淺談如何提高辦公室工作效率

徐凌

辦公室作為上傳下達的機構、內外接待的窗口，縱觀工作特點，始終體現出既具體又瑣碎、既單調又重復的特點，因此，如何注重細節和工作人員素質，提高辦公室的工作水平和工作效率就成為管理工作中的重中之重。

一、辦公室工作效率不高的原因及表現

一是淡化細節觀念，降低工作效率。辦公室工作無論是文件精神的上傳下達，還是單位活動的貫徹落實都是為企業開展經營管理活動提供服務的，只有做到事無巨細才能有效的保證各項工作的開展。比如傳達公司下發的通知文件需反饋學習心得，卻沒有表明具體上交的時間等，這些看似細微的地方卻影響了員工對該項工作的理解力，這也就直接導致了開展工作不及時、落實情況不到位、收集信息不準確等問題的存在，而再次就問題進行解釋工作效率大打折扣。

二是忽略細節管理，影響領導決策力。辦公室工作作為上下級開展工作的紐帶，既要做到正確、及時傳達領導的決策，更要快捷、準確的收集開展工作時的相關信息。比如在各類評優選先工作開展過程中，如果出現了張冠李戴的情況，并將錯誤的信息匯報給領導，就會影響到領導對真實情況的掌握，甚至可能產生下步工作安排錯誤，工作繞彎子的現象。

三是缺乏細節意識，破壞企業形象。辦公室工作經常直接面對員工的需求，因此，能否高效快捷解決領導和同事的問題，是決定個人能否將服務理念落到實處的最好體現。比如給員工辦理相關工作手續時，如果沒有把辦理要求和細節給員工講清楚，員工會在多個部門反復跑腿，既破壞了部門形象，也為日后工作有效開展加大難度。

四是遺漏細節模式，加大管理難度。辦公室工作與相關職能科室之間彼此關聯，雖是獨立卻不脫節的關系。因此，在辦公室人員的分配過程中，即使是細小的職能劃分也應做好安排。一旦工作中出現死角、盲角、無人負責的現象，推諉塞責必將造成管理混亂的局面。

二、提高辦公室工作效率的對策

辦公室工作的特點，需要工作人員牢固樹立“以小事為重”的思想，始終要保持高度負責的工作態度，從細微處入手，踏踏實實的把小事做細、做好。

一是創新服務機制，體現辦公管理職能。辦公室工作應從完善、規范和細化各項工作流程、標準入手，制定相關制度和保障措施來解決或處理好制約工作效率中的“瓶頸”問題。比如、對一些變化不大、重復性很強的工作，我們可以采取模塊化管理方式，構造沒有變化的單一性操作流程，以規范的操作模式來減少工作中的疏漏。從而使辦公室成員都能做到對自己的工作內容心中有數，并有計劃地安排好自己的工作程序。

二是加強綜合素質，提高自身工作水平。辦公室工作人員不僅要具備較強的工作能力，還要不斷提高自身的政治理論素質。一是要從提高自身素質上下功夫。許多人不屑于或疏于小事的細節，從而形成在實際工作中，大事不會做，小事做不來的局面。要努力克服心浮氣躁、急于求成、粗心大意的弱點，樹立“以小事為重”的思想，將“重視細節、把小事做細”逐漸培養成一種習慣，踏踏實實把小事做細、做好。二是要在執行力上狠下功夫，努力克服執行不力、落實不嚴的現象，以絕對的執行和落實來保證把每項工作做細、做實、做好。同時，我們也要牢固樹立質量效益理念，認清“未增值的工作就是浪費”。因為只有真正理解了領導的意圖并嚴格按照要求執行才能取得高效的工作成績，即做“正確的事”才有正確的結果。三是注意培養每個工作人員的協調能力、溝通能力，扎扎實實提高每一個人的素質，那么辦公室的整體素質將會提高一大步。

三是加強團隊意識，發揮企業協作精神。在同一個部門工作，主要工作的程序和方法大家都會，只有細節體現水平。而細節不僅是個人需要注意的問題，更是一個團隊需要重視的問題。團隊的協同努力比個人的單獨奮斗更有利于組織目標的實現。要充分調動每個人的積極性、求得思想上的統一，以形成一個同舟共濟、開拓進取、拼搏向上的團隊。由于人員性格、閱歷和分工不同，在工作中難免會出現矛盾和不協調的現象，這就要求我們辦公室的每個成員都要善于站在全局的高度，充分發揚民主，廣泛聽取不同意見，搞好團結，增加凝聚力和向心力，發揮好整體功能。在具體工作中，在管理的一些細節問題上，要遇事多商量，多通氣，自覺做到“內圖同心協力，外謀合作支持”，努力彈好內部“協奏曲”。

四是加強內部溝通，有效利用各類資源。辦公室工作無小事，方方面面的工作都不容忽視，一點點的紕漏和閃失都容易影響到辦公室的整體工作，甚至會影響到企業的正常生產經營活動。但是，每個人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做的圓滿，那也是不切實際的。而且不容忽視的是，我們也會因為某些客觀原因將工作進行“二傳手”，同時，領導在安排工作時也可能事先進行了分解，這些可能發生的情況都會改變工作進展程度及實施力度。所以，辦公室的各項工作更應確保加強溝通與協調。只有每一個辦公室成員，積極主動的開展工作，從大局上著眼，從細節上入手，做好協調，才能贏得工作的主動權。

五是善于工作總結，創新管理模式。提高辦公室工作效率，首先要強調對工作全局的把握，要注重創新管理與服務意識的關系、工作效率與磨蹭拖拉的關系、全面和重點的關系。每項工作的開展雖然是相同的工作團隊、相同的服務對象，但因為具體實施所存在的差異性，就要求我們對工作的方方面面善于總結歸納。并且在總結的基礎上，進行理順并創新分工模式和管理模式，最大程度的調動人員積極性，發揮創造力。

在當今競爭激烈的社會中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有腳踏實地地從小事做起，從點滴做起，注重工作中的每一個細節，以認真的態度做好崗位上的每一件小事，以高度的責任心對待工作中的每一個細節，才能在平凡的崗位上創造出最大的價值。因為沒有細節就不可能干好辦公室工作，沒有細節就不可能鑄造輝煌。