淺談檔案室整理檔案的幾點思考

黃淑蓮

【摘要】檔案室整理檔案是為本機關單位整理檔案，而不應該為檔案館整理檔案。它主觀為本單位整理檔案，客觀為國家積累檔案資料。整理、接收檔案要依法進行。對于檔案室的檔案整理，在觀念上，要確立以檔案室為主的觀念；在方法上，應該采取多元的整理方式。

【關鍵詞】檔案室；檔案館；整理檔案

中圖分類號：G20文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-058-01

一、檔案室為誰整理檔案

檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業務指導工作中，總會有人對按照進館標準整理檔案的方法提出質疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標準整理檔案的方法無法證明其科學性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。

二、檔案室該為誰整理檔案

檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局<歸檔文件整理規則>實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”這足夠引起我們的深思！

檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。

我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。

三、幾點思考

（一）理清幾個問題

1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。

2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。

3.檔案整理方法問題

（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。

（2）適合大機關檔案室的檔案整理方法不一定適合小機關檔案室。現在說的檔案整理方法，實際上是為大機關的檔案整理設計的，這些機關產生的檔案多，自然需要按問題或按機構或按事由等分類。而小機關產生的檔案少，無論按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大機關設計的檔案整理方法整理卻繁瑣，又不好查找。

（二）檔案室應如何整理檔案

對于檔案室的檔案整理，在觀念上，要確立以檔案室為主的觀念。在方法，應該采取多元的整理方式。具體說，其一，對于檔案整理標準，其整理標準規范要向檔案室靠攏，檔案館接收檔案不再另立標準。其二，對于檔案整理方法，檔案部門要推薦多種檔案整理方法供檔案室選擇。針對不同規模的機構、每個層次要有不同的整理方法。其三，要允許檔案室探索新的檔案整理方法，以簡化整理，提高效率。

參考文獻：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學（修訂本）[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

[2]楊玉昆.檔案收集難原因新探[J].檔案學研究，2003（5）.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2006.

[4]劉東斌.論檔案室立卷[J].檔案管理，2000（3）.