倉儲外包型貿易企業庫存管理研究

邢宇飛

摘 要：對于傳統的貿易類企業，商品庫存占其流動資產的比重較其他類型企業更大，庫存管理是經營管理中非常重要的一個部分。目前，國際貿易企業基本都將貨物的報關報檢、倉儲、運輸等業務環節委托專業企業代為操作。另一方面，因其對倉儲業務進行外包，由此產生的庫存商品管理風險節點增多。如何把控風險，保證存貨安全，是這類貿易企業所面臨的重要課題之一。本文對庫存管理的各風險節點進行梳理，并提出控制措施，以達到控制庫存風險的目的。

關鍵詞：庫存管理 風險控制 貿易企業

中圖分類號：F253 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）07（b）-0000-00

庫存管理的范疇，除對倉庫內存放的貨物進行管理以外，還應包括從交貨人完成交貨義務開始，直至貿易企業完成貨權轉移之間的整個業務流程的管理，即既包括貨物“庫存”狀態下的管理，又包括貨物“在途”狀態下的管理。只有將整個庫存流程的所有關鍵節點把控好，才能保證貨物安全，達到庫存管理的目的。

下面，對倉儲外包型貿易企業庫存管理的各風險節點進行梳理，并提出應對措施，從而總結出該類型企業對商品庫存風險的管理策略。

1 設置獨立的庫管崗位

崗位設置是庫存管理的根基。如果業務人員的崗位職責貫通整個貿易流程，將不利于企業對業務員私自收發貨物等問題進行監管，可能會造成不能及時認定庫存風險，甚至根本無法發現庫存風險。所以，崗位設置對庫存管理起到根基作用。

從整個貿易業務流程來看，庫存管理應是獨立于采購和銷售的業務環節；從崗位設置來看，庫存管理應單獨設置“中臺”崗位，區別于前臺的采購和銷售崗位以及后臺的結算崗位，規模較大的企業可單獨設立物流管理部門；從人員來看，應對庫存管理人員與采購和銷售人員采取嚴格的分離制度。

庫存管理崗位的職責范疇可由企業自行規定，但原則上應包括貨物到港至貨物發出之間的整個過程。設立了物流管理部門的國際貿易企業，其職責還應包括報關物流服務供應商的選擇與管理，倉儲地點的選擇與管理，收發貨流程的執行，貨物保險與貨物安全的管理。

實行庫存管理崗位獨立制度，可使企業的采購和銷售崗位與倉庫管理崗位形成相互制約的作用，使庫存管理的其他內容在制度上存有實施的保證。

2 簽訂要素完整的倉儲協議

與倉庫產權單位簽訂倉儲協議，是規避庫存風險的保障，也是維護企業利益的最后一道防線。簽署倉儲協議這樣一件看似在庫存管理中顯而易見需要關注的事情，在實際業務操作過程中其實經常會出現瑕疵。例如，有些企業在簽訂協議時未規定合約的有效期；未規定仲裁的地點和機構；對雙方的權利義務界定不清稀，或對違約行為未規定承擔后果的方式；合同規定“簽字蓋章生效”的，只在合同上體現其一；合同期滿后未及時續約或移庫，造成法律上的權利義務空檔期。

對于倉儲協議的簽訂，除需注意避免以上提到的一些問題以外，還應注意以下兩點。

（1）審查合同締約方（乙方）是否為法人單位。在簽訂合約之前，應嚴格審核對方的企業資質，如對方為某公司分支機構的（即非法人單位），則需其出具其具有獨立法人資質的上級單位的簽約授權書。

（2）認真審查合同要素是否完整。除合同普遍需要包含的要素外，倉儲協議中還應規定倉儲貨物名稱、倉庫服務項目、對應收費標準、特殊存放條件等，大宗散貨倉儲合同還應寫明損耗比率；合同附件應包括企業發貨通知書樣本、發貨通知書發貨人及審核人的簽名預留印鑒、預留傳真號及電話號碼等重要信息。

3 規范收發貨文件和手續

在貨物入庫和出庫環節，貿易企業應與倉庫建立嚴格的操作流程。在入庫環節，貨物入庫后，應規定倉庫向貿易企業提供準確的入庫通知單或入庫磅單，作為入庫數量的依據；發貨時，應規定倉庫只接受雙方約定樣式的發貨通知單及預留發貨人和審核人簽字作為通知發貨的唯一憑證，在貨物發出后，應向貿易企業反饋實際發貨數量。以上二者可作為貨物出庫的依據。

規范好收發貨文件和手續對庫存管理十分重要。把好入庫和出庫兩個關鍵節點的操作流程，對貿易企業避免人為造成的存貨損失具有決定性的意義。

4 做好倉儲地點的考察工作

對擬作為企業貨物倉儲地點的倉庫，應進行詳盡的考察。這是貿易企業把控存貨風險的第一道關卡。除考慮倉儲成本外，在倉儲安全方面，貿易企業應仔細進行考察，只有產權清晰、貨物保險有所覆蓋、倉儲設施完備、管理制度嚴謹、周邊環境安全的倉庫，才能有效保障貨物安全。

對倉儲企業的考察，應從以下幾個方面來進行：

（1）考察倉庫資質是否完備。貿易企業應考察倉庫產權單位是否具有貨物倉儲的經營資格，其注冊資本是否雄厚。如果是貨代公司為貿易企業提供倉儲服務的，應審查其與倉庫產權單位的倉儲協議是否有效。

（2）應考察倉庫是否購買貨物保險。一般情況下，倉儲單位都會對倉庫設施進行投保，但貿易企業應著重考察其是否購買貨物保險，具體保額是多少，是否能覆蓋貿易企業存放貨物的貨值。簽訂倉儲協議、審查倉庫注冊資本，都是法律意義上的保障。但另一方面，法律判決執行難的問題一直困擾著企業，所以購買貨物保險是把控企業經濟損失的最有效的手段。如果倉庫未對存儲貨物進行投保，貿易企業應自行考慮購買貨物保險。

（3）倉庫的消防和安全措施是否完備。應考察倉庫設施的主體結構是否易燃，電路是否設計規范，照明設施是否防爆，倉庫內存放的其他貨物是否為可燃或易燃物品，倉庫煙火探測設施和噴淋設施是否完備，倉庫管理制度是否規定每天定期進行巡查，倉庫防盜措施是否完備，倉庫報警設施是否有效等等。

（4）考察倉庫周邊環境是否安全。貿易企業應調查了解倉庫周邊是否存在影響存貨安全的因素；倉庫內是否存在混放貨物的現象，如有，則需考察混放貨物是否有異味或可易使本企業貨物毀壞變質的特性；倉庫設施本身是否利于存儲貨物的性狀保持穩定。

（5）倉庫管理制度是否嚴格。貿易企業選擇存放貨物的倉庫應在入庫、碼放、出庫等環節執行嚴格的操作流程，以保證貨物的數量準確，避免混發、錯發貨物。

5 關鍵操作節點派人員赴現場監管

在入庫及發貨環節，貿易企業應派業務人員赴現場進行監管，保證入庫及時、入庫數量準確、發貨數量不違背發貨通知單的規定、發送散裝貨物時的貨物挑選過程符合正常業務慣例。

如果貿易企業收發貨頻繁，且沒有能力派業務人員赴現場監管的，應在貨物入庫環節和大宗發貨環節委托第三方監管機構代為監管。

6 建立庫存臺賬核對制度

貿易企業的庫存管理人員應建立庫存管理臺賬，并定期與倉庫核對庫存明細情況，以便及時發現庫存數量的異常情況，核查差異原因，避免庫存數量方面出現更大的漏洞，及時控制庫存損失規模。

7 做好對報關物流服務供應商的管理

報關物流服務供應商，指為貿易企業提供代理報關報檢、貨物運輸和倉儲等服務的公司。這些公司在貿易企業的業務操作過程中起到非常重要的輔助作用。但是另一方面，報關物流服務行業費用標準不統一、服務水平參差不齊、代理的商品各有側重，且報關物流服務供應商在報關環節的差錯將直接影響貿易企業的海關信用評級。所以，須對報關物流服務供應商進行嚴格審核，保證貨物通關順利、貨物碼頭卸載高效、運輸和倉儲安全，對貿易企業庫存管理起到保障作用。

審核保管物流服務供應商，應注意以下幾點。

（1）選擇具有一定實力的報關物流服務供應商。選擇有實力的報關物流服務供應商，可以保證在貨物出現問題的時候，對貿易企業具有一定的賠付能力，減少貿易企業的經濟損失。

（2）選擇擅長代理所需商品的報關物流服務供應商。貿易企業應了解各貨代公司的業務側重點，區分貨物種類、運輸方式等方面，選擇合適的報關物流服務供應商。對于需要辦理退稅申請和法定商檢的商品，則更需要委托具有足夠相關經驗的報關物流服務供應商進行合作。

（3）避免選擇經營同類商品貿易業務的報關物流服務供應商。如報關物流服務供應商實際經營與貿易企業相關的同類商品貿易業務，則可能存在貨物被私自轉賣的風險，應予以避免。

（4）注意對運輸環節貨物保險的覆蓋。在運輸環節，貨物容易產生各類問題，歸結起來就是貨物滅失和變質的風險。貿易企業應在庫存管理過程中，注意在途狀態環節的貨物安全把控工作，如報關物流服務供應商未對相關環節狀態下的貨物進行投保，則貿易企業應考慮自行購買保險。

（5）警惕代理業務報關物流服務供應商在業務過程中所處的角色。代理進口業務過程中，代理委托方經常會像貿易企業推薦代理報關報檢和倉儲環節的報關物流服務供應商。這時，要警惕報關物流服務供應商與代理委托方勾結的情況，最好采取先收貨款、再放單據的模式，以保證貿易企業對貨權的把控。

8 建立定期庫存盤點制度

貿易企業應通過非業務和倉儲的第三方內部人員定期對庫存進行盤點，加強庫存管理考核。貿易企業的庫存盤點工作，應做好以下幾點：

（1）加強對庫存賬目的核對工作。在庫存盤點過程中，應將業務庫存臺賬分別與倉庫業務臺賬和財務賬面庫存情況進行核對，找出差異原因。

（2）進行實地盤點工作。對倉庫內的貨物情況進行清點，核對庫存臺賬與實際庫存數量是否一致。在進行實地盤點時，應保證盤點比例不低于庫存總額的70%，以達到足夠的抽樣水平。

（3）對庫存管理情況進行考察。在庫存盤點過程中，應對倉庫設施情況、倉庫管理情況、公司庫存管理人員與倉儲單位之間的收發貨流程執行情況、貨物保險覆蓋情況、倉儲協議情況等內容進行核查，判斷公司庫存管理是否達到制度要求。

通過庫存盤點工作，不僅可以使公司更加了解存貨的實際狀態，更能督促倉儲企業做好對公司庫存商品安全的保護工作，監督庫存管理人員的制度執行情況，對公司的庫存管理起到定期體檢的作用。

通過以上各個庫存管理風險點的把控，可使公司庫存管理工作做到細致、可靠、合理。總結來說，倉儲外包型的貿易公司在庫存管理中應做到“把握好三條主線，控制好一個關鍵”，即對文件單據線、流程執行線和監督機制線的把握，確保管理滲入每個關鍵節點，達到閉環管理的效果；控制好的關鍵，就是確保制度有效執行，強化相關崗位人員的風險意識，增強相關崗位人員的責任心，使庫存管理效果最大化。

參考文獻

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