檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

劉瑛

摘 要：社會趨于信息化發展，檔案的用途也越來越大，且應用也越來越廣泛。但隨著檔案的應用發展，檔案管理問題也就隨之而來，現階段社會要求檔案管理現代化發展，而檔案管理基礎工作作為現代檔案管理的基礎與實現前提，有著至關重要的作用。

關鍵詞：檔案管理基礎工作 內容介紹 現代檔案管理 存在的問題 提出要求

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）7（b）-0187-01

社會趨于信息化發展，檔案的用途也越來越大，且應用也越來越廣泛。但隨著檔案的應用發展，檔案管理問題也就隨之而來，現階段社會要求檔案管理現代化發展，而檔案管理基礎工作作為現代檔案管理的基礎與實現前提，有著至關重要的作用。盡管管理基礎工作內容較為詳細但還是存在著各種各樣的因素，導致檔案管理基礎工作中存在著許多的問題。該文以檔案管理基礎工作為切入點，通過介紹其工作內容，分析其在在現代檔案管理中的作用，討論其工作中的存在的問題，從檔案管理基礎工作出發，切實提出可以推動現代檔案管理的相關要求。

1 檔案管理基礎工作內容的相關介紹

所謂的檔案管理基礎工作就是對檔案進行基礎管理，從管理內容上看，其主要包括檔案的統計、歸類、編號、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統計而言，其主要是對檔案的收進、移出和案卷利用數量等情況進行及時準確地統計。不僅如此，還要按照上級檔案部門的要求，及時報送該單位檔案工作基本情況統計表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關的準則規定，將檔案進行分類。且不同的分類方式，就會有不同的分類結果，例如：按照檔案形成的時期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。基本檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁號組成，即“類別號-項目號-案卷號-件號”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點一線的方式進行裝訂。在檔案的登記過程中，采用冊、表和單等多種形式對檔案的進出、整理、保存以及利用等情況進行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

2 檔案管理基礎工作在現代檔案管理中發揮的作用分析

在信息科技飛速發展的今天，檔案管理工作也逐漸趨于信息化發展，即在現代檔案管理中，計算機的廣泛應用給現代化檔案管理帶來了極大的便利，海量信息資源輕松儲存，且高效處理這些信息，提高了檔案管理的工作效率。盡管現代檔案管理便捷高效，但如果沒有檔案管理的基礎工作作為鋪墊，其也是不能發揮其作用的，故而作為現代檔案管理的基礎，檔案管理基礎工作有著不可替代的作用。

現階段，大多數的檔案都是各個企業、單位的重要體現，故而檔案的管理十分重要。而檔案管理基礎工作的重要性就體現在可以為用戶提供價值方面上。檔案的統計、歸類、編號、裝訂、登記等都是確保檔案的正常使用的必要條件，完善檔案管理的基礎工作，可以保證在檔案的使用過程中有條不紊的進行，更便捷，更節約時間，也節約了人力資源，在一定的程度上反映出現代檔案管理水平。所以，檔案管理基礎工作不僅是實現現代檔案管理的先決條件更在一定程度上反映著現代化檔案的管理水平。故而檔案管理基礎工作十分重要。

3 檔案管理基礎工作存在的問題分析

盡管檔案管理基礎工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格也不統一等，就形成了檔案基礎普遍較差的局面。具體表現如以下幾點。

（1）檔號標注標準不統一。

檔號的標注標準不統一，就會造成比較亂套的現象，一卷多冊、沒有目錄、標號重復等，這些問題的出現，都會給檔案的管理造成極大的不便。

（2）案卷題名不規范。

一般來講，案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。可以簡潔明確的反映出主題內容，文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統。如果案卷題名不規范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

（3）編頁號與裝訂不善。

編頁號也是檔案管理基礎工作內容之一，理論上，卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標明頁碼，如果在使用過程中發生掉頁現象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

事實上，檔案管理基礎工作中存在的問題不僅以上幾項因素，還有許多的細節問題，這些問題都會給檔案管理基礎帶來不便，也在一定程度上反映出檔案管理水平。為了提高現代檔案管理水平，在檔案管理基礎工作方面就要把握好各項內容，切實做好各項管理工作。

4 現代檔案管理對檔案管理基礎工作要求

前文已述，檔案基礎管理不僅是現代檔案管理的前提，更是現代檔案管理的水平的體現，故而為了更好的實現現代化檔案管理，對檔案管理基礎工作提出了諸多要求。以下是具體分析。

（1）檔案管理基礎工作規范化、標準化。

為了提高現代檔案管理水平，要從檔案管理基礎工作抓起，檔案管理基礎工作標準化與規范化是提高現代檔案管理水平的有效途徑。為了切實做到檔案管理基礎工作趨于標準化與規范化，就要引起相關工作人員的高度重視，提高工作人員的專業管理素質，在進行檔案管理基礎工作的時定期檢查檔案的編號、裝訂等相關問題，發現不規范的現象及時解決。

（2）全面檢查檔案，清除無效檔案與重復檔案。

上文已述，檔案過多，信息相對雜亂，不可避免的會出現對有些無效檔案的剔除與重復檔案的去重處理等工作的疏忽。對于重份或無查考價值的檔案要及時的處理掉，對檔案資料信息進行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

（3）查缺補漏，完善相關信息的填寫。

對于那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范，不但能夠保持適當的遞增容量，確保檔案的可擴展性，并且能使得館藏更加科學化、規范化，進一步完善檔案管理的規范化和標準化。

（4）統一分類號，保證檢索查全率。

在分類的過程中要加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，并且要經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致、從而達到標準化和規范化管理。

5 結語

檔案管理基礎工作是現代檔案管理的基礎、也是實現現代化檔案管理的必要條件，在一定的程度上反映著現代檔案管理水平。在實際的管理基礎工作中存在著較多的問題，急待解決。切實解決好這些問題才能進一步的推動檔案管理的現代化發展。

參考文獻

[1]王鳳麗.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].科技與企業，2012（12）：104.

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