淺談檔案管理信息化

張必金

摘 要：目前我們的檔案管理存在著數(shù)量多、保存完整度較差、不利于查找等問題。而將檔案管理信息化可以有效的解決這些問題。而且越來越多的單位都將信息化作為新時期檔案管理的主要發(fā)展方向，以此來緊抓時代脈搏，與時俱進(jìn)，有效的發(fā)展完善檔案管理工作。下面是我對這一問題的一些簡單看法，僅代表我個人的一些看法，不可成一家之言，希望和同行可以相互借鑒，求同存異。也希望可以起到拋磚引玉的作用，引起相關(guān)部門的重視，推進(jìn)檔案管理信息化工作的全面推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；應(yīng)對措施；重要性

一、檔案管理信息化的相關(guān)知識

（一）檔案管理信息化的背景

身處21世紀(jì)的我們，處于信息高度發(fā)達(dá)的時代，信息化在整個社會中扮演的角色越來越重要。信息化出現(xiàn)在我們生活、工作的方方面面。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，檔案管理逐漸受到了越來越多人的重視，十八大后，黨和政府對于檔案管理的重視程度空前加強(qiáng)。檔案管理作為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要組成部分，關(guān)系著國計(jì)民生。

（二）檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化，是指在檔案管理工作中利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)，比如說計(jì)算機(jī)等工具，將原來的一些寫在紙上的文件或者影像文件系統(tǒng)有序的構(gòu)建檔案管理信息庫。在這過程之中要遵循規(guī)范性、安全性等原則，將原來復(fù)雜的檔案管理工作變得簡單且有序。

（三）目前檔案管理工作存在的問題

1.缺乏必要的檔案管理信息化工具

檔案管理信息化需要新的工具作為支撐，常見的工具有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)等。而就我們了解到的情況來看，大多數(shù)單位并沒有完善的信息化管理工具設(shè)備，在日常的工作中存在很大的不便。

2.檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性

我國檔案管理信息化工作處于起步階段，發(fā)展的時間仍比較短，對于信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，有的單位有標(biāo)準(zhǔn)但是部門之間不統(tǒng)一，這給平時的工作帶來很大的不便，這樣的檔案管理信息化工作存在很大的主觀因素，客觀性不強(qiáng)。

3.檔案信息安全性較差

檔案是一個部門活動最原始的記錄，它設(shè)計(jì)到的范圍就更加的廣泛，它包括的種類就更加的多，它包括的信息量就更加的豐富。檔案的種類有很多種，包括科技內(nèi)容、圖書、影像文字等。它是單位發(fā)展的活化石，是對單位的一種記錄，同時也是對單位的一種評價，對單位發(fā)展水平的一種衡量。檔案是單位獨(dú)有的資產(chǎn)，我們必須要保證其安全，不能將其隨意的泄露，這會帶來極大的損失，然而就實(shí)際情況來看，我們在安全保障這一部分做的不到位。

二、檔案管理信息化的相關(guān)措施

（一）加大資金投入力度，完善相關(guān)的設(shè)備配置

相關(guān)部門要不斷的調(diào)整，加大資金投入力度，為檔案管理部門配置相關(guān)的設(shè)備，為檔案管理信息化提供雄厚的物質(zhì)保障，充分的利用新時代的信息工具，給復(fù)雜的檔案管理工作帶來時代的氣息，使整個檔案管理工作變的便利快捷，保障整個檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）利用信息工具精簡機(jī)構(gòu)

檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)必須建立在簡練的機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，精簡工作步驟，把以前繁瑣的工作，臃腫的機(jī)構(gòu)變的簡單精煉，同時可以采用現(xiàn)代化的技術(shù)，比如說信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們目前的時代是信息時代，互聯(lián)網(wǎng)的使用大大提高的工作效率，而且信息化是企業(yè)精簡機(jī)構(gòu)的重要手段，同時也是一個單位現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。

（三）檔案管理信息化必須要立足實(shí)踐

檔案管理工作必須要立足單位發(fā)展的實(shí)際，不可照搬其他單位的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，目前我們的檔案管理已經(jīng)有不少的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們在對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的同時，必須要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，以自身為主，找到自身發(fā)展的不足，不可以隨便引用別的部門的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，雖然要不斷的借鑒，但是要做到以我為主，為我所用。

（四）公安系統(tǒng)的檔案的管理必須要發(fā)揮人的作用

1.公安系統(tǒng)的主體是廣大干警，我們必須要發(fā)揮干警的主體作用，因?yàn)闄n案工作需要全體警員的參與，并不只是檔案管理工作者的事情，在我們公安系統(tǒng)單位中可以通過舉辦各種形式的活動，充分調(diào)動全體警員的參與程度，發(fā)揮人的創(chuàng)造性，推動公安部門工作的順利開展。

2.領(lǐng)導(dǎo)人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)帶頭示范作用，給所有警員樹立榜樣作用，嚴(yán)格規(guī)范自身行為，以身作則，自己主動參與檔案管理工作，同時要做到責(zé)任到人，落實(shí)責(zé)任制，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)其有序進(jìn)行，從而推動公安部門自身有計(jì)劃的、科學(xué)的發(fā)展。

三、總結(jié)

信息化高速發(fā)展，檔案管理信息化既是順應(yīng)時代的具體表現(xiàn)，同時也是促進(jìn)自身發(fā)展的重要手段。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部體制在不斷的改革深化，而且國家的投資力度不斷的加大，再加上單位自身內(nèi)部的不斷調(diào)整，由于檔案對于單位發(fā)展具有不可言喻的重要性，而且我們必須正視我們目前存在的問題，現(xiàn)實(shí)的困難要求我們必須要迎難而上，不斷的改變思路，創(chuàng)新發(fā)展模式，不斷推進(jìn)改革，促使我們在新時期可以與時俱進(jìn)，為社會發(fā)展、時代進(jìn)步貢獻(xiàn)自身力量

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