淺析企業(yè)檔案信息資源的開放與利用

高夢瀟

檔案管理是一項基礎管理工作，隨著科學技術和管理理念的不斷發(fā)展，信息化建設工作不斷加快，檔案工作逐步向信息化技術方面變革。隨著企業(yè)改革不斷深化，檔案管理科學化，檔案工作信息化將必然實現(xiàn)，對于煙草行業(yè)而言，做好檔案信息資源的開發(fā)和利用工作，不僅能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，更在社會的經(jīng)濟建設發(fā)展中有著極其重要的意義。而且，從一定程度上講，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用更契合企業(yè)精益管理的總體要求，是精益管理的重要組成部分，筆者結合自己從事檔案工作的實際感受，對當前檔案信息資源的開發(fā)與利用有幾點認識。

一、要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務意識

檔案是人類歷史與知識的重要積累，是國家基礎性信息資源的重要組成部分。檔案信息資源的開發(fā)利用具有明顯的服務型特征，在此基礎上，檔案工作人員要牢記服務理念，通過多渠道宣傳檔案管理工作，多舉措創(chuàng)造條件，充分體現(xiàn)檔案信息資源的潛在價值。同時，在檔案開發(fā)利用過程中將面臨許多的新問題、新情況，要以工作方式和服務模式的創(chuàng)新推進職能轉變、觀念轉變、運行機制轉變和管理服務方式的轉變，充分提高檔案資源的利用率。

二、要增強對檔案信息化開發(fā)利用重要性的認識

檔案是人類歷史與知識的重要積累，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔存信息資源的數(shù)字化進程，是新形勢下檔案工作者肩負的時代重任與神圣職責。作為企業(yè)，抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略契機。要真正把檔案資源信息化建設作為公共財富加以開發(fā)利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費投入，大力推動檔案資源信息化建設。檔案管理模式必須向網(wǎng)絡化、計算機化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數(shù)字檔案進行集中統(tǒng)一管理。

三、要加快檔案管理信息化建設

檔案存在的根本意義在于供人查閱，以獲取想要的信息，檔案存儲數(shù)量將直接決定檔案利用價值的高低。檔案管理虛擬化可以通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源，這就在技術層面為無限擴充檔案數(shù)量提供了可能。因此，隨著人們對信息檢索需求的不斷提高，檔案資料的信息數(shù)字化是先決條件。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子設備將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有進行有效的技術處理，使原始面貌得以還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。

四、要建設綜合型的檔案管理隊伍

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都將實現(xiàn)電子化，檔案管理人員的工作從繁重的手工勞動中解脫了出來，但工作量和工作性質(zhì)也發(fā)生了根本性轉變，這就要求創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍， 通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，此外，要對當前檔案人員的培訓進行變革，要以信息化檔案工作實際為核心，從時代和行業(yè)的發(fā)展角度出發(fā)，以豐富的課程、科學的格局、專業(yè)性的教學來提升信息化檔案工作人員的能力與素質(zhì)。同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求。

五、要建立規(guī)范的檔案管理機制

檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，要按照實事求是的原則，從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度，檔案管理部門應該根據(jù)《檔案信息化管理辦法》的要求，制定適應企業(yè)檔案信息化建設的管理制度。一是健全和完善檔案管理信息化業(yè)務流程和技術規(guī)范，逐一細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，著重關注電子文件和電子檔案的安全保障，確保電子檔案的安全性與完整性。三要統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。

檔案信息資源開發(fā)與利用是一項長期、全面、具體的工作，同時也是一個非常艱巨而復雜的過程，需要對信息化檔案的開發(fā)與利用有高度的思想重視和艱辛的心理準備，需要企業(yè)在發(fā)展的過程中充分建立檔案信息制度，需要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務意識，形成良好有效的檔案管理，需要建設綜合型的檔案管理隊伍，需要在工作中應做到查缺補漏，開拓創(chuàng)新，打破舊有思維的束縛，對檔案管理工作的具體措施狠抓落實，只有這樣才能使檔案信息化工作得到更好的發(fā)展。