提高檔案管理科學水平的路徑選擇

杜桂林

摘 要：俗話說“前車之鑒，后事之師”，檔案便是將過去的實例加以記錄呈現，并對人們現今社會生產生活起到指導作用的資料，檔案管理工作記錄了歷史，又作用于未來，是社會生活中不可缺少的部分，然而，就目前情況來說，我國檔案管理工作還存在許多問題，本文對此進行分析，并提出幾點強化檔案管理科學水平的策略，望可供參考。

關鍵詞：檔案管理；科學化；現代化

“以史為鑒，可以知興替”，從古至今，經驗的重要性一直為人所強調，而人們也將歷史事實與種種經驗一并記錄，形成書面文件，即現今所說的文書檔案，不僅是寶貴的記錄材料，還能夠為當今社會生活提供諸多有效建議。從單位到社會，再到國家，檔案管理發揮出重要的作用，尤其是在當今信息資源膨脹、科學技術不斷進步、文化發展欣欣向榮的背景下，提高科學化水平已經成為檔案管理事業的必然趨勢。

1 提高檔案管理科學水平的重要性

1.1 有利于推進信息化發展

計算機技術與網絡技術進步所帶來的影響是巨大的，這種改變滲透于社會生活的每一個角落，檔案管理事業自然也不例外，技術的進步不僅帶來了存儲媒介的變化，也促使管理工作與傳播方式發生轉變，檔案的利用度與利用效率都得到了一定提升。傳統的檔案管理模式已經難以適應時代發展的潮流，轉變管理方式、提高科學化水平，既是信息化進步帶來的有利形勢，也是促進社會信息化發展的必然要求[1]。

1.2 是檔案管理事業自身發展的需求

規范檔案管理工作對我國經濟社會發展具有重要意義，而在當今時代背景下，檔案資料不斷豐富，檔案種類逐漸增多，豐富了檔案事業的同時也給檔案管理工作帶來了諸多挑戰，靜態的、基礎的管理模式已經不能與快速增長的檔案資源相適應，無論是從管理制度還是管理技術等方面來看，科學化都是檔案管理事業實現自身發展的必經之路。

1.3 是促進整個社會發展提升的外在期待

檔案是歷史的記錄，是寶貴的精神財富，是我國文化的縮影，檔案涉及到政治、經濟等各個方面，具有極高的現實意義，可為當下或未來工作提供參考，指明前進方向，具有較高的可靠性與較強的說服力[2]，提升檔案管理水平，有利于檔案在經濟建設等諸多領域繼續發揮其重要作用，是社會發展的外在期待。

2 目前檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理觀念比較落后

隨著經濟的發展，檔案所能發揮的輔助決策作用愈來愈明顯，國家社會對于檔案管理工作的整體認知水平越來越高，但具體到某些企事業單位，其對檔案管理工作的重視程度還遠遠不夠。部分單位領導只看到了表面，認為檔案難以產生直接的經濟效益，所謂的檔案管理不過是應對檢查的形式，未能認知到檔案在推動經濟發展、企業規避風險中的重要作用，沒有“前車之鑒，后事之師”的管理意識，制約了檔案工作水平的提升。

2.2 檔案管理制度尚有不足

由于對檔案重要性的意識不足，部分單位的檔案管理工作流于表面，檔案管理制度存在諸多漏洞，有些單位甚至并未設立相應的制度，什么樣的資料應該歸檔、檔案分類標準、歸檔后的資料如何保存、檔案查閱流程等工作全憑檔案管理人員的認知，操作規范性較差，容易造成檔案損毀或遺失[3]。

2.3 檔案工作者專業素質不高

就目前情況而言，在許多企事業單位中，檔案管理工作處在一個邊緣化的地位，檔案管理人員通常兼職其他工作，且老齡化現象嚴重，檔案管理觀念停留在傳統層面，對新事物不敏感，對網絡技術與計算機技術了解不深，難以滿足檔案管理知識更新的需求。與此同時，檔案操作人員的服務意識普遍較差，目前我國絕大多數檔案管理部門都停留在用戶查詢的被動服務階段，信息服務咨詢類目少且不全面、信息服務反饋不及時，也在一定程度上限制了檔案管理的發展。

2.4 檔案利用度有待提升

管理是為了效益而存在，檔案不僅擁有保存價值，更具有實用價值，但在檔案管理工作中，檔案更多的是被完完整整地陳列于檔案館中，很少對外界開放，或僅在小范圍內進行開放，利用率較低[4]，檔案以過去經驗為現在生產生活服務的功能得不到發揮，檔案管理喪失了其最寶貴的作用，這樣的管理難以稱之為科學化的管理。

3 提高檔案管理科學水平的可行路徑

3.1 轉變傳統管理觀念

觀念，是行為的先導，若想提高檔案管理科學化水平，首先需要樹立正確的管理理念，認知到檔案管理工作的重要現實意義，尤其是單位領導，更應主動提升認知水平，加大在檔案管理工作方面的投入力度，設立專門的檔案管理機構，配備專人負責管理，將檔案室的安全責任落實到人，強化管理人員責任意識，促進檔案管理的規范化與標準化[5]。

3.2 建立新型管理制度

制度是管理實施的基礎保障，若想轉變管理模式，管理制度必須隨之做出相應的調整，從歸檔范圍、歸檔內容、歸檔分類、歸檔保管等諸多角度做出詳細規定，以制度規范檔案管理工作健康有序發展。同時，對檔案資料的保存方式與公開程度做出明確規定，確定可操作范圍，避免檔案資料毀損或者泄露，保證檔案資料的安全性。

3.3 提高檔案管理現代化建設水平

時代在發展、科技在進步，檔案管理現代化建設勢在必行，而現代化檔案館依托于計算機技術與數據庫、云計算技術，需要配置相應的軟硬件設備，也需要配備強大的安全系統，促使檔案管理向數字化方向發展的同時不忘保證檔案資料的安全性，在先進技術的支持下，逐步實現檔案管理的自動化發展，提高檔案的利用效率。

3.4 提升檔案管理工作者專業素質

新時期的檔案管理是一項系統、全面的工作，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求，其工作內容的廣泛性給工作人員帶來了更大的挑戰，不僅需要其掌握檔案管理專業知識，還要求其掌握基本的計算機與網絡技能，且具備高度的服務意識，能夠挖掘潛在客戶，提高檔案的利用度。因此，必須加強相關培訓工作，尤其是計算機與網絡培訓，以期提升工作人員綜合素質水平。

檔案管理工作已經成為衡量一個單位，甚至是一個國家管理水平的重要標準，轉變檔案館觀念，建立新型管理制度迫在眉睫，需要有關部門不斷實踐，探索適合我國檔案建設的現代化思路，不斷提升我國檔案管理工作科學水平。

參考文獻

[1] 崔文斌.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].才智，2013（06）.

[2] 謝玉.關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的分析[J].才智，2013（24）.

[3] 段士鴻.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].科技世界，2014（17）.

[4] 李鐵英，徐華姝.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者，2015（04）.

[5] 鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者，2014（26）.