高校檔案管理信息化建設的思考

杜娟

摘要：如今，網絡信息化技術被廣泛應用于社會生活的各個領域，在高校檔案管理信息化建設上也是不例外的。高校檔案能夠真實地記錄學校的歷史，展現出學校的未來，是高校管理的重要組成部分。這就要求高校在進行檔案管理的時候充分發揮信息化的作用，提高自身的檔案管理意識，為高校檔案管理信息化建設提供良好的基礎，促進其發展和完善。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設

隨著計算機技術的不斷發展，高校檔案管理也隨之發生了很大的變化，傳統的高校檔案管理模式已經不適應當前管理的需要。高校檔案管理信息化主要是指在檔案管理中要充分發揮計算機網絡和數據庫信息技術的作用，實現檔案資源的數字化管理，進而取代傳統的對檔案的紙質化管理，將紙質檔案通過計算機技術手段轉換成圖像、文本等，以利于檔案信息的管理保存，促進檔案資源的共享，為人們提供便捷的服務。

一、高校檔案管理信息化的意義

第一，有利于高校加快實現“數字化校園”建設。高校檔案管理是高校管理工作中的一個重要組成部分，它能夠真實地反映學校各個階段的歷史，對高校的教學、科研等的管理有著非常重要的作用，同時也是高校進行考核、教學評估、衡量各個階段教學質量的重要依據。高校檔案管理信息化是適應時代發展要求的重要舉措。

第二，有利于安全地保護已有的檔案資料。高校檔案管理信息化是將已有的檔案資料錄入到電腦系統中，實行統一的數字化管理。這樣不僅使得檔案管理減輕了對紙質檔案的依賴，而且有利于對檔案資料的永久保留。

第三，有利于提高檔案管理工作的效率。高校檔案管理信息化建設，能夠有效地保管好現有的紙質檔案資料，還能夠滿足讀者的最大需求，在存儲、查詢或借閱時，只要在電腦上輸入相關的信息，即可找到自己需要的材料，既方便又高效，能夠有效提高檔案管理的效率。

二、高校檔案管理信息化建設的現狀

雖然隨著經濟的不斷發展，高校檔案管理信息化建設已經取得了很大的進步，但是在當前高校檔案管理信息化建設的過程中仍然存在著很多的不足。受傳統管理觀念的影響，很多高校并不重視檔案的管理，大多數的檔案管理工作起步都比較晚，而資金投入的不足也導致檔案管理的設備和技術比較落后，信息化建設的程度還比較低。另外，高校檔案管理的工作人員素質比較低，現代技術水平偏低，高校又缺乏對于檔案管理人員繼續教育的措施，造成了當前高校檔案管理信息化建設質量和效率都沒有達到相應的要求。

三、高校檔案管理信息化建設的主要內容

（1）加強高校檔案管理的基礎設施建設。檔案管理的信息化建設的提出主要是基于計算機技術的不斷發展而提出來的，所以說在檔案管理信息化建設中，它的基礎設施就是實現數字化管理所需要的設備。如果沒有這些基礎設備，那么檔案管理信息化建設就是一句空話。因此，只有增加對檔案管理的基礎設施的投入，才能夠從根本上滿足高校檔案管理信息化建設的需求。

（2）加強培訓力度，努力提高工作人員的綜合素質。工作人員的專業素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，應當加強工作人員的業務素質和職業道德水平，并不斷引進各類專業人才，保證檔案管理工作的順利進行。

（3）全面完善檔案資源，建立應用系統。檔案資源的信息化建設直接關系到檔案管理信息化的水平，所以要全面地收集各類檔案資源，并做好相應的歸檔工作，以便于日后的查找和管理。應用系統的建立有利于檔案管理信息化技術的完善，應當充分依靠有關的科研技術，開發先進的、安全可靠的檔案管理軟件，保證檔案管理信息化建設的速度和效率。

總之，高校檔案管理信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為教學、科研、管理服務，為高校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發展的目標。

參考文獻：

[1]劉凝芳.淺談高校檔案信息安全的有效管理機制[J].科技創業月刊，2011（03）.

[2]高力.高校檔案管理信息化建設的思考[J].中外企業家，2011（10）.