淺議如何保障公證質(zhì)量

周 鋒

（沂水縣公證處，山東 沂水 276400）

對(duì)于質(zhì)量這個(gè)詞，我們都不陌生，有形的產(chǎn)品需要有質(zhì)量，那是人們認(rèn)可它的前提，如果質(zhì)量不能保證，那么這種產(chǎn)品便沒(méi)有了立腳之地。同樣，無(wú)形的產(chǎn)品也需要保證質(zhì)量，如我們最常接觸到的文學(xué)文藝作品，他們的銷(xiāo)量和票房就是衡量質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。一份公證書(shū)的質(zhì)量，體現(xiàn)在的價(jià)值上、作用上，當(dāng)事人到公證處申辦公證都是因?yàn)橛行枰?，或者某些單位部門(mén)的要求，或者為了有份保障預(yù)防糾紛，他們才來(lái)到公證處，這是對(duì)我們公證的一種信任，如果公證沒(méi)有了質(zhì)量，便失去了人們對(duì)我們公證事業(yè)的這一份信任，那么我們的公證之路也將會(huì)越走越窄，甚至失去存在的根基。因此我們作為一名公證人員，必須從內(nèi)心中對(duì)公證質(zhì)量給予高度重視，質(zhì)量是第一位的，收費(fèi)在其次，現(xiàn)在有的公證處片面的強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)收費(fèi)，這是有失偏頗的，收費(fèi)再高只是暫時(shí)的，而如果有了高質(zhì)量的公證，切實(shí)發(fā)揮了公證的作用，相信我們的社會(huì)、有關(guān)部門(mén)以及個(gè)人都會(huì)對(duì)公證予以認(rèn)可，那樣收費(fèi)數(shù)額的增長(zhǎng)也是順其自然的事情了。

對(duì)于公證質(zhì)量存在問(wèn)題及其成因，筆者認(rèn)為主要有以下方面：

1）主觀過(guò)錯(cuò)。可分為故意造假和無(wú)意失實(shí)。故意造假是指公證活動(dòng)中公證機(jī)構(gòu)或者公證員為了小集體或個(gè)人利益，事前經(jīng)過(guò)周密安排，故意以欺詐、舞弊等手段達(dá)到其不正當(dāng)?shù)哪康摹o(wú)意失實(shí)是指公證機(jī)構(gòu)或公證員在辦理公證過(guò)程中，由于主觀判斷失誤、經(jīng)驗(yàn)不足和辦證環(huán)境的局限性等造成的主觀過(guò)錯(cuò)。

2）信息失真。這種原因，一般又是因由材料收集不充分、不準(zhǔn)確，包括當(dāng)事人提供的客觀材料和公證員制作的詢問(wèn)筆錄、工作記錄等主觀材料不完整等因素造成的。

3）未按照相關(guān)規(guī)則制度去做，處理失當(dāng)。這種情況在公證業(yè)務(wù)活動(dòng)中是屢見(jiàn)不鮮的，所指是適用法律不準(zhǔn)確或者違反法定程序的，如辦理繼承權(quán)公證時(shí)，未進(jìn)行調(diào)查核查。

下面，筆者根據(jù)所在的公證處對(duì)于保障公證質(zhì)量所采取的做法，結(jié)合自己的執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)就公證質(zhì)量的保障從以下九個(gè)方面進(jìn)行闡述，以供大家共同探討。

1 嚴(yán)格把好進(jìn)人關(guān)，實(shí)行考試上崗制度

公證員崗位是個(gè)特殊的崗位，做一名好的公證員不僅應(yīng)具有法律知識(shí)，而且要具備公證專(zhuān)業(yè)知識(shí)及一些相關(guān)學(xué)科的知識(shí)。因而，公證處應(yīng)對(duì)所吸收人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、政治思想素質(zhì)、個(gè)人能力等各方面都應(yīng)有一定的標(biāo)準(zhǔn)。必須通過(guò)國(guó)家司法考試，并經(jīng)過(guò)中國(guó)公證協(xié)會(huì)組織的公證員入職前的培訓(xùn)且考核合格后，方可進(jìn)入公證處從事公證工作，否則不允許其上崗。從而保證向公證部門(mén)輸入的是高素質(zhì)的合格人才，為提供高質(zhì)量的公證服務(wù)奠定人力資源基礎(chǔ)。

2 公證受理階段注意對(duì)證件及事實(shí)進(jìn)行審查

在公證受理階段，對(duì)公證申請(qǐng)人提供的證明材料和陳述的事實(shí)審查尤為重要。要始終嚴(yán)格按照《公證法》、《公證程序規(guī)則》等規(guī)章制度，要求當(dāng)事人提供完整的申請(qǐng)材料，材料不全、手續(xù)不完備的不予受理，在源頭上堅(jiān)決杜絕人情證、關(guān)系證。筆者為所有業(yè)務(wù)電腦配備了高清攝像頭，對(duì)前來(lái)申請(qǐng)辦理公證的當(dāng)事人留存影像資料，配備了兩臺(tái)二代身份證識(shí)別儀，有效的保證了對(duì)當(dāng)事人的身份審查，切實(shí)杜絕了冒名頂替申請(qǐng)公證現(xiàn)象的發(fā)生。在受理過(guò)程中一定要認(rèn)真審查，要做到認(rèn)真觀察、祥細(xì)詢問(wèn)，觀察時(shí)在讓公證申請(qǐng)人不知道你在觀察他，這樣才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

3 質(zhì)檢、審批階段，嚴(yán)格審查相關(guān)材料，如存在不符合要求的，堅(jiān)決不予質(zhì)檢、審批

要始終堅(jiān)持嚴(yán)格的質(zhì)檢、審批程序，為公證質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。筆者所在公證處指定兩名業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、辦證經(jīng)驗(yàn)豐富的副主任擔(dān)任質(zhì)檢員，由他們對(duì)公證員所辦理公證事項(xiàng)的所有材料及公證書(shū)進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)欠缺材料或公證書(shū)有錯(cuò)誤的，拒絕簽字，并及時(shí)提出修正意見(jiàn)。指定兩名質(zhì)檢員，也可以充分保證質(zhì)檢崗不會(huì)空缺，以保證出證的時(shí)間。

4 要切實(shí)履行核查義務(wù)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》第二十九條規(guī)定：公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)公證的事項(xiàng)以及當(dāng)事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實(shí)或者對(duì)其有疑義的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)，或者委托異地公證機(jī)構(gòu)代為核實(shí)，有關(guān)單位或者個(gè)人應(yīng)當(dāng)依法予以協(xié)助。公證員要對(duì)存疑的證明材料進(jìn)行核查，其核查的方式、方法可以根據(jù)具體的公證案件特點(diǎn)及各地區(qū)的特點(diǎn)綜合考慮來(lái)確定公證核查方法。對(duì)當(dāng)事人提供的材料進(jìn)行核實(shí)，是公證機(jī)構(gòu)的權(quán)利，同時(shí)也是義務(wù)。我們的公證書(shū)多是依靠當(dāng)事人提供的材料出具的，現(xiàn)在社會(huì)誠(chéng)信度相對(duì)缺失，有些當(dāng)事人為了個(gè)人利益，想方設(shè)法來(lái)騙取公證書(shū)，這就讓我的公證核查成為必要，尤其是在繼承類(lèi)和證照類(lèi)公證中。這樣是對(duì)預(yù)防錯(cuò)、假證的必要保障，也是保障公證質(zhì)量必不可少的措施。

5 建立集中討論制度

對(duì)于在辦證過(guò)程遇到的重大疑難的公證事項(xiàng)或承辦公證員與質(zhì)檢員意見(jiàn)嚴(yán)重不符時(shí)，隨時(shí)召開(kāi)全體公證員會(huì)議，對(duì)所涉公證事項(xiàng)進(jìn)行討論，各抒己見(jiàn)，公證員在提出個(gè)人觀點(diǎn)時(shí)必須有相關(guān)法律規(guī)定做依據(jù)，在意見(jiàn)不能統(tǒng)一時(shí)，及時(shí)向上級(jí)公證協(xié)會(huì)請(qǐng)示。這樣可以有效預(yù)防錯(cuò)證的出現(xiàn)，為公證質(zhì)量提供保障。

6 建立完善的檔案管理制度

對(duì)于檔案管理，筆者所在公證處制訂了《公證卷宗歸檔管理制度》，要求公證員自公證書(shū)出證送達(dá)后的一個(gè)月內(nèi)必須將卷宗進(jìn)行歸檔，檔案管理員做好檔案交接工作，由公證員和檔案管理員共同在交接記錄本上簽字確認(rèn)，并定期對(duì)卷宗歸檔情況進(jìn)行檢查，逾期未歸檔的，對(duì)承辦公證員進(jìn)行相應(yīng)處罰，這樣有效的杜絕了檔案丟失的情形。對(duì)于影像資料，筆者所在公證處購(gòu)置了存放袋，并在檔案櫥進(jìn)行保密保存。

7 開(kāi)展卷宗自評(píng)

為保證公證質(zhì)量，筆者所在公證處定期開(kāi)展卷宗自評(píng)，每季度進(jìn)行一次，由檔案管理員隨機(jī)抽取每名執(zhí)業(yè)公證員十個(gè)卷宗，由全體公證員嚴(yán)格按照省公證協(xié)會(huì)公證卷宗檢查評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定打分，并現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)排名，根據(jù)優(yōu)劣進(jìn)行獎(jiǎng)懲，并對(duì)在評(píng)定過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行當(dāng)面交流，深刻分析原因，并制定相應(yīng)的完善制度，以在以后辦證過(guò)程中做到防微杜漸。

8 充分發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督職能

有力的行政管理、行業(yè)管理與社會(huì)監(jiān)督可以對(duì)保證公證質(zhì)量起到很好的促進(jìn)作用。上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)公證處進(jìn)行宏觀上的監(jiān)督，不定期的對(duì)公證部門(mén)的工作進(jìn)行檢查，建立舉報(bào)制度。對(duì)公證員的清正廉潔、秉公執(zhí)法、服務(wù)態(tài)度、工作效率等方面進(jìn)行監(jiān)督，充分發(fā)揮行政部門(mén)的指導(dǎo)作用，用行政手段保障公證質(zhì)量。各公證處應(yīng)積極加入公證員協(xié)會(huì)，發(fā)揮同行業(yè)管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)公證質(zhì)量的提高。還應(yīng)建立社會(huì)監(jiān)督體系，聘請(qǐng)公證監(jiān)督員，設(shè)立意見(jiàn)反饋箱、舉報(bào)箱，建立投訴制度，讓人民群眾、社會(huì)各界對(duì)公證質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，并在工作中實(shí)行公開(kāi)、透明原則，從而進(jìn)一步提高公證員的責(zé)任心，避免投機(jī)取巧、僥幸心理，對(duì)發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題起到預(yù)防作用。

公證，在預(yù)防糾紛、化解社會(huì)矛盾中發(fā)揮著重要作用，而公證質(zhì)量則是最重要的基石。公證業(yè)務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展必須要以質(zhì)量為根本，視質(zhì)量如生命，不只是一句口號(hào)，它需要每一名公證人員的努力，在完善硬件建設(shè)和規(guī)章制度的同時(shí)，不斷提高公證人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)業(yè)水平尤為重要，我們公證人員必須具有時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)、處處學(xué)習(xí)的意識(shí)，自學(xué)和向他人學(xué)習(xí)向結(jié)合，將知識(shí)融會(huì)貫通，充分運(yùn)用的公證實(shí)務(wù)中。使公證在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮作用，為社會(huì)、為廣大人民群眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的法律服務(wù)，充分體現(xiàn)公證的真實(shí)性、合法性，使公證事業(yè)不斷壯大，繁榮發(fā)展。