淺議如何保障公證質量

周 鋒

（沂水縣公證處，山東 沂水 276400）

對于質量這個詞，我們都不陌生，有形的產品需要有質量，那是人們認可它的前提，如果質量不能保證，那么這種產品便沒有了立腳之地。同樣，無形的產品也需要保證質量，如我們最常接觸到的文學文藝作品，他們的銷量和票房就是衡量質量的標準之一。一份公證書的質量，體現在的價值上、作用上，當事人到公證處申辦公證都是因為有需要，或者某些單位部門的要求，或者為了有份保障預防糾紛，他們才來到公證處，這是對我們公證的一種信任，如果公證沒有了質量，便失去了人們對我們公證事業的這一份信任，那么我們的公證之路也將會越走越窄，甚至失去存在的根基。因此我們作為一名公證人員，必須從內心中對公證質量給予高度重視，質量是第一位的，收費在其次，現在有的公證處片面的強調業務收費，這是有失偏頗的，收費再高只是暫時的，而如果有了高質量的公證，切實發揮了公證的作用，相信我們的社會、有關部門以及個人都會對公證予以認可，那樣收費數額的增長也是順其自然的事情了。

對于公證質量存在問題及其成因，筆者認為主要有以下方面：

1）主觀過錯?？煞譃楣室庠旒俸蜔o意失實。故意造假是指公證活動中公證機構或者公證員為了小集體或個人利益，事前經過周密安排，故意以欺詐、舞弊等手段達到其不正當的目的。無意失實是指公證機構或公證員在辦理公證過程中，由于主觀判斷失誤、經驗不足和辦證環境的局限性等造成的主觀過錯。

2）信息失真。這種原因，一般又是因由材料收集不充分、不準確，包括當事人提供的客觀材料和公證員制作的詢問筆錄、工作記錄等主觀材料不完整等因素造成的。

3）未按照相關規則制度去做，處理失當。這種情況在公證業務活動中是屢見不鮮的，所指是適用法律不準確或者違反法定程序的，如辦理繼承權公證時，未進行調查核查。

下面，筆者根據所在的公證處對于保障公證質量所采取的做法，結合自己的執業經驗就公證質量的保障從以下九個方面進行闡述，以供大家共同探討。

1 嚴格把好進人關，實行考試上崗制度

公證員崗位是個特殊的崗位，做一名好的公證員不僅應具有法律知識，而且要具備公證專業知識及一些相關學科的知識。因而，公證處應對所吸收人員的學歷、經歷、政治思想素質、個人能力等各方面都應有一定的標準。必須通過國家司法考試，并經過中國公證協會組織的公證員入職前的培訓且考核合格后，方可進入公證處從事公證工作，否則不允許其上崗。從而保證向公證部門輸入的是高素質的合格人才，為提供高質量的公證服務奠定人力資源基礎。

2 公證受理階段注意對證件及事實進行審查

在公證受理階段，對公證申請人提供的證明材料和陳述的事實審查尤為重要。要始終嚴格按照《公證法》、《公證程序規則》等規章制度，要求當事人提供完整的申請材料，材料不全、手續不完備的不予受理，在源頭上堅決杜絕人情證、關系證。筆者為所有業務電腦配備了高清攝像頭，對前來申請辦理公證的當事人留存影像資料，配備了兩臺二代身份證識別儀，有效的保證了對當事人的身份審查，切實杜絕了冒名頂替申請公證現象的發生。在受理過程中一定要認真審查，要做到認真觀察、祥細詢問，觀察時在讓公證申請人不知道你在觀察他，這樣才能發現問題。

3 質檢、審批階段，嚴格審查相關材料，如存在不符合要求的，堅決不予質檢、審批

要始終堅持嚴格的質檢、審批程序，為公證質量進行把關。筆者所在公證處指定兩名業務能力強、辦證經驗豐富的副主任擔任質檢員，由他們對公證員所辦理公證事項的所有材料及公證書進行質量檢查，對欠缺材料或公證書有錯誤的，拒絕簽字，并及時提出修正意見。指定兩名質檢員，也可以充分保證質檢崗不會空缺，以保證出證的時間。

4 要切實履行核查義務

根據《中華人民共和國公證法》第二十九條規定：公證機構對申請公證的事項以及當事人提供的證明材料，按照有關辦證規則需要核實或者對其有疑義的，應當進行核實，或者委托異地公證機構代為核實，有關單位或者個人應當依法予以協助。公證員要對存疑的證明材料進行核查，其核查的方式、方法可以根據具體的公證案件特點及各地區的特點綜合考慮來確定公證核查方法。對當事人提供的材料進行核實，是公證機構的權利，同時也是義務。我們的公證書多是依靠當事人提供的材料出具的，現在社會誠信度相對缺失，有些當事人為了個人利益，想方設法來騙取公證書，這就讓我的公證核查成為必要，尤其是在繼承類和證照類公證中。這樣是對預防錯、假證的必要保障，也是保障公證質量必不可少的措施。

5 建立集中討論制度

對于在辦證過程遇到的重大疑難的公證事項或承辦公證員與質檢員意見嚴重不符時，隨時召開全體公證員會議，對所涉公證事項進行討論，各抒己見，公證員在提出個人觀點時必須有相關法律規定做依據，在意見不能統一時，及時向上級公證協會請示。這樣可以有效預防錯證的出現，為公證質量提供保障。

6 建立完善的檔案管理制度

對于檔案管理，筆者所在公證處制訂了《公證卷宗歸檔管理制度》，要求公證員自公證書出證送達后的一個月內必須將卷宗進行歸檔，檔案管理員做好檔案交接工作，由公證員和檔案管理員共同在交接記錄本上簽字確認，并定期對卷宗歸檔情況進行檢查，逾期未歸檔的，對承辦公證員進行相應處罰，這樣有效的杜絕了檔案丟失的情形。對于影像資料，筆者所在公證處購置了存放袋，并在檔案櫥進行保密保存。

7 開展卷宗自評

為保證公證質量，筆者所在公證處定期開展卷宗自評，每季度進行一次，由檔案管理員隨機抽取每名執業公證員十個卷宗，由全體公證員嚴格按照省公證協會公證卷宗檢查評定標準進行評定打分，并現場進行統計排名，根據優劣進行獎懲，并對在評定過程中發現的問題進行當面交流，深刻分析原因，并制定相應的完善制度，以在以后辦證過程中做到防微杜漸。

8 充分發揮指導、監督職能

有力的行政管理、行業管理與社會監督可以對保證公證質量起到很好的促進作用。上級司法行政機關應對公證處進行宏觀上的監督，不定期的對公證部門的工作進行檢查，建立舉報制度。對公證員的清正廉潔、秉公執法、服務態度、工作效率等方面進行監督，充分發揮行政部門的指導作用，用行政手段保障公證質量。各公證處應積極加入公證員協會，發揮同行業管理的優勢，促進公證質量的提高。還應建立社會監督體系，聘請公證監督員，設立意見反饋箱、舉報箱，建立投訴制度，讓人民群眾、社會各界對公證質量進行監督，并在工作中實行公開、透明原則，從而進一步提高公證員的責任心，避免投機取巧、僥幸心理，對發生質量問題起到預防作用。

公證，在預防糾紛、化解社會矛盾中發揮著重要作用，而公證質量則是最重要的基石。公證業務的長遠發展必須要以質量為根本，視質量如生命，不只是一句口號，它需要每一名公證人員的努力，在完善硬件建設和規章制度的同時，不斷提高公證人員的業務素質和執業水平尤為重要，我們公證人員必須具有時時學習、處處學習的意識，自學和向他人學習向結合，將知識融會貫通，充分運用的公證實務中。使公證在社會主義市場經濟中發揮作用，為社會、為廣大人民群眾提供高效、優質的法律服務，充分體現公證的真實性、合法性，使公證事業不斷壯大，繁榮發展。