檔案信息化建設的發(fā)展趨勢

[摘要]信息技術的誕生，深刻地改變了人類社會日常的生產生活，對于檔案的信息化建設也是如此。本文立足于次，首先分析了檔案日常管理中常見的問題，然后從信息化建設在檔案管理中的發(fā)展趨勢進行分析。

[關鍵詞]檔案；信息化；建設；發(fā)展

社會的迅速發(fā)展帶來了一個信息化的時代，當前檔案信息化建設的廣泛應用為新時代的文秘工作打造了一個便捷的途徑。隨著信息化的發(fā)展進程，檔案信息化逐漸成為了人們辦公的重要途徑。檔案信息化使得辦公更加的便利，對于數據、信息的收集渠道更加寬廣，同時也大大的提高了數據信息處理的速度，從而加大了辦公的效率。

一、檔案信息化概述

1、檔案信息化的應用現狀和成效

我們當今時代是信息化的時代，而檔案的信息化也被人們越來越重視，信息化的發(fā)展是人們生活的一個重大的進程。檔案的信息化處理方式和辦公方式為人們的工作、生活提供更多的便利。就辦公而言，檔案信息化的發(fā)展提高辦公效率，拓展了人們獲得信息的渠道和信息的寬度。檔案的信息化除了辦公領域的使用之外，還被用于學校圖書館的管理運營，城市的管理運營之中。

2、檔案信息化的優(yōu)缺點

檔案信息化使得管理工作更加的快捷方便，在很大的程度上提高了工作的效率，檔案信息化使得信息和數據的獲取途徑更將寬廣，但是完美的事物是不存在的，任何的事物都是具有兩面性，具有一定的優(yōu)點的同時也存在著一定的不足。檔案信息化具有著數據資料的存儲，客戶信息的管理、公司內容信息的管理、進銷存資料的存儲及管理，員工績效考核、簽到、員工日常工作匯報，會議通知，網絡會議，會議記錄等與辦公息息相關的多種功能，可以說只要有一個檔案信息化，企業(yè)負責人就可以在家里完成對公司的所有監(jiān)督管理的工作。但是檔案信息化的便捷式的特點，使得人們的日常辦公和存儲都過于依賴于檔案信息化，這就造成了一旦由于網絡故障或者是電力供應等原因造成的事故將造成企業(yè)工作的癱瘓，數據可能會造成流失。而企業(yè)的機密數據、客戶資料、資產情況等也都由檔案信息化進行存儲管理，當企業(yè)的檔案信息化被黑客等攻克后則會面臨著巨大的客戶流失和經濟上的損失。

二、檔案信息化的發(fā)展趨勢分析

1、完善資源管理，提高工作效率和質量

（1）公文管理。檔案信息化的應用很大程度上提高了公文管理的工作效率，檔案信息化的產生是在數字化的基礎之上的，首先數字化進程使得秘書的辦公方式產生了巨大的變化。傳統(tǒng)的辦公方式是依靠著眾多的文件袋分類保存著各類公文，還需要眾多的文件柜用來收集文件，當需要用到某個公文時查詢工作是巨大的。但是信息化時代的到來，使得電腦和互聯(lián)網成為辦公的好幫手。秘書可以將公文通過掃描，拍照等方式儲存到電腦之中，在需要使用時可以根據文件的命名直接搜索使用。而數字辦公平臺則是為秘書的工作提供了更加便捷的管理方式，秘書可以將公文直接存儲在數字辦公平臺中，需要時可以更快捷的調取，大大的提高了工作效率。

（2）日程管理。檔案信息化對于秘書工作中日程的管理也更加的細化，在檔案信息化中有對應的功能區(qū)，秘書可以根據工作的重要性，緊急程度，經濟效益等不同的指標為依據對日程進行安排，不僅可以安排自己的日程還可以安排其他的部門負責人或者是員工的日程。檔案信息化還可在相應的時間對秘書和相應的人員進行提醒，在提高工作效率的同時還避免了因為人主觀因素而被遺忘的問題。

（3）表單管理。檔案信息化對于表單的管理也有很大的幫助，秘書可以在檔案信息化利用相應的工具制作表單，保存和轉發(fā)。并且對于其他的表單也可以通過掃描和拍照等方式進行儲存到統(tǒng)一的功能分區(qū)或者是目錄下。根據表單的類別進行分類儲存，從查找時更加的方便。

（4）檔案規(guī)劃。檔案信息化對于秘書工作的另外一個積極影響就是檔案的管理規(guī)劃，秘書可以在檔案信息化中對于公司的檔案進行規(guī)劃管理，例如公司的背景、創(chuàng)始人檔案、公司研究成果、稅務情況、貿易情況、員工資料、客戶資料等根據實際情況進行規(guī)劃，建立檔案并進行管理。這樣對于公司的全部情況都可以及時的分析，對人事的管理工作和會計的工作都具有很大的幫助，對公司整體的運作而言都提高了效率。

2、提高秘書服務意識

（1）開發(fā)服務方式。檔案信息化的發(fā)展使得秘書的工作更加開放化，秘書的工作范圍更加廣闊，與員工的交流合作更加頻發(fā)。對于公司員工各部門的需求能夠更大程度上的滿足，而不僅僅是被動的處理問題。通過檔案信息化能夠主動及時的發(fā)現需求和問題并且能夠第一時間的解決。

（2）拓展服務范圍。檔案信息化使得秘書的工作服務范圍得到了擴大，秘書的工作內容也不僅僅是收發(fā)文件，記錄信息，整理材料等。秘書的服務范圍向網站的營銷，公司的推廣方面拓展。例如網站的CEO優(yōu)化，微信公眾號的管理工作等，都將逐漸成為秘書的工作范圍。另外對于銷售的業(yè)績進行統(tǒng)計和考核也將成為秘書的工作內容，監(jiān)督管理員工的考勤情況，并進行獎懲也將成為秘書的工作內容。

3、促進辦公管理一體化

（1）文字管理。檔案信息化促進了秘書辦公的一體化，秘書的工作將不僅僅是負責文字、文案的管理工作。而是要三位一體，從會議工作的內容撰寫，到會議通知的撰寫和發(fā)布，對于會議領導發(fā)言稿的準備，會議內容的記錄和管理等都需要秘書從頭到尾的完成。另外對于活動的組織、策劃、反饋等都要全程參與完成。

（2）會議管理。傳統(tǒng)的秘書工作因為其工作內容的復雜性，所以在會議管理中往往只負責一部分，例如會議內容的記錄、整理、存儲等工作，但是檔案信息化的發(fā)展使得秘書的工作更加細致，利用檔案信息化可以形成一個完整的會議工作體系。根據上司的意圖總結整理會議內容，寫作會議的發(fā)言稿，通知函等都可以在平臺完成，根據檔案信息化的信息共享等特點可以直接發(fā)送給公司員工，并就會議內容進行總結，建檔都可以系統(tǒng)的完成。檔案信息化建設，既是新的機遇，也是新的挑戰(zhàn)。檔案信息化本身也是存在著一定的矛盾，既能夠提高人們的工作效率，又容易造成一定依賴，從而對工作缺乏主觀能動性，自主性等。一方面提高了工作的效率，但是另一方面則會造成安全問題，如信息泄露等問題。檔案信息化是一把雙刃劍，取其精華，去其糟粕，正確的認識和使用檔案的信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

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作者簡介

王浩光.1961.男.蒙古族.內蒙古呼和浩特.內蒙古農業(yè)大學本科.測繪.