高校財務系統更新升級步驟及說明

（陜西科技大學 陜西西安710021）

財政部發布了新修訂的《高等學校會計制度》，要求從2014年1月1日起施行。2014年全國高校都處在新舊高校會計制度的過渡時期。順應財政部要求，陜西高校決定于2015年全面施行新版 《高等學校會計制度》，并且所有高校財務軟件統一更換升級為神州浩天高校財務軟件（簡稱“天財軟件”）5.0版本。筆者通過實際工作經驗，總結了在高校財務軟件更新升級過程中遇到的問題和具體的操作步驟，供各高校參考借鑒。

現階段陜西各高校使用的財務軟件分為用友和天財4.0版本兩種系統，2015年統一更新升級為天財5.0軟件，將主要經歷財務數據轉換和新舊科目轉換兩個方面。

一、財務數據轉換

財務數據轉換主要包括往來款項的清理及核對、項目編碼的設置等四個方面。

（一）暫付款

1.清理并核對用友軟件中的暫付款。包括分別核對個人名下、項目名下暫付款金額，當個人名下暫付款總計金額與項目名下暫付款總計金額一致時，代表暫付款核對正確完畢。在核對正確無誤之后，需要編制暫付款Excel明細表。明細表內容依次包括：工號、個人名稱、摘要、科目編碼、項目編碼、期末余額共六項內容。其中工號需人事處提供，具有唯一性。最終暫付款明細表中的每一條記錄在新系統中都會形成一個相應的對沖號，在新賬中沖借款時對應沖掉，這樣就防止了沖錯借款情況的發生。見表1。

2.清理暫存款。（1）清理并核對用友軟件中的暫存款。這部分比較典型的就是質保金的核對。在核對過程中需要注意對已轉出的暫存款借貸金額抵消，剩余的借貸相加減，即：暫存款期初余額+暫存款貸方余額-暫存款借方余額=暫存款期末余額。（2）核對清楚暫存款后，編制一份暫存款Excel明細表。暫存款明細表只需列示出所有賬務中還未轉出的暫存款，已經轉出的暫存款不需要再列出。最終，暫付款明細表中的每一條記錄在新系統中類似于暫付款也會形成一個相應的對沖號，在新賬中需轉出時，查找相應暫存款金額，即可對應轉出，這樣防止暫存款重復轉出錯誤的發生。明細表內容依次包括：科目編碼、摘要、金額共三項內容。見表2。

3.項目編碼設置。在往來款項核對清楚后，第三步需要進行項目編碼的設置。項目編碼需要根據類、款、項、目（1-2-2-4）的編碼規則來編制，共9位，具體參見《2014年會計項目核算口徑編制說明》。“類”定義為：1預算類；2科研類；3專項類；4基建類；5收入類；6基金類；7代管類；9其他類，主要用于學校內部管理需要。“款”定義為大類，基本等同于現行系統中的大類。“項”定義為對款的進一步細分類?！澳俊倍x為具體項目編號（條目）。項目編碼設置Excel明細表。內容依次包括：項目編號、項目名稱、新項目編號共三項內容。見表3。

表1 暫付款明細表

表2 暫存款明細表

表3 項目編碼設置表

4.項目負責人名稱及工號明細表。設置好項目編號后，需要錄入各項目相對應的負責人名稱及工號，形成一張含有項目編號、項目名稱、負責人、負責人工號的明細表。這里負責人的工號與暫付款中借款人的工號是一致的，均由人事處提供，具有唯一性。見表4。

表4 項目負責人名稱及工號明細表

二、新舊會計科目轉換

在新舊會計科目轉換中需要編制3張表，依次為新會計科目表、經濟分類科目表、新舊科目對照表。具體步驟如下：

1.設置新會計科目。按照新會計制度設置出新的“會計科目”，做出一張新會計科目Excel表，包括科目編號、科目名稱、余額方向共3項內容。見表5。

表5 新會計科目表

2.設置經濟分類科目。經濟分類反映高等學校經費支出的具體用途，僅針對支出科目，分為工資福利支出、商品和服務支出、對個人和家庭的補助、基本建設支出、其他資本性支出和債務利息支出。天財軟件中的經濟分類對應原用友軟件支出科目下的辦公費、印刷費等具體明細科目。例，原會計科目中教育事業支出/公用支出/辦公費科目對應到新會計科目中就應該是在教育事業支出/教學基本支出會計科目下選擇商品和服務支出經濟分類下的印刷費。經濟分類科目表包括科目編號、科目名稱兩項內容。我們需要根據《2014年陜西省屬高校支出經濟分類明細科目設置建議表》，結合自己學校的實際情況，編制可行的經濟分類科目表。見表6。

表6 經濟分類科目表

表7 新舊會計科目對照表

表8 新舊科目余額對照表

3.編制新舊科目對照表。編制新舊科目對照表是一個非常關鍵的問題，這是新舊制度轉換的核心所在。具體包括以下幾個步驟：（1）設置一張新舊科目對照表，新舊科目對照表包括舊科目編號、舊科目名稱、方向、新科目編號、新科目名稱、方向、經濟分類科目編號、經濟分類科目名稱共八項內容。（2）將用友軟件科目余額表中所有余額不為0的最末級科目進行一一對照。這里需要特別注意兩點：一是必須針對舊科目的最末級科目進行對照，例，舊會計科目下銀行存款一級科目下有基本戶和工資戶兩個明細科目，那么在做對照表時就應該將基本戶和工資戶兩個明細科目對照，而不是直接對照一級科目銀行存款。二是科目對應時不允許交叉，不允許“一對多”，即“拆分”，但“多對一”合并可以。例如，舊科目應收及暫付款下有縱向項目借款和橫向項目借款兩個明細科目，在編制對照表時就可以將縱向項目借款和橫向項目借款金額合并對應到新科目下的一個科目，比如說科研項目借款，但是絕不可以將縱向項目借款或橫向項目借款分解為多個科目?？傊芭f科目、新科目、經濟分類”三項形成唯一關系。見表7。

4.編制科目余額對照表。設置好新舊科目對照表后，建議大家再編一張新舊科目余額對照表，主要包括舊科目編號、舊科目名稱、借方余額、貸方余額、新科目編號、新科目名稱、經濟分類科目編號、經濟分類科目名稱、借方余額、貸方余額共八項內容。這是一張輔助底稿，主要為了檢查新舊科目對照表設置是否正確，同時也方便檢查在轉換至天財軟件新會計科目后各個科目余額是否正確無誤。這張表編好后，新舊科目借貸金額如果不一致，就需要再次檢查這張對照表，調整不對之處。如果這張新舊科目對照余額表是平的，那證明此項對照工作圓滿結束。見表8。

以上具體介紹了從用友轉換至天財軟件財務程序過程中的具體步驟，每一個步驟的關鍵點以及需要注意的事項均在具體的步驟中闡述清楚。除此之外，由于用友軟件與天財軟件、天財4.0和5.0版本都有很大的區別，在很多名詞的表達上不一致，而且各個高校業務的具體情況也不太一致，所以在軟件轉換的過程中，與軟件公司業務人員的溝通也非常重要，財務人員需要及時調整思路，以較通俗易懂的話語向軟件公司的人員表達高校的需求，保證所使用軟件升級能夠快速、準確、順利的進行。