助先進的電子支付平臺，運用票據交換、網上銀行等現代化支付工具，架構銀校直聯、公務卡等新興結算系統來改造傳統的資金支付流程，提升資金支付效率，保障高校資金的安全。

公務卡是持卡人先持卡消費，后憑借刷卡憑證及發票去財務報銷，財務人員核對消費明細和審核手續后，將報銷款打入持卡人公務卡中。概括為“銀行授信額度，員工持卡消費，單位報銷還款，財務實施監督”。使用公務卡能夠減少現金借款、還款手續，保證支出的真實性，促進單位資金使用規范化。

網上銀行支付具有資金到賬迅捷、無未達賬項、支付風險小、操作簡單、對賬單實時查看等優點。個人支付可以通過網上銀行直接轉入個人銀行卡中，對公支付通過網上銀行直接轉入對方單位賬號。對于發放工資、學生助研費、獎學金等批量支付，可以采用專門的匯總軟件，通過網上銀行在幾分鐘之內完成。收款業務通過POS機轉賬收取，或通過銀校互聯系統委托銀行網上分批扣款。利用資金的電子劃轉，最大限度地減少現金流動和支票傳遞，基本實現現金零庫存，減少報銷環節，縮短等候時間，提高工作效率，降低攜帶保管現金的風險。

四、結束語

針對傳統報銷流程暴露出成本高、效率低、周期長、矛盾多等問題，本文通過全面梳理傳統財務報銷流程，減少不增值環節，重組報銷業務，提升流程效率。采用電子單據進行信息流轉，讓各環節的人員均能共享信息資源；規范審批流程，突破時空局限，實行網絡審批；減輕財務人員憑證錄入工作，縮短財務報銷周期；采用網上銀行等先進支付方式，安全、快捷完成資金支付。總之，通過優化流程結構，能夠提升財務報銷能力，強化財務監督，為高校報銷難問題提供有效的解決途徑。