人事檔案管理工作探析

劉洪波

摘 要：人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和品德才能表現(xiàn)等情況的檔案，伴隨人事檔案載體種類的多樣化，形式多樣的文字、聲音、照片、圖像等都是檔案。人事檔案是國家檔案重要的組成部分，是全面考察人才和選舉人才的重要依據(jù)，也是對流動人員管理的憑據(jù)，還是進行史料研究的珍貴依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作

由于社會的不斷進步和發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理制度在許多方面都顯現(xiàn)出問題，對我國現(xiàn)代人事檔案管理有一定的影響，不僅降低了我們工作的效率，也對企事業(yè)單位的進一步發(fā)展存在阻礙。針對這一現(xiàn)象，筆者對現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題，提出了一些調(diào)整對策。

一、現(xiàn)代人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理，是各級組織考察、了解和使用人員的重要憑據(jù)，是黨政機關(guān)和企事業(yè)單位選拔人才的重要信息來源，帶有真實性、現(xiàn)實性、機密性和動態(tài)性等特點。在社會主義和市場經(jīng)濟的雙重條件下，它是聯(lián)系人才與市場的重要橋梁和紐帶。就現(xiàn)今人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量來說并不高，也不能適應(yīng)時代的要求。因此，我們應(yīng)該強化各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視，提高人事檔案專員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，健全各種規(guī)章制度，提高人事檔案材料的質(zhì)量。

（二）人事檔案的演化我國人事檔案工作在不斷進步和演化中成長，人事檔案管理隊伍也在漸漸壯大，無論在政治思想的覺悟上，還是在管理檔案的豐富經(jīng)驗上，他們都具備極強的責任心和管理能力，在以后的發(fā)展中，人事檔案管理人員將是各企業(yè)最需要栽培的對象，也是必不可少的重要組成部分。

（三）人事檔案的意義要穩(wěn)抓人事檔案管理的難點問題，嚴格預(yù)防和整理“無頭檔案”，建立適應(yīng)時代要求的人事檔案管理體制。比如，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建立現(xiàn)代人事檔案管理的分類管理體系；建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理，完善“重新建檔”管理，建立社會化開放式管理模式，讓人事檔案向檔案本人有條件地開放，加快人事檔案工作信息化管理進程，讓人事檔案可以更有效地發(fā)揮其作用。

二、現(xiàn)代人事檔案在管理上存在的問題

（一）人們對人事檔案的重視不夠人事檔案工作向來不易引人注目，也不會有特別明顯的突出成績，有些人對其還有誤解，覺得就是一個保管性的工作，整天就是寫寫抄抄，并不是企業(yè)的主要工作，容易對其產(chǎn)生忽視和遺忘。長此以往，領(lǐng)導(dǎo)就會認為檔案工作是檔案部門的事，人事檔案工作只是保管的事務(wù)性工作，而不是企業(yè)的主要工作，只要不消失、不泄密，可以對外調(diào)有一定的應(yīng)付功能、便于查檔就沒有問題了。

（二）人事檔案管理制度上的不完善人事檔案管理模式過于呆板，對員工的崗位培訓不到位，很多人員上崗后不知道自己的工作內(nèi)容是哪些，也沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，他們對檔案的許多業(yè)務(wù)都不是很清楚，對檔案的收集和整理也沒有相關(guān)的意識，從而導(dǎo)致檔案管理水平受到嚴重影響。

（三）檔案管理員專業(yè)性不強人事檔案管理是一項較為繁瑣且連續(xù)性很強的工作，如果管理人員自身不具備過硬的專業(yè)技能，那么就難以保證檔案管理的質(zhì)量，對檔案管理水平的提高也會造成一定的影響。現(xiàn)在許多單位只配備一到兩名檔案管理人員，而且負責企業(yè)文書、基建、會計、科研、人事等多方面的檔案管理工作，每天都要做大量的日常維護工作，還要負責檔案資料的各種管理工作，比如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，這就給檔案人員造成過大的工作負荷。多數(shù)檔案人員由于身兼數(shù)職，對人事檔案管理工作就無法投入過多的精力，從而給檔案管理工作造成很大的影響。

三、解決現(xiàn)代人事檔案問題的對策

（一）提高人們對人事檔案管理的認識和理解，鼓動大家積極參與在不斷完善人事檔案管理制度的同時，還要積極宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，鼓動全體成員一起參加人事檔案管理工作。

（二）建立健全人事檔案管理制度，規(guī)范其管理設(shè)施對人事檔案管理制度要進行集中統(tǒng)一的管理，用一定的工作方法、考核標準和程序?qū)θ耸聶n案管理進行規(guī)范，以求管理質(zhì)量的提高。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理團隊，提高管理水平要想擁有高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理團隊，就要對人事檔案管理人員進行綜合素質(zhì)的全面提升，這就需要有針對性地進行與人事檔案管理相關(guān)的培訓，不斷學習和掌握相關(guān)科學知識和技術(shù)，提高人事檔案人員自身的專業(yè)水平，引導(dǎo)其使用科學的方式和手段，對人事檔案進行合理的分類和管理，進而完善人事檔案管理制度，提高工作效率。

（四）提高人事檔案的科學化和信息化人事檔案自身就是一個很大的企業(yè)人才信息庫，它的信息資源豐富、信息較為復(fù)雜、形式也變化莫測，利用先進的科學技術(shù)可提高信息的連續(xù)性和可查閱性，還可以延長檔案的使用時間，并及時對檔案信息進行更新，提高時效性及利用率。

（五）人事檔案的整理針對收集到的人事檔案材料，按規(guī)定進行分類和整理，還要將其分為幾類，比如在職職工檔案、辭職人員檔案、離退休人員檔案以及死亡人員檔案等，分別進行整理、編號、分類、入柜。人事檔案還要建立登記和統(tǒng)計等制度，設(shè)立各類檔案的名冊。每隔半年時間進行檢查并核實一次檔案情況，檔號和檔案名冊編號要統(tǒng)一化，如果發(fā)現(xiàn)有問題要及時處理。整理和裝訂人事檔案的材料時，如果遇到需要處理的材料，一定要填寫《處理人事檔案材料清單》，并且要報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查及批準，然后由專人負責銷毀。此外，還要嚴格執(zhí)行和遵守保密制度，確保檔案的絕對安全與準確。人事檔案不僅對檔案所有人非常重要，對企業(yè)而言也是十分重要的。隨著社會的不斷發(fā)展，對檔案管理原有的認識，無論在形式上還是在方法上，都與現(xiàn)代的發(fā)展不相符。因此，我們要對現(xiàn)代人事檔案管理制度有一個新的理解和認識，要加強宣傳和重視，提倡管理者和全體人員共同來維護和參與，還要不斷加強對制度的完善，使其更加科學化和信息化，更加利于企業(yè)和與員工的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理面臨問題與對策的研究不僅有利于當前人事檔案管理中存在問題的解決，同時，更有利于人事檔案管理領(lǐng)域的不斷發(fā)展和進步。所以，我國相關(guān)部門要加強對人事檔案管理的重視，不但要在制度上、管理設(shè)備上等進行完善與增加，同時還要培養(yǎng)出更多人事檔案管理方面的專業(yè)人才，從而從根本上促進人事檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展和進步

參看文獻：

[1]鄭立芳.人事檔案管理面臨的問題與對策分析[J]黑龍江史志，2015，07：83.

[2]林紅.新形勢下高職院校人事檔案管理發(fā)展探究[J].人力資源管理，2015，10：230-231.

[3]馬曉珊.人事檔案管理研究的現(xiàn)狀及趨勢[J].知識窗，2015，07：23.