提高新時期檔案業務的技能途徑分析

趙志玲

[摘要]檔案與我們的生活息息相關，因此檔案管理的工作尤為重要，在這個信息化的時代背景下，要提高檔案管理的工作效率就需要提高檔案管理從業人員的綜合素質。新的社會形勢下，這不僅要求從業者具備過硬的專業知識，還需要他們掌握相應的管理能力和技術。從業者要時刻豐富自己的專業知識，做到與時俱進，這樣才能勝任本職工作。本文對新時期下如何提高檔案業務的技能進行了分析，希望對檔案部門在提高管理水平上有所幫助，僅供參考。

[關鍵詞]新時期;檔案業務;技能;途徑;提高

在新的時代背景下，檔案部門要適應社會發展的需要，對傳統的檔案管理模式進行改革和創新，這不僅要提高從業人員的綜合素質，更要在管理模式上進行轉變，由于信息技術的普及，所以檔案管理也應該朝著信息技術化方向發展。長期傳統的檔案管理工作模式已經使從業人員熟悉工作的流程，要進行模式的轉變會使工作人員一時難以適應，但是這是社會發展的趨勢，只有進行創新才能跟上時代發展的步伐，滿足社會發展需要。

一、改變傳統的觀念

在新的時代背景下，檔案管理的從業人員要結合新的社會形勢，在原有的傳統管理模式上取其精華、去其糟粕。引入先進的管理模式和信息技術，使兩種模式相互融合，有效的發揮最大作用。從業人員在實施管理的過程中，要學會借鑒其他先進的成功管理經驗，并根據自身的實際情況整合資源，合理利用。管理者在日常的工作中也要對員工加以監督和培訓，使其更好的適應新的管理模式，意識到自身工作的重要性，增強對工作的認同感。只有發展才能進步，只有創新才能生存，檔案館還要在員工的專業水平上進行提高，管理者對工作崗位職責要分工明確，并嚴格要求，使其恪盡職守。只有這樣才能使得檔案管理工作的有效進行，為社會的發展做貢獻。

二、提高檔案人員的技能水平與專業素質

從事檔案管理工作不是一項簡單的工作，它需要從業人員具備相關的專業知識和基本的從業素養。在工作中能夠虛心學習，結合時代背景，緊跟時代步伐，實時更新自己的知識儲備，高效按時的完成自己的本職工作。計算機技術的普及促使檔案管理的模式也發生著轉變，利用計算機技術進行檔案管理的工作是社會發展的必然趨勢。這就需要檔案館引進先進的技術設施，要求檔案管理從業人員學習相關的計算機知識，以便更高效的開展檔案管理工作。檔案作為重要的文史資料，它的管理工作不可小覷，從業人員要充分利用技術資源高效的開展工作，提高檔案資源的利用率，發揮其最大作用，為社會發展做貢獻。

三、在檔案管理中應用先進的計算機技術

在當前社會形勢下，檔案館的工作人員需要多應用網絡技術以及計算機技術，應用這些先進的技術，可以提高工作的效率，工作人員還需要利用計算機軟件，其可以自動對檔案進行分類，還可以保證檔案管理的質量。應用信息技術，可以實現資源的共享，還可以提高查閱的效率，節省檔案檢索的時間。應用自動化技術，只需要輸入簡單的詞匯，便可以找到相關文件，信息技術還可以提供精確查找，可以改變以往檢索繁瑣的現狀，可以保證檢索的正確率。應用信息技術，提高了對檔案資源的利用率，可以實現對檔案信息的二次開發，在對檔案進行精確分類后， 可以隨時調整數據庫中的不合格案卷，以確保其質量，減少人力物力浪費。最后，計算機技術的應用，使得檔案立卷制度得以貫徹落實。傳統檔案資料零散，在管理中存在較大的不安全性。信息技術的支撐，使得部門內部的檔案可以通過設置密碼，防止其資料內容泄露出去，從而提高了檔案的安全管理。另外，確保了檔案收集的完整性。檔案部門將檔案資料等錄入微機中，能方便日常檔案查閱，也能提高日后編目的效率，同時還有利于避免檔案的遺失或者疏漏，確保了檔案的完整性。

四、在把握傳統檔案業務模式的基礎上掌握新技能

隨著信息技術的普及和應用，檔案管理工作也進行了創新。傳統的檔案管理主要是對紙質資料進行保管，但隨著時間的流逝，紙質資料容易破損，難以保存，但是作為實物，它具有重要的保存價值。計算機技術的應用使得紙質檔案的內容得以保存備份，計算機的備份也是以紙質檔案為基礎的，由此可見，紙質檔案的保存也是很有必要的。計算機技術的應用使得檔案管理工作的效率有了大幅度的提高，比如說，在進行搜索調檔的時候不必像以前一樣查找紙質檔案，可以通過計算機的備份直接搜索，進行查看。雖然計算機可以方便管理人員的工作，但若計算機出現損壞、病毒入侵等現象，這些都會給檔案管理工作帶來不便。但傳統的管理模式不存在這種問題，所以，改革時，應在不拋棄原有的模式上進行創新，二者相互結合，從而有效的開展檔案管理工作。

五、完善檔案業務工作標準和體系

檔案業務技能的提高，是檔案業務在新時期下的發展方向，但是它的具體實施和今后的保證則還需要一套完整的符合實際的指導體系和標準。無規矩不成方圓，檔案管理也是一樣。只有在制度的約束下，才能更好地促進業務技能的提高。對檔案進行質量評估，這是檔案管理部門最基本的工作，將檔案按照規定要求進行歸類放置，然后再進行相應的評估，使檔案能夠有效科學地被利用。在保存管理中，一定要將檔案評估材料保管好，還可以將其與全宗檔案同時進行保管，能夠留下詳細的資料為以后的利用者借鑒參考。檔案館要充分發揮每個人的積極性和創造性，在服務機制上創新，要加強檔案工作人員職業道德教育，制定一整套職業道德規范和章程，并使大家自覺遵守。規范和章程不能流于形式，要表先進，樹典型，做到學有先進，趕有目標，要發揮獎懲制度的作用，嚴格履行章程，定期檢查與評議執行情況，用輿論約束檔案工作人員的服務行為，不斷提高檔案專業人員的素質。

六、結語

為了迎合時代發展的需要，檔案管理模式也要在原有的基礎上進行改革創新，使之更順應時代的發展趨勢。檔案管理人員要加強對從業人員的素質要求，提高專業度，學習心得管理知識，掌握信息管理技術，更有效的完成檔案管理工作。本文通過上述的介紹，簡要的分析了提高檔案管理的方法，希望能對檔案管理者有所幫助。

參考文獻

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