疾控中心業務檔案兩級管理模式研究

文/保定市疾病預防控制中心 顏彭麗

疾控中心業務檔案兩級管理模式研究

文/保定市疾病預防控制中心 顏彭麗

【摘要】疾控中心在劃清中心和所管理范圍的前提下，通過建立切實可行的業務檔案管理制度；建立健全業務檔案工作網絡體系；加強對所級檔案管理人員的業務培訓；堅持兩結合原則，推行檔案管理責任制，開展業務檔案的兩級管理,可以有效提高業務工作水平、促進檔案管理工作的高效開展。

【關鍵詞】疾控中心；業務檔案；兩級管理

疾控中心業務檔案是疾控工作者長期積累、歸檔管理、科學研究而保留形成的，對開展疫情預測預報、流行病學調查和保障公共衛生安全方面，具有重要意義。疾控中心業務檔案兩級管理能有效提高業務工作水平、促進檔案管理工作的高效開展。

一、基本內涵

（一）疾控中心業務檔案。疾控中心業務檔案是指疾控中心進行疾病控制與管理、衛生監測而開展的計劃免疫、法定傳染病或地方病監測、防疫和監督、健康衛生教育等工作的工作記錄和報告結果。

（二）疾控中心業務檔案兩級管理模式。疾控中心業務檔案兩級管理模式：是指疾控中心開展疾病控制業務形成的技術檔案的管理工作由中心和所兩級部門，在疾控中心綜合檔案室的統一監督指導下進行分級管理的檔案管理模式。

二、管理范圍

（一）中心檔案管理范圍。一是突發公共衛生事件資料：包括疫情爆發、重大事件、中毒調查的調查報告、現場調查記錄和年度總結等資料。二是重點業務資料：包括疫情流行病學調查；疫情流行趨勢預測；常見病、慢性病、法定傳染病和地方病等疾病的防治方案及總結、衛生監測總結以及各項工作的統計月報、年報等綜合性報告資料。三是專題調查資料：包括調查設計、調查報告及總結和相關統計資料。四是業務工作研究檔案：包括業務工作相關法規、規章、標準與技術方法（具體包括編制說明、驗證報告、研究報告）等資料。五是省級以上刊物發表的業務論文。

（二）所管檔案范圍。一是常規業務資料：包括常規檢測記錄、小結、報告；經常性衛生檢查、抽查資料和控制結果；病理檢驗與化驗報告等相關資料。二是常規公共衛生事件資料：包括一般疫情、食物中毒、污染事故的處理材料、結果和檢驗報告等相關資料。三是一般衛生監測健康資料：包括健康因素危害監測資料（檢驗單）、從業人員體檢資料（體檢表）、衛生知識培訓資料(培訓教材、培訓計劃、培訓工作總結)等相關資料。

三、實施方法

（一）建立健全業務檔案工作網絡體系。由疾控中心主管領導牽頭、各所領導參與，積極建立健全中心業務檔案工作網絡體系；制定業務檔案工作總體規劃、協調部門關系、解決兩級管理中的各種實際困難；中心綜合檔案室負責各所檔案管理工作的監督檢查和指導工作。

（二）建立切實可行的業務檔案管理制度。首先，在深入了解各所主要業務活動領域和職能的前提下，緊密結合《國家疾病控制規范》業務活動形成材料范圍的規定，有針對性地開展中心檔案室業務檔案歸檔范圍的確定工作。其次，各所應針對本所業務實情，提出本所立卷標準、確保所級檔案立卷規范。最后，必須嚴格規范各級檔案的保管利用，嚴禁任何人以任何理由將業務檔案據為己有。

（三）加強對所級檔案管理人員的業務培訓。所級檔案管理人員多是兼職開展業務檔案的管理工作；相對缺乏檔案管理的專業知識，亟需業務培訓；中心綜合檔案管理部門應定期加強所級檔案管理人員的業務知識繼續教育，尤其是立卷和編目領域專業培訓亟待加強。

（四）堅持兩結合原則，推行檔案管理責任制。在業務檔案立卷歸檔相應考核指標確立的前提下，推行檔案管理責任制，必須堅持定期考核與年終考核相結合；業績評價與經濟責任相結合的兩結合原則。

四、指導意義

（一）業務檔案兩級管理，可促進業務工作的全面提高。

業務檔案兩級管理，使中心業務人員能夠在占有大量所級常規監測資料的基礎上，開展科學研究和醫學統計分析，提供高質量、高規格的綜合性業務報告；有效杜絕干工作只停留在一般性工作小結的陳規舊習現象發生；有利于參與省級、部級、國家級疾控信息交流，從而有效促進業務工作的全面提高。

（二）業務檔案兩級管理，可及時滿足疾控工作的日常需要。

疾控工作具有延續性的特點，監測點開展疾控監測，經常需要調查既往業務檔案；監測點變更也要求各疾控所隨時補充或注銷原有業務資料；業務檔案兩級管理，可及時滿足所級疾控工作的日常需要。

參考文獻：

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[2] 舒勤芬.疾控中心業務檔案中心和科室兩級管理模式探討[J].現代醫院，2006（11）.

[3] 宋少青，王月洲.衛生防疫業務檔案兩級管理模式[J].職業與健康，2007（17）.