數(shù)字化背景下的水利工程會計檔案管理

謝京明

摘 要：隨著社會的進(jìn)步和數(shù)字化發(fā)展的加快，社會各個領(lǐng)域都開始引入數(shù)字化的管理方式，我國的水利工程也不例外，于是順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，將對水利工程中會計檔案管理交給了現(xiàn)代的信息管理技術(shù)。在此之前，水利工程中的會計檔案的管理和其他資料的管理方式是沒有太大區(qū)別的，不論是在對信息的記錄上，還是查找使用上都存在很大的問題。那么該文將簡單的談一談數(shù)字化背景下的水利工程將怎么能夠充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)來管理會計檔案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 水利工程 會計檔案 制度

中圖分類號：G270. 7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）07（b）-0164-02

當(dāng)今社會由于科技的不斷進(jìn)步和更新，各種信息通過各種途徑向我們襲來，面對如此大量的信息，我們已經(jīng)應(yīng)接不暇了。于是人們想到利用科技的手段來接收這些信息，并且通過科學(xué)的引入，將這些信息進(jìn)行分類記錄，在必要的時候還可以很好的利用，這便是順應(yīng)社會法的數(shù)字化的信息管理。它的出現(xiàn)為我們解決了很多以往難以解決的信息管理難題，所以被廣泛的應(yīng)用在任何領(lǐng)域。水利工程作為一項既環(huán)保又可以提供能源的綠色工程在經(jīng)濟發(fā)展的潮流下受到社會的推崇，越來越多的水利工程開始投入進(jìn)行。檔案管理特別是會計檔案管理對于一個工程建設(shè)來說是至關(guān)重要的，我們就需要建立完善的管理機制來提高水利工程中會計檔案的管理的水平。

1 數(shù)字化背景下的水利工程會計檔案管理的意義

水利工程在社會經(jīng)濟發(fā)展中有著舉足輕重的地位，于是我們開始關(guān)注怎樣能夠推進(jìn)水利工程的高效運行。檔案管理對于水利工程來說是很重要的，它記錄了工程中每個部門每個環(huán)節(jié)甚至于每個人的具體情況，能夠幫助工程在內(nèi)部管理機制上有序進(jìn)行，從而推動整個水利工程的進(jìn)程。其中的會計部門掌握著整個工程的經(jīng)濟命脈，但是對于會計檔案的管理卻是企業(yè)最容易忽略的。

會計部門是一個企業(yè)內(nèi)部的核心，掌握財政大權(quán)。這個部門是由專業(yè)的會計人員組成的，在這里他們運用自己的專業(yè)知識來對整個水利工程的運行做著財政上的計劃和監(jiān)督，對工程的每個環(huán)節(jié)需要的資金和實際花費的資金進(jìn)行記錄和研究。他們還要根據(jù)工程的進(jìn)度和規(guī)劃來靈活的對資金做出預(yù)算，包括對員工的工資發(fā)放。所有的這些工作都需要能夠精確的記錄下來，涉及到資金的數(shù)額，那么就要求記錄可以準(zhǔn)確無誤，能夠大量記錄，這樣才能確保在研究的時候沒有失誤，并且可以充分考慮企業(yè)以前的情況，在這個基礎(chǔ)上做出更符合企業(yè)自身的財政規(guī)劃。所以說，對水利工程中會計檔案的管理對于水利工程來說是有著和重要的意義的。

2 數(shù)字化背景下的水利工程會計檔案管理存在的問題

雖然水利工程中的會計檔案管理對水利工程的發(fā)展很重要，但是實際的實行過程中卻存在很多的問題。

首先，我們國家對企業(yè)的會計檔案管理是有專門的規(guī)定的，但是水利企業(yè)中的會計部門幾乎都沒有按照國家的規(guī)定來對會計檔案進(jìn)行管理。例如，國家規(guī)定了會計檔案要及時更新，每一年都要講會計檔案都要交給檔案管理部門，不能積壓往年的會計檔案。但是現(xiàn)在的很多會計部門并沒按這個要求去做，這就導(dǎo)致了會計部門的檔案量很大，特別的混亂，使得對檔案的管理很吃力。其次，水利工程企業(yè)對會計檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，很多企業(yè)還沒有認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，所以企業(yè)內(nèi)部對這方面的管理機制還很不完善，也就造成對會計檔案的管理很沒有效果。再次，企業(yè)的會計檔案管理是由會計專業(yè)的人員來完成的，他們都具有專業(yè)的會計知識，但是對檔案的管理卻沒有系統(tǒng)的知識，也不一定會運用先進(jìn)的信息化管理知識，只是做一些很淺顯的保存、記錄。這樣一來就會導(dǎo)致對會計檔案的管理缺乏系統(tǒng)的方法，也就不利于隨之而來的查詢、研究等工作的進(jìn)行了。

3 如何做好數(shù)字化背景下的水利工程會計檔案管理

通過上面的分析，我們很清楚的看到了在實際的實行中會計檔案的管理還存在各種各樣的問題，這些都會影響企業(yè)對會計檔案的很好的管理，也就影響到了整個水利工程的運行。企業(yè)可以從以下三個方面來努力。

3.1 加強宣傳，提高國家規(guī)定的約束力

國家的規(guī)定對于企業(yè)來說是一個很好的約束，但是很顯然現(xiàn)在這方面的約束力并沒有起到很有效的作用。那么國家的檔案管理部門這些有關(guān)部門就可以發(fā)揮自己的作用了。可以在水利工程企業(yè)當(dāng)中加強對水利企業(yè)檔案管理的宣傳，特別是水利工程中會計檔案的管理，推廣國家在這方面的規(guī)定。例如，相關(guān)機構(gòu)可以定期到企業(yè)中去，通過開管理宣傳大會，錄制宣傳片等等方式來宣傳，讓企業(yè)認(rèn)識到檔案管理是一項很重要的制度，有國家在這方面是有專門的規(guī)定的，企業(yè)應(yīng)該充分重視這一點，并且要嚴(yán)格要求自己的企業(yè)按照國家規(guī)定來實行對會計檔案的管理。這樣國家的規(guī)定才能被水利工程企業(yè)更好的了解，也從主觀上重視對會計檔案管理，從而促進(jìn)企業(yè)去實施這項管理制度。

3.2 建立完善的水利工程會計檔案管理機制

水利工程企業(yè)自身的努力是最重要也最有效的，這就要求企業(yè)可以從自身的管理機制著手。一方面，企業(yè)總體的管理機制要完善，從整體上來確保對企業(yè)的有效管理。對工程的每個領(lǐng)域都要涉及到，每個階段的權(quán)責(zé)要明確，責(zé)任細(xì)化到人，獎懲有度。只有企業(yè)整體的管理體制是完善的，才能為會計檔案管理這樣細(xì)化的管理制度的實施提供一個良好的背景環(huán)境。另一方面，企業(yè)對于會計檔案的管理也要設(shè)置相關(guān)的管理機制，對那些上有缺陷的管理體制要進(jìn)一步去完善。例如，會計檔案管理設(shè)計到對信息的錄入、整理、保存、查詢、研究、上交等過程，在設(shè)置和完善會計檔案管理制度的時候要結(jié)合這些過程來進(jìn)行，每個環(huán)節(jié)都要有明確的規(guī)定，讓環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)緊扣，形成一個系統(tǒng)化的管理體制，這樣的體制才能真正發(fā)揮它的價值和作用。

3.3 提高會計人員的整體素質(zhì)水平，增加對會計檔案管理知識的培訓(xùn)

會計人員的操作是會計檔案管理制度實施的主體，他們的一舉一動都會直接影響對檔案的管理是否到位。這就要求企業(yè)能夠加強對會計人員的培養(yǎng)，提高他們的整體素質(zhì)。一般的會計人員是具備會計專業(yè)的知識的，這點我們無需擔(dān)心。重要的是要對會計人員進(jìn)行會計檔案管理知識的培訓(xùn)，讓他們能夠認(rèn)識到對檔案的管理是需要有專業(yè)知識的指導(dǎo)的，是需要對數(shù)字化管理知識有一個深刻的認(rèn)識的，不是簡單的記錄和保存，從而規(guī)范他們對會計檔案的管理行為。例如，定期對會計人員進(jìn)行培訓(xùn)，開設(shè)對會計檔案管理知識的講解課程，教授他們信息化的管理知識，讓他們和其他企業(yè)的會計人員多進(jìn)行專業(yè)上的交流，從而提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

信息社會的到來讓水利企業(yè)看到以前對檔案管理的方法存在的弊端，也認(rèn)識到現(xiàn)在對檔案管理存在的不足。現(xiàn)在的信息化管理制度是符合社會發(fā)展的趨勢的，也是適合企業(yè)發(fā)展的要求的。現(xiàn)代化的管理制度更加的有效和方便，會計人員經(jīng)過培訓(xùn)是可以學(xué)會的，在實施的時候具有可行性。所以水利企業(yè)要結(jié)合自身的情況，將現(xiàn)代化的管理知識運用到對會計檔案的管理中。這樣就可以保證會計檔案的管理工作更順利的進(jìn)行，也為企業(yè)的發(fā)展提供一個有序的內(nèi)部運行機制，促進(jìn)水利工程的進(jìn)行。

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