企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考

唐璽

摘 要：企業(yè)檔案的信息化建設作為企業(yè)實現(xiàn)信息化中不可或缺的一部分，對提高企業(yè)檔案的管理效率、發(fā)掘檔案潛在價值有著重要的影響。然而現(xiàn)在的企業(yè)檔案信息化建設中，仍然存在各種各樣的問題，這便需要企業(yè)領導人對檔案的信息化建設進行深層次的探索，以提高企業(yè)檔案的信息化管理，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案；檔案信息化；建設

自我國加入世貿(mào)組織以來，經(jīng)濟得到了快速的發(fā)展，市場競爭也越發(fā)的激烈，企業(yè)的生存和發(fā)展正面臨著國際化市場和高科技時代的巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理中的一項基本工作，面臨著現(xiàn)代市場所帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案工作在發(fā)展過程中需要適應市場經(jīng)濟的發(fā)展，提高自身的管理水平，以高質(zhì)量的檔案服務來促進企業(yè)的發(fā)展。

1.企業(yè)檔案實行信息化建設的意義

1.1有利于塑造企業(yè)文化

企業(yè)信息化建設是對企業(yè)信息資源的整理與分析，對企業(yè)的文化塑造有著積極的影響。檔案信息化可以真實的記錄企業(yè)運行的細節(jié)，并對其進行歸納和整理，有助于企業(yè)工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中出現(xiàn)的問題和優(yōu)勢，其優(yōu)勢部分通過整理便可作為企業(yè)文化的一部分。

1.2有利于企業(yè)市場競爭力的提高

企業(yè)檔案信息化建設的目的是為了適應企業(yè)的信息化發(fā)展，使企業(yè)檔案信息能夠更好地為企業(yè)的生產(chǎn)和管理進行服務。企業(yè)檔案信息是企業(yè)重要資料的主要匯集之地，它能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門的運行情況進行實際檢測，并能夠以企業(yè)全局為出發(fā)點，幫助企業(yè)領導者做出正確的決策。企業(yè)檔案部門要想做好企業(yè)信息的收集、整理和開發(fā)利用，就必須及時改進服務策略，努力提高服務的質(zhì)量。企業(yè)檔案的信息化建設以促進企業(yè)科技創(chuàng)新為中心，運用各種方式對企業(yè)內(nèi)外的信息進行廣發(fā)且深層的挖掘，將被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨M而增強對企業(yè)檔案資源的利用。除此，企業(yè)檔案信息化的建設還能夠為企業(yè)的技術部門提供有利的支持，提高企業(yè)的市場競爭力，促進企業(yè)的發(fā)展。

1.3促使企業(yè)內(nèi)部工作的高效運轉

檔案的信息化建設不僅能夠提高檔案部門的工作效率，還能夠節(jié)約其他部門進行檔案借閱的時間。如企業(yè)數(shù)字檔案的信息化建設可以令檔案工作人員隨時對各個數(shù)據(jù)與報表進行統(tǒng)計打印，在檔案業(yè)務中實現(xiàn)辦公自動化。各部門人員在借閱檔案時可提前在軟件上進行留言，檔案工作人員在接到留言后快速進行檢索，然后將電子檔案發(fā)送給該部門，這樣一來便能夠避免工作人員在部門之間的來回奔波，大大節(jié)省了借閱檔案的時間，進而促進了企業(yè)內(nèi)部工作的高效運轉。

2.目前企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

2.1企業(yè)對檔案信息化的建設不夠重視

大部分的企業(yè)往往容易忽視對企業(yè)檔案的管理，致使企業(yè)的檔案管理缺乏應有的設備和技術支撐，企業(yè)檔案網(wǎng)站在建設的質(zhì)量上也存有良莠不齊的現(xiàn)象。如何更好的實現(xiàn)資源共享是一個企業(yè)必須認真思考的問題。同時，如何對企業(yè)信息化資源進行有效的利用，又是眾多企業(yè)在檔案建設中共同面臨的難題。

2.2缺乏相關標準和科學規(guī)范

有的企業(yè)的檔案信息化建設時缺乏相應的標準和科學的規(guī)劃，而影響了其他企業(yè)對檔案信息化的建設。由多個部分組成的檔案信息化在進行建設時，必須要有相應的建設規(guī)范和統(tǒng)一的建設標準。國家對此也制定出了規(guī)定，如在2009年頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中就對檔案性信息化的原則和目標、載體檔案的數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡化服務于管理等方面做出了相關規(guī)定。然而大部分企業(yè)在檔案實施信息化建設時都沒有做到以上原則，致使在實踐中，工作的效率低下，工作人員缺乏應有的積極性，進而影響了預期目標的實現(xiàn)。

2.3檔案信息化成果的利用率較低

提高檔案資源的利用率是企業(yè)檔案信息化建設的主要目的之一，但是，有些企業(yè)的檔案信息化建設卻背離了這一目的。部分企業(yè)在進行檔案的信息化建設時，過于注重對信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的建設，而忽略了對其資源的有效利用，大大降低了信息化資源的錄用率，令檔案信息化建設在企業(yè)發(fā)展服務中的優(yōu)勢遭到了埋沒。

3.加強企業(yè)信息化建設的有效措施

3.1加強檔案信息化管理平臺的統(tǒng)一規(guī)范

企業(yè)檔案信息化在建設時要做到整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理。在進行管理時，要對信息采集的標準、應用軟件的要求等制定統(tǒng)一的標準，實現(xiàn)對檔案信息化平臺的規(guī)范管理。這樣不僅保證了數(shù)據(jù)在采集過程中的及時性與完整性，還確保了采集到的數(shù)據(jù)的真實有效。

3.2堅持檔案信息化建設為企業(yè)服務的宗旨

堅持為企業(yè)服務既是檔案工作的出發(fā)點，也是其落腳點。企業(yè)的檔案信息化建設要以圍繞企業(yè)的各項工作而進行有效的開展。企業(yè)在進行信息化建設時要結合企業(yè)自身的實際情況，選擇影響范圍廣、利用效率高和重點突出的檔案資源進行優(yōu)先數(shù)據(jù)化。在對已經(jīng)數(shù)據(jù)化的信息要加以宣傳，以提升檔案資源的利用率；同時還要及時收集各部門利用資源后的反饋信息，促使網(wǎng)絡服務系統(tǒng)的不斷完善，以便為企業(yè)提供更好的信息資源服務。

3.3加強對信息化建設人才的引進與培養(yǎng)

企業(yè)的檔案信息化離不開信息技術人才的建設與管理。然而現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理中極度缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，極大的影響了企業(yè)檔案的信息化建設，也使企業(yè)的信息化設備難以發(fā)揮出應有的功效。因此，企業(yè)需要加強對信息化技術人才的引進與培養(yǎng)，進而完善檔案管理的體制，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的可持續(xù)發(fā)展。

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