淺析人事檔案管理的數字化應用

劉芳

[摘要]完整、準確的員工檔案管理工作是全面考察、了解、正確評價和使用人才的重要依據，是保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對干部選拔方面有著重要意義，人力資源部門認真審閱接受、收集整理員工人事檔案為單位決策者提供準確、齊全資料，為合理配置人力資源提供可靠依據。

[關鍵詞]人事檔案；數字化

蓬萊閣景區作為全國知名景區，旅游服務一直走在同行業前列，一流的景區離不開一流的旅游資源，更離不開一流的旅游管理團隊，蓬萊閣的各項內部管理始終處于行業先端，人事檔案管理工作從1999年就開始實行數字化管理，至今已形成完整系統的管理體系，功能完善的數字化檔案管理體系在景區人力資源管理工作中發揮了巨大的作用。

一、人事檔案的基本構成

人事檔案是人力資源管理中的重要組成部分，是一項政策性、專業性、連續性和保密性很強的工作，是國家檔案的重要組成部分，人事檔案是企業人事管理過程中形成的，以員工個人為單位集合起來，以備考察的文字材料。人事檔案是企業員工信息的重要載體，歷史、全面、真實地記載著員工個人成長經歷、能力和品德、才能。人事檔案包括員工個人的經歷、家庭情況、社會關系、工作變動、思想品德、業務能力等方面的材料；學歷和專業技術職稱材料；政審材料；參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；獎勵、處分材料；錄用、任免、聘用、工資、離退休、退職、出國、勞動合同、轉業退伍、調動等多項內容。

二、數字化人事檔案管理構成

數字化人事檔案管理一般由三部分組成：人事檔案庫、數字資料庫以及檢索查閱。

人事檔案庫：人事檔案數字化，將人員的基本情況、調動信息以及學習培訓內容等相關內容，分類建庫，方便統計、查閱。

數字資料庫：對人員的身份信息、文憑證件，以及各類相應活動的影音資料與人員對應建庫，全方位對人員進行有效管理。

查閱系統：檔案數字化管理的最大優勢就是查詢功能強大，因此查閱平臺的構建是數字化檔案管理的重要組成部分。隨著網絡化的發展，本地及遠程查檔、閱檔功能也是需要著重關注的地方，同時注意采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。

三、數字化人事檔案管理發展現狀

人事檔案管理數字化建設是一項需要運用多種專業配合、多部門協作的多環節配套工程，因此人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件多、種類多、文件創建者多、創建時間不定期、數字化程度低等實際問題，最大可能地采用最新信息技術，及時研究解決數字化建設中的存在問題。

1）人事檔案管理長期以來都是依靠手工作業，近年來雖運用了計算機，但由于其內容的保密要求，通用性相對較差，造成其數字化程度相對其它領域和行業相對落后。

2）人事檔案管理軟件的開發滯后，通用性差。人事檔案管理的標準化、規范化程度低。人事檔案業務基礎較差，案卷質量不高，人事檔案管理尚無統一標準，僅著眼于某一地區、部門或某系統，全面實施困難較大，制約了數字化建設。

3）人事檔案管理的方式相對落后。人事檔案管理的技術標準、工作程序標準尚未從數字化技術特點和發展進行考慮，越來越多的“文件資料”是硬盤和光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應人事檔案數字化的要求。

4）人事檔案管理人員的素質有待提高。進行數字化信息系統管理，需要有較高知識層次和先進技術水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多單位和部門缺乏高素質人才，既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才就更加奇缺。

四、如何做好數字化檔案管理工作

1、提高對人事檔案數字化工作的重視程度

人事檔案管理工作是一項不引人注目又默默無聞的工作，長期以來，相當一部分人的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是簡單的收集與保管等事務性工作，不是單位的主要工作，也不能給單位帶來直接的經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了，所以人事檔案管理往往被忽視。通過人事檔案數字化工作的達標升級，主管領導的檔案管理意識進一步加強，重視程度明顯提高，從資金投入、設施改善、到人員配備與制度落實都下大氣力，為做好人事檔案管理奠定了基礎。

2、加大資金投入，更新改造人事檔案軟硬件設施

一般情況，人事檔案管理歸口政工部門或人力資源部門，專人專管。但很多單位沒有專門機構管理人事檔案，面臨著人事檔案管理基礎不一，管理水平參差不齊，檔案館舍條件簡陋的問題。要實現人事檔案數字化管理，就需要設立專門的人事檔案室，實現庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備專用鐵質檔案柜、滅火器、加濕器、溫濕度表、空調機，同時閱檔室與辦公室要配備相應的微機、復印機、激光打印機等現代化設備以及切紙機、打孔機硬件設施和軟件環境。

3、要制定切實可行的人事檔案數字化建設計劃

一是要根據人事檔案數字化建設的迫切程度、資金多少，制定工作計劃和建設目標。二是進行各種資料數據的采集與錄入，建立規范化、制度化的信息報送制度、錄入規范，豐富信息資源庫內容。三是在使用的基礎上進行完善、改進和提高，收集整理運行中出現的問題，不斷改進提高。

4、要注重隊伍建設，不斷提高管檔人員素質

隨著人事檔案的管理手段、管理程序和管理方法的變化，對人事檔案管理隊伍提出了新的要求。管檔人員不僅要有可靠的政治素質，樂于奉獻，敢于負責，還要有較高的文化層次，能夠根據工作需要，與時俱進，開拓創新。能夠全面掌握人事檔案管理知識并熟練操作計算機，接受新知識、新技術能力強。

5、做好部門間的協調溝通，共同推進人事檔案數字化進程

人事檔案涉及到部位中的各個部門，信息內容也包括人事管理、人員調動、人事檔案、培訓教育、績效考核、干部考察、黨員統計等方方面面，因此，人事檔案數字化建設必須突出多部門協作、多方位聯動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規定，明確界定各級、各部門的責任區分、權限和義務，形成科學、有序、規范、統一的運行協調機制，加強統一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現人事檔案管理數字化建設更好地為現代組織人事工作服務。

6、制定統一標準，充分利用科技手段構建數字化平臺

一是制定文本、照片、聲像等資料的采集標準，統一文件格式，減少不必要的轉換，對系統所涉及到的其他應用項目也應制定相關的標準，以確保信息共享和上下互通。二是要用領先技術構建數字化信息系統，建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等現代信息技術，在建立人員信息數據庫時，最好采用先進的分布式多媒體數據庫，不要采用簡單的文件存放方式，克服圖像和視頻因數據容量大引起的調用速度慢等問題，以滿足在信息數據大量增加情況下的信息調用、管理、更新和存儲需要。三是要注重數據源采集和后期制作的質量控制，采用高清晰度掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻和視頻，確保信息資源的質量。數字化信息系統建設還要預先考慮利用Internet與上級組織人事部門的連接，滿足各類應用軟件實時升級的技術要求。

完整、準確的員工檔案管理工作是全面考察、了解、正確評價和使用人才的重要依據，是保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對干部選拔方面有著重要意義，人力資源部門認真審閱接受、收集整理員工人事檔案為單位決策者提供準確、齊全資料，為合理配置人力資源提供可靠依據。因此，人事檔案無論現在還是今后相當長的時期，都有它不可替代的作用。但隨著時代的進步，科技的發展，人事檔案文件多、種類多、文件創建者多、創建時間不定期、數字化程度低等實際問題，需通過最大可能地采用最新信息技術，推進人事檔案的數字化升級改造來解決。