綜合檔案室數字化管理的思考與對策

文/江蘇省鎮江市科學技術局 王燕

綜合檔案室數字化管理的思考與對策

文/江蘇省鎮江市科學技術局 王燕

【摘要】信息技術的發展使檔案管理的數字化提上日程，給檔案管理帶來了新的機遇和研究課題。本文介紹了檔案數字化管理的重要意義；目前我國檔案數字化中存在的困難和問題；進行檔案管理數字化建設的思考和對策。

【關鍵詞】綜合檔案室；數字化管理；思考與對策

一、綜合檔案室數字化管理的意義

（一）促進檔案管理的規范化和標準化。檔案管理的標準化與規范化，是一個系統而長期的工程。其中，檔案管理的數字化，是推動其標準化與規范化的有效途徑，是檔案管理工作的一次飛躍。檔案管理的數字化涉及到檔案管理的各個層面，要求將檔案管理的視角從計算機系統放眼到檔案管理事業的整體。現階段檔案管理的標準化和規范化程度仍較低，很多已實施檔案數字化管理的單位應用軟件繁雜、包容性差，極大地影響了檔案管理和利用水平。進一步加強綜合檔案室的數字化管理，有利于“倒逼”檔案管理的規范化和標準化。

（二）提高了檔案管理的工作效率和利用效益。檔案管理的數字化提高了檔案管理和利用的效率，可以促使檔案資源由封閉走向開放，從而實現科學管理、開發與應用。傳統的檔案管理以紙質媒介為主，保存在專門的檔案室里，導致查找和搜索不便，影響了檔案資源的開發和利用。基于計算機網絡的數字化檔案管理便于檔案的查找利用，用戶可以在任何時間和地點檢索查看，極大地提高了檔案信息的利用效率。數字化的檔案管理將過去實體形式的檔案室變成了現在的信息資源中心。

二、檔案管理數字化面臨的困難

（一）電子信息歸檔困難。現在很多單位中，辦公系統和檔案管理系統無法兼容，處于各自為政的狀態，這給電子信息的歸檔造成了困難。不少單位利用的信息化辦公系統，是由單位自主開發或委托第三方研發的，而單位使用的檔案管理系統則大多是國家檔案部門為了實現檔案管理的規范化和資源全面共享設計的專門檔案管理軟件。由于軟件開發單位不同、工具不同、系統不同、架構不同、格式不同等原因，在辦公軟件和檔案管理軟件之間常常無法實現數據轉換和信息共享，造成電子文件歸檔比較困難，需要重新對存檔的內容進行收集和錄入，造成人力資源的浪費。

（二）“無差別”雙套保存造成浪費。在很多單位中，檔案管理沒有進行有效地分類和鑒別，全部實行電子檔案和紙質檔案同時保存，這種“無差別”的電子文檔和紙質文檔雙套保存通常造成了較大的資源浪費。在一些單位的辦公系統中，各部門人員通過網絡上傳生成辦公文件，其中很多日常文件只需電子存檔就夠了，僅有少部分重要文檔才需紙質留存。但常常在電子文件上傳后，檔案部門又“不分青紅皂白”將其逐一打印做成紙質文件進行保存。這樣，很多內容相同的文件重復保存兩次，浪費了不少人力物力。

（三）電子檔案存在安全性風險。電子檔案具有不安全性，造成電子檔案在管理和長期保存上的困難。電子檔案具有諸多優點，比如存檔方便、傳遞迅速、占用空間小等，但是它也存在致命的缺點，就是存在安全性風險。電子檔案極大地依賴軟件和硬件設備，不能直接讀取，如果軟件或硬件老化損壞，或受到病毒侵害，或因新舊系統數據格式不兼容，都會造成數據的丟失。

（四）電子檔案利用率仍較低。雖然很多單位早就推行了信息化辦公，但是多數單位并不重視檔案管理的數字化，而是習慣性地沿用傳統管理模式。很多單位仍由人工負責檔案信息的查詢和借閱，在這個過程中，計算機只用來錄入、編輯和打印相關的借閱記錄，讓投入大量資金配置的檔案信息化設備變成了“高檔的打印機”。人們習慣性地利用實體檔案，不重視對網絡資料的利用，這樣不但造成了人力物力的浪費，而且數字化檔案也沒有得到充分的利用，這也是一種浪費。

三、實現檔案管理數字化的思考和實踐

（一）加強辦公系統和檔案管理系統的兼容。單位在新開發配置辦公信息系統或檔案管理信息系統時，應統籌考慮二者之間的相互銜接，在設計時采用統一的軟件架構、數據格式和運轉流程，從根本上確保辦公信息系統與檔案管理信息系統之間能實現無縫對接。對于已經建成的辦公系統和檔案管理系統，應加快升級改造，或開發相應的數據轉換模塊，從而實現兩個系統的相互銜接和兼容。

（二）完善檔案數字化管理的安全規范。由于檔案是一種特殊的信息資源，有的可以公開，有的需要保密，有的需要長期保存，因此做好數字檔案的安全管理十分重要。數字化檔案的安全首先是信息安全，這就需要在檔案管理時制定完善的管理制度，對文檔的分級分類、保密鑒定、歸檔要求和保管期限等進行詳細界定。通過完善的制度，確保檔案數字化管理有法可依、有章可循。

數字化檔案的安全還包括硬件和軟件的安全。在硬件安全上，應配置專門的檔案管理硬件系統，選用高質量檔案存儲載體，為數字檔案的長久保存提供條件；在軟件安全上，應實行完善的分級權限和密碼管理，禁止存儲介質混用帶來病毒入侵的風險，配置必要的防火墻、殺毒軟件和雙工備份系統等，并定期做好系統維護和升級。

（三）抓好檔案數據庫建設。當前，我國的檔案數字化管理還處在由紙質文件向數字化過渡的階段，要順

（四）培養專業的數字化檔案管理人員。目前我們正處于知識和信息大爆炸的時代，檔案管理由傳統勞動密集型工作轉變為基于信息技術的知識密集型工作。形勢的變化，要求檔案管理者擁有足夠的專業知識和分析能力，能夠準確把握具有專業性質的檔案資料，有效地進行分類管理；同時，要求檔案管理者具備較高的綜合素質和信息操作能力，能夠根據使用要求，在海量數據中及時篩選提供正確的檔案數據和資料。因此，各單位要重視電子檔案管理知識培訓，大力培養數字化管理專業檔案人才，從而推動檔案管理從傳統模式加快向數字化模式轉變。

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