水利檔案服務工作的思考

邱詩茵

摘 要：水利檔案服務正向以信息化管理為背景，以網絡信息技術為基礎的現代化檔案信息資源服務邁進。水利檔案管理部門要有檔案信息服務的創新意識，夯實檔案基本業務建設，創建現代化化檔案信息服務手段，實現水利檔案信息資源統一管理，開展檔案信息的在線服務，通過檔案網站的優勢，進行檔案信息服務。水利檔案部門要對檔案信息服務觀進行創新，著重建設檔案人才機制，提高檔案信息服務水平。

關鍵詞：水利檔案 檔案服務 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（b）-0255-02

傳統手工管理環境下的檔案服務方式，已完全不能適應數字化檔案管理的需求，檔案服務已進入以信息化管理為背景，以網絡信息技術為基礎的現代化檔案信息資源服務階段。當前，水利檔案部門的重要任務之一就是，怎樣才能更好地滿足社會信息化進程的要求，并進一步對檔案信息服務方式進行改革，使其更好地服務于水利的基本建設、精神文明建設、經濟建設，并滿足對水利檔案信息日益增長的需要。

1 水利檔案服務職能創新的必要性

現代信息技術加快了檔案管理數字化、電子化、網絡化進程，水利檔案服務工作要創新檔案服務理念以適應檔案管理現代化的需求。一是水利檔案管理部門要有檔案信息服務的創新意識。在傳統的檔案管理過程中，在向各部門提供咨詢以及信息服務方面，檔案部門的做得不是很好。隨著我國水利建設的快速發展，在信息和技術交流等活動中，水利建設的技術市場流入了各種有價值的檔案信息，并受到使用者的親睞。水利部門應樹立服務創新意識，使自己的技術優勢、人才優勢得到發揮，對所擁有的知識產權檔案信息資源進行充分利用，并對服務方式不斷進行創新。二是檔案工作服務職能創新是社會信息化建設的必然要求。文字類信息是傳統檔案館唯一能提供的，在大數據時代，利用者可以獲得各種各樣的檔案信息，其中包括聲音、圖形、文字、圖像和數字視頻等，這時檔案信息也為利用者提供了更多的方便，檔案信息的傳播速度也得到了提升。電子文件歸檔、接收和檔案信息庫建設必將對檔案服務產生深刻的影響，原有的檔案工作服務方式、服務內容已不能滿足信息化條件下對檔案服務方方面面的需求，為此，水利檔案管理部門必須加快檔案服務職能的創新。

2 夯實檔案基本業務建設，創建檔案信息服務手段

2.1 夯實檔案基本業務建設

檔案服務工作是對前期檔案管理基礎性工作的評價與總結，檔案館（室）藏的豐富、檔案資料收集與整理、開發檔案信息等流程中的每一個工作環節質量的高低都直接影響到檔案利用服務工作質量的高低，為此，必須做好以下方面的檔案基本業務建設。

（1）優化檔案館（室）藏結構。現階段，“三多三少”現象是館（室）藏檔案中普遍存在的，即總結報告、會議記錄多，政治性材料和政策性文件多，一般性政務工作的材料多；很少有反映水利經濟工作、生產技術活動的檔案材料，少專業檔案、科技檔案材料，很少有單位的業務類活動檔案材料。這些都使檔案信息資源的開發和利用受到了嚴重影響。因相對單一的館（室）藏檔案內容結構，使得提供給科技、水利經濟等領域的信息就相應地減少了。所以，提高和強化檔案信息資源建設的一個重要環節就是，原有檔案意識和觀念的轉變，以及大信息、大服務、大檔案意識的樹立和優化館（室）藏檔案。

（2）對檔案業務管理的基礎工作進行強化。水利檔案部門要與時俱進，對本單位檔案基礎業務工作現狀進行分析，整頓薄弱環節，認真做好檔案業務管理基礎工作。在檔案的收集、整理、利用等服務環節中，要完善檔案管理辦法，建立標準體系，使水利檔案的管理、歸檔和利用達到標準化和規范化要求。水利檔案部門要加強計算機技術、電子數字和網絡技術條件下檔案管理、指導、與監督工作，保證各種載體的水利檔案完整、準確與安全。例如，在收集檔案時，建檔工作要延伸至水利經濟建設一線，收集并及時歸檔各種形式和各種載體的所有有保存價值的水利檔案文件資料。對電子文件管理執行前端控制手段，在生成電子文件前采取控制措施，使電子檔案完整性和真實性受到破壞的風險得到降低，以確保電子檔案歸檔的質量。

（3）對水利檔案信息進行更深層次的開發，使服務領域更加寬廣。檔案部門不僅要提供傳統的實體檔案利用，還包括提煉加工檔案信息過程中的檔案信息服務，要深層次開發檔案原件，以更高層次地服務利用者。隨著水利科技改造和科技活動的增多，記載產品和設備的科技檔案需求越來越大，水利檔案部門要充分利用所保管的專項水利科技檔案信息資源，并分析研究，以更加科學、合理、系統地對信息資源進行開發利用。如對零散無序、形式各異、內容交叉滲透的檔案信息進行深度加工，以形成新的、有價值的信息產品提供給用戶，從而實現信息增值，提高效用。

2.2 創建現代化檔案信息服務手段

（1）實現水利檔案信息資源統一管理。隨著水利單位內部局域網的建立，檔案部門將充分利用計算機技術、網絡技術對水利檔案的生產、經營、管理和基本建設項目等信息實行前端控制和全程管理，通過將文檔管理電子化所取得的電子文件收集、著錄與分類和管理人才培養等經驗，運用于水利檔案信息化建設，建立一個統一標準，最終實現在統一平臺上信息資源互聯互通，保證信息上傳下達，實現水利單位各部門的快速響應，能夠為水利建設經營管理者提供更具體、更科學、更有時效的決策支持，全面實現水利單位檔案信息資源統一管理，為創建現代化化檔案信息服務手段奠定基礎。

（2）開展檔案信息在線服務。加大力度建設檔案信息資源數據庫，特別是電子文件全文數據庫，實現電子文件的在線利用服務。通過檔案信息化平臺，水利檔案部門要實現檔案信息數據庫化、資源數字化，以及檔案信息服務利用網絡化。例如檔案部門可以提供數據庫查詢，在水利檔案信息平臺上通過匯編相應的專題、電子借閱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）在線交流，方便利用者獲取檔案信息。

（3）借助檔案網站優勢，提供檔案信息服務。隨著近幾年來檔案在水利建設、經濟活動、員工生活、工作與學習過程中所起的作用越來越明顯，對檔案利用的關注度逐年增加，檔案信息利用與服務工作也不斷推出新的方式用于不斷發展的檔案信息利用需求。檔案網站服務就是其中發展比較迅速的一種。不少水利單位檔案館（室）當前為單位以及社會提供檔案利用服務的重要途徑，就是利用開展網上服務。檔案網站其主要功能是進行檔案政務處理、檔案宣傳和檔案信息查詢，為擴大檔案工作宣傳和實現檔案信息資源共享提供了新的途徑，水利檔案能夠借助這種全新的信息交流和資源共享的工具得到前所未有的發展。

3 創新水利檔案信息服務觀

提升水利檔案的服務水平，最關鍵的是水利檔案部門要創新工作機制，堅持為水利建設各項工作服務的方向，增強工作的創新性和主動性，樹立人性化的服務觀、開放化的服務觀和立體化的服務觀。

（1）人性化的服務觀。整個檔案服務過程都要始終堅持“以人為本”，因為人文始終是檔案的本質。而“利用者第一”是其核心價值觀，滿足利用者的需要則是其最終目標，最大的可能為利用者服務是其實現的途徑。人性化的服務應表現為：一是以滿足利用者一切需要為前提，方方面面都要為利用者著想，只要是合理的，盡管利用者的一些要求超出了規范，也要盡可能實現。“服務不是僵化的條文，也不是冷漠的循章辦事，而是面對活生生的利用者，投入相當的情感和思考，對各種規范之外的需要，要給予富于人情味的關注和作出富于創造性的應對”，由此可見濃郁的人性化特色。二是對每個利用者要尊重，平等對待，不能因身份、地位等方面而厚此薄彼或區別對待，特別是對基層人員以及外單位人員，不能看不起人或輕視，相反的，還要更加尊重和重視，服務得更加周到和細致。

（2）服務觀的開放化。通過信息技術從封閉的館（室）藏到面向水利單位內部開放的檔案，開放自然也就成為現代檔案室的重要特征。開放化的服務內涵豐富，則就需要檔案在服務對象、服務空間、服務時間、管理等方面呈現出開放局面。以開放服務作為經營理念，則服務效益顯而易見。

（3）立體化的服務觀。水利檔案管理部門，從館長到檔案管理員都是利用者服務的提供者，“只有利用者才是檔案真正的主人，管理人員是利用者永遠的仆人。”利用者提出需求的時候，要直接或有責任服務，或者進行指導，但不能推脫。就流程而言，每一個環節都是在為利用者服務。從效果來看，檔案管理部門的每道工序、每個人，都對檔案服務的質量以及效益有直接的影響。

4 注重檔案信息服務人才機制的建設

信息化大發展的背景下，就開發信息資源的角度來說，檔案人員不單純的是保管員了，而是擁有和提供檔案信息財富的人；檔案館（室）也不再是簡單的收藏機構了，而是聚集、交流、利用檔案信息的中心。在不斷深入發展檔案工作的過程中，培養一大批具有現代科學技術知識的復合型檔案管理人才，以適應迅猛發展的新技術對檔案工作的需要，使檔案事業得到持續的發展。同時，還能使檔案工作的生機和活力得到更好的激發，從而為水利的精神文明、生產建設和各項經濟活動做出貢獻。通過水利檔案服務人才機制建設，全面提高信息意識、職業素質、業務素質。

（1）堅定的職業道德和職業信仰是職業素質對檔案人員的要求。檔案人員政治立場要明確，對黨的基本路線、方針、政策要堅定不移地貫徹執行，認真做好自己的本質工作，要有職業操守，保持檔案的真實性和安全性，本著對社會、對歷史負責人的態度。

（2）檔案人員履行職責的技術實踐能力和知識水平就是業務素質。相應較高的專業知識是檔案人員需具備的，不僅要對檔案學理論知識進行學習和掌握，還要對和檔案工作有關的理論與科學技術、文化有所了解。比如心理學、文史知識、統計學、傳播學、情報學、社會學等，尤其是從事編研和信息開發工作的人員必須是“通才”或“博才”。檔案人員不但要對傳統檔案工作理論繼續掌握，還要對檔案工作發展過程中出現的新情況進行研究和探索，并具備通過先進技術解決各種的能力。

（3）信息觀念是信息意識對檔案人員的要求。在社會已全面步入信息時代的當下，信息資源的組成部分就包括檔案。對此，需要增強檔案人員對信息的認識程度，并使其信息處理的能力得到提高。檔案人員在開展檔案服務工作時要積極采用現代化技術，不斷學習計算機技術、多媒體技術、網絡技術以及影視制作技術等，以便更好地適應時代發展的需要，進一步使其開發檔案信息資源的意識得到提高，以滿足水利單位各個方面對檔案信息的需求。水利檔案服務工作不能只停留在過去手工服務和被動服務，不能將檔案信息服務局限在檔案閱覽與文件資料復制上，而是要借助現代信息和網絡技術對水利檔案進行信息加工，能夠迅速、準確地為水利建設各項工作提供信息資源服務，進而推進水利檔案信息服務大發展。

5 結語

檔案工作永恒的主題是服務，在檔案工作中服務也是占據首要位置的。水利檔案服務能力的提升涉及到檔案實踐工作的許多方面，針對水利檔案服務工作進行系統的理論研究，有利于加快檔案信息資源服務效能建設，在推動水利檔案工作的發展等方面有著相當重要的意義。

水利檔案服務工作就是檔案界通常所指的“利用工作”，檔案服務思想來源于檔案利用工作的實踐，通過檔案服務最大限度地滿足水利系統和社會對檔案信息的需求，最大限度地實現檔案信息資源的本身價值。檔案服務理念存在局限，檔案服務手段落后，檔案信息資源儲備不足，檔案基本業務建設滯后和檔案專業人才缺乏，均影響水利檔案服務能力的全面提升。水利檔案服務工作不能只停留在過去的收集、整理、保管等工作之上，也不能局限于檔案的閱覽與復制上，而是要借助現代信息和網絡技術對水利單位館（室）藏檔案進行深加工，并能迅速、準確地為社會各方面提供信息資源，進而推動水利系統和社會各項事業的迅速發展。

參考文獻

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