淺析檔案管理的社會(huì)化問題

盛文清

摘 要：檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有至關(guān)重要的作用，并且檔案管理工作也屬于企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資產(chǎn)管理工作的主要構(gòu)成部分之一，對(duì)企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展具有十分重要的作用。本文就針對(duì)檔案管理的社會(huì)化問題進(jìn)行簡單分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會(huì)化；形式

目前，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅節(jié)約了企業(yè)的運(yùn)營成本，也提升了企業(yè)的整體工作效率，使其在激烈的市場競爭中博得一席之地。一些企業(yè)為提升檔案管理質(zhì)量，將檔案管理工作委托給社會(huì)管理機(jī)構(gòu)處理，逐漸形成了檔案管理社會(huì)化趨勢(shì)。

1 檔案管理的社會(huì)化的可行性分析

1.1 提升技術(shù)性

從當(dāng)前時(shí)代發(fā)展情況來看，社會(huì)化的本質(zhì)即為信息化，且信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)角落中都有所體現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)化提供了技術(shù)保障。企業(yè)可先將檔案管理任務(wù)交付給社會(huì)機(jī)構(gòu)，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)交流及傳播，滿足企業(yè)對(duì)檔案管理的各方面需求。將檔案管理交托給專業(yè)社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，可提升管理效率與管理質(zhì)量，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，使其更符合社會(huì)發(fā)展需求。這種托付式檔案管理可以讓企業(yè)在使用最少資金的情況下，掌握最先進(jìn)的檔案管理內(nèi)容及檔案動(dòng)態(tài)，提升企業(yè)整體運(yùn)行效率及經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 企業(yè)外包的發(fā)展

內(nèi)部工作業(yè)務(wù)外包是社會(huì)發(fā)展的一種體現(xiàn)形式，同時(shí)也提升了社會(huì)分工的精細(xì)化程度。企業(yè)要在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展，就必須要提升內(nèi)部體系的科學(xué)性，保證經(jīng)濟(jì)效益。但近年來，我國企業(yè)在各方面的需求有了明顯增長，工作任務(wù)量明顯提升，檔案管理工作作為一項(xiàng)比較繁瑣的必要工作項(xiàng)目，需要企業(yè)投入大量的資金、人力才能保證檔案管理工作質(zhì)量，但這種“勞民傷財(cái)”的管理模式，和當(dāng)前時(shí)代背景下的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相違背，必須通過一些方式對(duì)其進(jìn)行改革，業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生。業(yè)務(wù)外包的出現(xiàn)，為企業(yè)解決檔案管理工作難點(diǎn)提供了可能，企業(yè)可將檔案管理工作通過外包的形式承包給專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，讓管理團(tuán)隊(duì)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化及規(guī)范化的管理，這不僅可以滿足企業(yè)在檔案管理方面的日常需求，還可以將企業(yè)的日常運(yùn)營成本降到最低，有效提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。

1.3 健全機(jī)構(gòu)與中介服務(wù)

我國已出臺(tái)專項(xiàng)法律法規(guī)，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管制，法律法規(guī)中對(duì)中介機(jī)構(gòu)所擁有的權(quán)利和義務(wù)都有著明確的標(biāo)記，以保證其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)化是有法律法規(guī)作依靠的，這也為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了條件。市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使檔案管理中介服務(wù)市場也不斷改革，在服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式上都有了明顯改變，與之前的工作方式相比，更加科學(xué)化與規(guī)范化，通過這些方式保證企業(yè)檔案管理滿足社會(huì)發(fā)展的需求，更好的為企業(yè)與社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2 檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)形式

2.1 集中統(tǒng)一的管理形式

集中統(tǒng)一管理是目前我國企業(yè)檔案社會(huì)化的主要表現(xiàn)形式，因?yàn)槠髽I(yè)檔案社會(huì)化管理和之前使用的檔案管理模式相比，優(yōu)勢(shì)比較明顯。可通過集中統(tǒng)一管理的方式來控制企業(yè)不必要的資金輸出，讓企業(yè)管理工作趨于科學(xué)化，提升其便捷性。在傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部管理工作過程中，企業(yè)需按工作級(jí)別以及文化程度來劃分管理模式，但這種管理模式使企業(yè)的人才雙向選擇明顯不適用，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行檔案管理，不僅會(huì)影響企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效性，同時(shí)還會(huì)影響企業(yè)的未來發(fā)展。集中統(tǒng)一社會(huì)化企業(yè)檔案管理工作模式需將企業(yè)檔案管理相關(guān)部件交予專業(yè)管理部門集中管理，通過集中式管理提升工作效率，改變傳統(tǒng)情況下工作混亂的情況，讓檔案管理工作走向集約化和專業(yè)化。

2.2 檔案管理的集約化

將檔案管理工作轉(zhuǎn)向社會(huì)化，可全面提升檔案管理工作的安全性及準(zhǔn)確性，提升檔案管理工作的科學(xué)性，為企業(yè)日常工作的正常開展保駕護(hù)航。近年來，我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，許多新興的科學(xué)技術(shù)都被應(yīng)用到社會(huì)化檔案管理工作中，從實(shí)際發(fā)展情況來看，可將社會(huì)化管理的便捷性與全面性納入檔案管理中，簡化檔案管理流程，提升檔案管理效率。自帶檔案是導(dǎo)致檔案遺失的主要原因之一，如果企業(yè)出現(xiàn)大量自帶檔案的情況，必然會(huì)提升檔案管理工作的難度，可通過檔案管理集約化的方式來解決該問題，通過強(qiáng)制性的方式，將所有員工檔案集中到社會(huì)管理機(jī)構(gòu)中進(jìn)行管理，沒有特殊情況嚴(yán)禁外帶。

3 檔案管理的社會(huì)化發(fā)展策略

3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)換觀念，加大資金投入

如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為只要一臺(tái)電腦、一份數(shù)據(jù)庫就足夠了，那么這種膚淺的認(rèn)識(shí)是不可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化。要想實(shí)現(xiàn)這一項(xiàng)工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須切切實(shí)實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，向國際國內(nèi)發(fā)達(dá)的企業(yè)學(xué)習(xí)，重視檔案管理工作，在管理上和資金上為檔案管理社會(huì)化提供充足的投入。具體而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在管理層面上要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，配備檔案管理工作的專業(yè)人士，開會(huì)傳達(dá)檔案管理工作的重要性，使企業(yè)員工也高度重視這一問題。另一方面就是資金的投入，比如檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，這些都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，如果沒有資金的投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)化只是一句空話。

3.2 建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理社會(huì)化標(biāo)準(zhǔn)

由于傳統(tǒng)的檔案管理方法比較混亂，標(biāo)準(zhǔn)不一，造成了檔案管理工作缺乏一個(gè)參考的準(zhǔn)繩，如何衡量一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平就成為一項(xiàng)比較困難的工作。還有就是不同企業(yè)之間奉行不同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣的話如果兩個(gè)企業(yè)之間要進(jìn)行檔案信息的交流共享就很困難，因?yàn)楸舜硕际亲袷夭煌臉?biāo)準(zhǔn)，很難理解對(duì)方的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是什么，這樣就在實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的交流制造不必要的障礙。所以，建立統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不僅有利于自身的檔案管理工作的發(fā)展，而且有助于企業(yè)之間的檔案信息交流，為加強(qiáng)企業(yè)之間的合作構(gòu)筑一個(gè)平臺(tái)。

4 結(jié)語

總而言之，檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫”。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，因此，企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營發(fā)展過程中，必須要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)充分的重視，全面促進(jìn)檔案管理的社會(huì)化。

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