政府招標環境下高校圖書館與圖書供應商實現共贏策略

吳海芳

摘 要：圖書采購政府招標存在低價中標，書商資質無法一一核實，以及評審專家不“專”等問題，高校圖書館可以通過制定科學的評價標準，對不同的書商采取不同的采購策略，以及加強書商的履約監督和嚴控圖書驗收關等方式促進圖書館與書商實現共贏。

關鍵詞：圖書采購 政府招標 共贏

中圖分類號：G253 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（b）-0207-02

圖書采購是圖書館文獻資源建設的不可缺少的部分，國家行政事業單位財政資金撥款是高校圖書館的文獻經費的主要來源，隨著《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》的通過和施行，高校圖書館的圖書采購納入了政府采購的范疇，從2006高校圖書館的圖書采購陸續實行了采購政府招標制，到目前為止政府招標的圖書采購方式成為了高校圖書采購的最主要途徑。從理論上講政府招標可以通過簡單的公式定量地體現出招標方對投標方及所需商品的需求以及投標方的綜合實力，最終選擇讓利好、資信好、服務水平高的圖書供應商，從而保證圖書采購的效率和質量，是高校圖書招標中科學而合理的方法。[1-2]由于圖書不同于一般貨物，有一定的特殊性，使得綜合評分法在圖書招標當中具有一定的局限性。

1 圖書采購政府招標的弊端及原因分析

1.1 硬性的價格指標，成為最低價中標的保護傘

為了在一定程度上防止腐敗和商業賄賂的發生，基本杜絕“高價中標”現象，《財政部關于加強政府采購貨物和服務項目價格評審管理的通知》（財庫[2007]2號）》中規定：“綜合評分法中的價格分統一采用低價優先法計算，即滿足招標文件要求且投標價格最低的投標報價為評標基準價，其價格為滿分。其他投標人的價格分統一按照下列公式計算：投標報價得分=（評標基準價/投標報價）×價格權值×100?！薄柏浳镯椖康膬r格分值占總分值的比重（權重）不得低于30%，不得高于60%?！盵1]這使得圖書的折扣在整個評標過程中成為一個硬性的量化指標，就給一些信譽和實力較差的書商有了可乘之機，他們通過低折扣來提高自己的綜合評分，從而獲得供應商的資格。在圖書毛利水平相對透明的今天，過低的讓利水平圖書質量和到書率是難以保證的。那些進貨渠道正規，服務好的書商，由于其經營成本相對較高，被排擠在中標商之外，導致了“劣勝優汰”的局面。

1.2 投標商的全部材料無法進行一一核實

在招標文件當中會對書商的資質進行一定要求，比如注冊資金，現采場地這類的硬性指標，這是一個投標的準入標準，沒有達到相應要求的書商則沒有參加投標的資格，但是達到準入標準的書商所提供的所有支撐材料是否都真實可靠，招標方及負責招標和公司無法去一一核實，因為在投標文件當中的造假現象并不少見。更有一些小的圖書供應商通過交一定額度的管理費用掛靠一些較大的供應商，利用大供應商的資質來進行投標，這樣的書商中標以后，圖書的質量就難以保障，近年來政府對中小企業采取的保護政策，對于屬于小型企業的供有評標過程中應采取了加分政策，使得小型企業在招標中更占優勢。

1.3 抽取的評標委員會成員專指度不夠

目前評標委員會通常從專家庫中隨機抽取，專家庫有規范的申請、篩選、入選、建庫、抽取、邀請、確定的過程，而且一直在不斷的改進與完善之中，為提高保密性，廣州市政府采購中心2007年5月起抽取專家直至評標前半小時才進行，但依然存在著一些問題。[3]抽取的專家可能來自于與圖書相關的如印刷、造紙、出版、藝術設計等行業，雖然行業相關，但畢竟“隔行如山”，非圖書館的專家對供應商幾乎不了解，在評標過程中只能“紙上談兵”，按投標文件上所承諾的各種條款來評標，至于承諾能否對現則無法考證。這就使得那些敢于夸大、虛假承諾的供應商有可乘之機。

2 圖書館與書商在政府招標環境下實現共贏的對策

2.1 制定科學可行的評標標準

近幾年的圖書采購政府招標實踐證明，制定科學、合理的評標標準，可以提高選擇資質良好的供應商的機率。經營面積要達到一定標準，有直接業務聯有直接業務聯系的國家級出版社數量（必須包括招標方指定的出版社）500以上，并出示相關供貨合同書或授權書。尤其是“招標方指定出版社”這一項，可以嚴格控制選書目錄，從源頭上控制采購質量；[4]近兩年的盈利情況也可作為資質的一個評判指標，盈利情況良好可以從側面反映供應商的經營及經濟實力。除了以上的幾點，還應考慮書商企業中的人才構成、過往業績、客戶群構成、同行口碑等等因素，讓綜合實力雄厚、信譽良好、服務周到、價格優惠的書商能在招標中脫穎而出。

2.2 建立中標書商的信息檔案

圖書館與書商是合作的關系，雙方處于平等的地位，為了更好的合作首先要對書商的情況進行了解，建立中標書商，特別是新中標書商基本信息檔案，是熟悉與了解中標書商各項信息的有效途徑，檔案應包括公司名稱、地址、規模、經營資質、經營方向、服務特色、管理水平、人員配備、聯系人及聯系方式、優惠率等基本信息，并隨時對變更信息進行更新，保證書商信息的準確性及利用的有效性。

2.3 根據書商的規模、供貨能力采取不同的采訪策略

圖書采購實行政府招標，中標書商具有不確定性。每年中標的書商可能有初次合作者，也可能有合作多年的伙伴，書商自身的實力也參差不齊，面對這樣的局面，圖書館應在全面了解與實踐模索的基礎上，客觀評價各書商的服務態度、服務能力、服務質量，信譽度，以此作為整采訪策略的依據。對于過去合作過的書商盡可能根據以往的采購經驗，揚長避短促地書商提供更優質的服務。

對于新書商，由于圖書館對其資質、誠信度、服務能力、服務水平尚未充分了解，雙方的合作都要經歷一個磨合期，采購時圖書館要嚴格按照合同的要求進行。為了考查新書商的實力，可以先小批量下訂單，對到館圖書進行到書率、到書周期以及圖書加工和編目數據的進行檢查，并據此及時與書商溝通，讓書商對不足的進方及時改進，根據其改進的情況，確定對其投放訂單的額度。對不能履約的書商，應該盡早終止合作關系[5]。

2.4 加強對中標書商履約監督

加強書商履約監督是加強書商管理的核心。具有法律效力的采購合同明確了圖書館和中標書商雙方的權利與義務，但這并不代表書商就一定履行合同約定或者有能力履行合同。如果書商失約合同，對圖書館就會造成損失，主要表現在重點藏書無法入藏，到書周期長，圖書質量次，從而影響到館藏質量乃至讀者的滿意度。為了確保圖書采購正常高效地進行，圖書館要根據合同約定內容加強對書商的監督，對違約現象要及時采取相應措施，對惡意違約或者到書率很低、到書速度慢、服務差的書商要進行相應的處罰，如減少訂單或終止合同，并將其列入下一年投標的黑名單，在資質預審時作為不良記錄一票否決[6]。

2.4.1 嚴控選書目錄

在圖書的選購上圖書館決定用什么書目訂購而不是由供應商自行提供，可以選三目或讓其提供圖書館限定的核心或重要出版社可供書的紙本目錄，經采訪人員初選后再返回讓供應商做成標準的采訪數據進行訂購，供應商只能根據訂單配書。這樣的書目控制，圖書館從根本上掌握了采購的主動權[2]。

2.4.2 嚴格監控到書率、到書周期

到書率和到書周期是書商完成采購情況的具體體現，現代化的圖書館管理系統給圖書采購統計帶來很大的便利，借此可以方便地統計不同階段的到書率和到書周期。如果到書率在約定的時間內未達到要求，圖書館應主動采取措施，敦促書商加快采購速度，縮短到書周期，提高到書率。如果確定某書商確實無能力按時采購，圖書館應果斷撤銷原訂單，停止向其發新訂單，并將訂單轉向有實力的書商，爭取訂購的機會和時間，防止由于錯過訂購時間而造成整個藏書體系高質量專業圖書缺失的現象。

2.4.3 嚴控圖書到館驗收關

有些信譽低的供應商除了用一些低折扣的特價書甚至用盜版書充當正價圖書以外，還會在館圖書當中加塞沒有訂購的圖書，為了杜絕此類現象的發生，圖書館應對到館圖書的清單與訂購單進行查重，再對到館圖書進行驗收，對于在查重過程中不能重合的圖書，在驗收時一律予剔除。對于一些書商由于內部管理問題或其它原因而出現漏配、誤配或圖書加工不符合要求的現象，圖書館應主動將問題反饋給書商，并和書商共同探討問題出現的原因，提出改進意見，幫助服務能力欠缺的書商提高服務質量。對于有惡意加塞情況的書商進行警告，情節嚴重的要交減少訂貨數量，甚至是終止合同。

2.4.4 要求書商到館加工

現在的圖書招標的價格包含了加工及加工材料的費用，一些低價中標的供應商除了在圖書上作文章，還在加工材料上偷工減料，例如用鐵質的磁條充當鈷質的磁條，價格上相差一半；有些會出現錄入數據質量較差；加工未按要求進行等情況，圖書到館加工可以隨時監控圖書加工的質量以及加工材料的質量，對于不合格的要求立即進行修正。

2.5 加強與書商的信息溝通

圖書館與書商是平等合作的關系，為了實現圖書采購的共贏，雙方應該及時溝通。在日常合作中，圖書采訪人員要主動將本館館藏特色、服務要求與書商進溝通，同時將采購中出現的一些問題及時反饋給書商，以幫助書商不斷提高服務水平。相應的書商也應經常主動征詢圖書館的意見與建議。服務過程中出現問題，雙方應本著解決問題的態度，協商共議，提出解決辦法，而不是相互推諉和指責。

3 結語

在圖書采購政府招標環境下，高校圖書館雖然不能決定由哪家書商中標，但可以通過對圖書采購中各環節嚴密監控來保證圖書的質量，從而降低采購成本與風險；通過與中標書商的良好溝通以及對其多角度、多措施的管理，建立起良好合作關系最終實現圖書館與中標書商的共贏。

參考文獻

[1] 柳菁，鄧谷泉.綜合評分法在高校圖書館圖書招標中存在的問題與對策[J].長沙大學學報，2011，25（3）：47-48.

[2] 莫霄，陳燕霞，孫逸玲，等.高校圖書館如何在圖書采購政府招標中維護合法利益[J].圖書館工作與研究，2008（1）：42-44.

[3] 毛凌文.圖書館藏書實行政府采購及其招標難點分析[J].圖書館論壇，2008，28（1）：80-82.

[4] 范翠玲，鄭云武.高校圖書館中文圖書采購政府招標“低價中標”現象探析[J].圖書館論壇，2010，30（4）：99-101.

[5] 陸彩玲.高校圖書館如何在中標書商管理中實現雙贏[J].廣西大學學報，2009，31（4）：142-144.

[6] 中國采購與招標網http：//www.chinabidding.com.cn.