我國事業單位干部人事檔案管理現狀及對策

鄧春蕾　張爽

摘 要：干部人事檔案在干部人事管理中發揮著重要作用。隨著時代的發展，對干部人事檔案管理有了更高的要求，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，切實分析事業單位干部人事檔案管理現狀，指出存在的問題，并提出科學合理的對策，使干部人事檔案能夠與時俱進，更好的為干部人事工作服務。

關鍵詞：干部人事檔案；現狀分析；對策思考

干部人事檔案記載著干部成長過程、文化水平、工作經歷、業務能力、工作業績、思想品德等信息，整理保管干部檔案是組織考察、了解和管理干部的一條重要途徑，也是正確選用干部、落實干部各種待遇的重要依據。隨著社會進入知識經濟時代，瞬息萬變的信息社會對干部人事檔案工作提出更高的要求。檔案工作如何與時俱進、加快發展，充分發揮職能作用，更好的為干部人事工作服務，需要我們認真思考。

1 干部人事檔案管理工作現狀分析

1.1 對干部人事檔案管理意識不強

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，較難取得明顯成績，也不引人注意。

檔案管理人員常常形容檔案工作是：“說起來重要，排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”。在很多事業單位，干部檔案管理工作人員都是兼職為主，還承擔組織人事部門的其它工作，由于工作較多，用于人事檔案管理工作的時間就很有限，往往出現干部檔案紙質材料收集、歸檔、整理不及時的現象。加上檔案管理崗位人員變動頻繁，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解，檔案收集意識比較淡薄。上到領導，下到具體管理人員對檔案管理的重視程度都不夠。

1.2 干部自身對個人檔案缺乏重視

有干部自身也沒有認真對待自己的檔案。一是材料不及時上交，比如取得學歷、職稱、獎勵等之后不知道上交材料到人事部門歸檔；二是在填寫相關資料時隨意性很大，比如姓名、出生日期，在檔案材料中前后不一致。三是填寫的歸檔資料不真實，比如每年的年度考核總結材料大多是套話，給人以“千篇一律”的感覺，不能準確反映自己的真實情況，將來人事部門想通過這些材料了解干部的情況就比較困難。

1.3 干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

由于多年來的重視不夠和管理不嚴，致使干部人事檔案管理中出現一些問題。主要有：一是材料不齊全。部份檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等 10 項材料有空缺。二是內容記載不準確、不統一，不真實。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）虛假現象比較嚴重，震驚全國的王亞麗事件就是很好的例子。三是填寫不規范，比如個人履歷表需要填寫的內容沒有填全，并且未加蓋部門公章。而這些問題往往都是由于檔案管理人員在收集時沒有把好材料審核關。

1.4 檔案在流轉過程中管理不規范

隨著人員流動頻繁，人事檔案也隨著人多次流動，并且在檔案專遞過程中不按國家檔案管理有關規定，隨意交人帶走，出現修改、涂改、偽造人事檔案的違紀違法的行為，其可靠性、真實性大打折扣，造成檔案內容不實，擅自造檔現象嚴重的局面。還有部分人才流動與檔案轉遞不同步，檔案不隨人走，檔案材料分散保存，造成人檔分離、斷檔，甚至棄檔不用。這不僅給人才引進帶來一定風險，也給組織人事部門的管理帶來了難度。

1.5 干部人事檔案傳統整理方式存在弊端

干部檔案須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料要進行技術加工，剪裁、折疊、裱糊。而我們現在大量的材料都是A4紙規格，這就需要我們花大量的時間對每一份檔案的每一頁加工處理，可謂艱辛瑣碎、耗時費力。每年都有大批零散材料要歸檔，常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進來了。管理人員的大部分時間和精力都耗在剪、切、貼等方面，勞動強度大、重復性強、效率低。

1.6 干部人事檔案信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，計算機信息化的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段在干部人事檔案管理中還沒有充分挖掘和發揮。目前的干部人事檔案管理系統只是將干部檔案紙質材料中的部分個人信息手工錄入，將基礎內容數字化。資料檢索、調閱檔案等仍是手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

2 加強干部人事檔案管理的對策思考

2.1 強化干部人事檔案意識

首先，單位領導要重視干部人事檔案管理工作，配備業務能力強、責任心強的檔案管理人員，建立崗位職責制。投入必要的經費，完善檔案管理的基礎設施。其次檔案管理人員要加強業務培訓，對檔案工作要有積極的認識。再次檔案部門應加大宣傳力度，努力營造全社會關心和支持干部人事管理的良好氛圍，讓人們都能密切關注這個承載個人歷史并與自身利益相關的記錄載體，提高檔案意識。

2.2 依照規章制度規范管理干部人事檔案

面對干部人事檔案中存在的材料不齊全、內容不準確、不統一、填寫不規范等問題，干部人事檔案管理部門加強制度建設，制定科學嚴密的規范標準。干部人事檔案管理是一項制度性、原則性較強的工作，要建立健全各項制度，使管理工作的每個步驟都有章可循、有據可依，力求使干部人事檔案內容從源頭上達到完整、統一、規范、準確的要求。應嚴格貫徹執行《檔案法》、《干部檔案工作條例》，并結合實際建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉遞等八項制度，把責任落實到每個環節、每個崗位、每個人員。對干部人事檔案管理中存在的違法、瀆職事件應輔以法律手段進行嚴厲制裁。

對于擅自涂改、偽造或因人為因素造成檔案材料的損毀、丟失的，應依據《檔案法》相關條款追究責任并進行處罰。

2.3 注重干部人事檔案材料收集工作

收集干部人事檔案材料是人事檔案工作基礎，是檔案管理工作的首要環節。

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，仔細辨別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整，手續完備，保證干部人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.4 加強干部人事檔案管理人員隊伍的自身建設

干部檔案管理的好壞在很大程度上取決于檔案管理人員。檔案管理人員要提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜碎碎、枯燥單調的工作保持高度的責任心，減少工作的失誤和差錯。主管部門應定期組織業務培訓，讓檔案管理人員掌握新的知識和先進的管理技術，進一步理解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術水平。

2.5 探索新的管理模式

放寬對干部檔案用紙規格的硬性要求，并對檔案整理模式做適應調整，使干部人事檔案管理工作更科學、更實用。簡化整檔工序，歸檔的每份材料不必非要按統一標準進行剪裁、裝訂，16開和A4紙張都接收，并不再加工而以原樣保存。

對于小于16開紙的材料不做裱糊，裱糊只用于受損材料加工。大于A4紙張可以適當折疊，案卷只以左邊和下邊對齊即可，上邊和右邊以 A4 紙標準為界。這樣既保持了原件不失真，又省略了繁瑣的整理程序。

2.6 加快人事檔案信息化管理步伐

隨著科技的日新月異，信息化浪潮正強烈沖擊著社會生活的各個領域，改變了人們的思維方式與習慣，信息化管理手段是當今社會發展的一大趨勢。盡可能的運用當代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實現人事檔案信息化管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數據資料，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，實現干部人事檔案紙質與電子雙套式管理，根據需要，通過計算機查閱有關內容。在注重保密的前提下，利用信息化技術，實現干部人事檔案網絡化管理。

總之，我們要充分發揮干部人事檔案管理工作的重要作用，客觀真實地反映干部的真實面貌，為客觀評價、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。

同時，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，根據社會發展的總體趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式。

參考文獻

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