政府檔案檢查及驗(yàn)收工作應(yīng)注意的事項(xiàng)

文/廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局 羅韶香

政府檔案檢查及驗(yàn)收工作應(yīng)注意的事項(xiàng)

文/廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局 羅韶香

【摘要】檔案檢查及驗(yàn)收工作的好壞，直接影響著政府檔案管理工作的質(zhì)量，影響著檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的開(kāi)展。本文敘述了政府檔案管理的重要作用，并提出了做好政府檔案檢查及驗(yàn)收工作應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)，旨在以此來(lái)優(yōu)化政府檔案儲(chǔ)存信息，進(jìn)而促進(jìn)政府檔案管理質(zhì)量的提高，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

【關(guān)鍵詞】政府檔案；檢查及驗(yàn)收工作；措施

政府檔案作為記錄社會(huì)發(fā)展信息的重要載體，在保證政府履行自身職責(zé)以及工作決策的切實(shí)性上發(fā)揮了重要的作用。但由于社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的加快以及改革開(kāi)放決策的深入人心，政府檔案的檢查及驗(yàn)收工作采取的措施逐漸無(wú)法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，面臨著嚴(yán)峻的管理挑戰(zhàn)。基于此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就政府檔案管理的重要作用以及做好政府檔案檢查及驗(yàn)收工作應(yīng)注意的事項(xiàng)提出以下的分析與探討。

一、政府檔案管理的重要作用分析

（一）政府檔案管理能夠促進(jìn)政府權(quán)威的樹(shù)立。對(duì)政府檔案進(jìn)行有效科學(xué)的管理能夠促進(jìn)政府權(quán)威的樹(shù)立。現(xiàn)階段，政府檔案正朝著信息化的方向發(fā)展與管理，信息的記錄可以反映出政府的所作所為以及政府對(duì)社會(huì)事務(wù)的決策與管理，它是政府為人民服務(wù)原則的體現(xiàn)，并且能夠方便人民群眾對(duì)政府事務(wù)的監(jiān)督，發(fā)揮主人翁的作用。同時(shí)政府檔案是實(shí)現(xiàn)政府民主與科學(xué)決策的關(guān)鍵，促進(jìn)政府自身更好地發(fā)揮其職能。

（二）政府檔案能保證人民群眾知情權(quán)的運(yùn)用。我國(guó)是社會(huì)主義國(guó)家，國(guó)家的一切都是為了人民，人民作為國(guó)家的主人，在社會(huì)的發(fā)展與建設(shè)中擁有著諸多義務(wù)與權(quán)力。而對(duì)政府檔案的管理能夠使得人民群眾的知情權(quán)更好地實(shí)行。通過(guò)政府檔案管理，人們不僅可以方便快捷地了解政府的信息資料，保證政府職能的實(shí)現(xiàn)，還可以促進(jìn)人民群眾參與行政管理，使政府做到科學(xué)民主決策。

（三）政府檔案的管理能制約權(quán)力，預(yù)防腐敗。目前，政府檔案的信息化管理能夠使得人民群眾更為準(zhǔn)確地了解政府部門(mén)的活動(dòng)。將政府部門(mén)的決策以及工作情況都納入檔案中，在方便人民閱讀考察的基礎(chǔ)上，可以吸引人民群眾更好地建言獻(xiàn)策，及時(shí)改正政府部門(mén)的決策失誤，讓政府的權(quán)力在陽(yáng)光下進(jìn)行，為我國(guó)法治社會(huì)的建設(shè)提供保障。

二、做好政府檔案檢查及驗(yàn)收工作應(yīng)注意的事項(xiàng)

（一）政府應(yīng)建立好接收檔案的檢查驗(yàn)收制度。政府檔案在檢查及驗(yàn)收時(shí)，需要按照政府檔案管理部門(mén)所制定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行。有效的規(guī)章制度是對(duì)政府檔案管理人員在工作時(shí)言行舉止的一種約束和規(guī)范，也能更好地保障政府檔案檢查及驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行，把握好政府檔案的質(zhì)量關(guān)。在政府檔案的檢查及驗(yàn)收工作過(guò)程中，如果沒(méi)有科學(xué)有效的規(guī)章制度進(jìn)行參考，極有可能會(huì)使政府檔案的檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)因人、因事、因情況而定，沒(méi)有合法的依據(jù)。

（二）政府應(yīng)制定好檔案質(zhì)量檢查驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。在檢查驗(yàn)收工作中，有一個(gè)合理科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，可以使得政府檔案管理的工作人員明確自己檢查驗(yàn)收的目標(biāo)，重視標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地做好檔案檢查及驗(yàn)收工作。若沒(méi)有檢查驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)使得政府檔案管理的工作人員在檢查驗(yàn)收檔案時(shí)，無(wú)所適從，不知道從何下手，如何定位。而政府檔案檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的制定，應(yīng)將國(guó)家規(guī)定的各類檔案的規(guī)范要求及政府的實(shí)際情況相結(jié)合，制定出切合實(shí)際、便于操作的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（三）政府檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)案卷質(zhì)量偏差進(jìn)行反饋。政府檔案管理的工作人員在檢查驗(yàn)收檔案時(shí)，當(dāng)檢查出檔案存在質(zhì)量偏差時(shí)，應(yīng)及時(shí)將質(zhì)量偏差反饋給立卷部門(mén)，讓立卷部門(mén)進(jìn)行及時(shí)修改。為了提高工作質(zhì)量及效率，檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)存在質(zhì)量偏差的檔案進(jìn)行登記，標(biāo)明出現(xiàn)偏差的詳細(xì)細(xì)節(jié)，從而方便立卷部門(mén)進(jìn)行糾正。同時(shí)，要將質(zhì)量偏差反饋給檔案收集、立卷人員，讓其進(jìn)一步加強(qiáng)工作能力，盡量減少在立卷過(guò)程中的失誤，提高工作效率，最終實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案質(zhì)量的目的。

（四）政府應(yīng)增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。身為一名檔案管理的工作人員，需要樹(shù)立起強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感及歷史責(zé)任感，因?yàn)椋畽n案的檢查及驗(yàn)收工作是一項(xiàng)需要花時(shí)間、費(fèi)精力的工作，要求工作人員注意力集中，能夠做到一絲不茍。若沒(méi)有工作的責(zé)任心，將會(huì)把檔案的檢查與驗(yàn)收視為負(fù)擔(dān)，無(wú)法認(rèn)真仔細(xì)地工作。為了增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作責(zé)任心，政府部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的思想政治教育，促進(jìn)工作人員樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，從而保證檔案的檢查驗(yàn)收工作順利、有序且持久地開(kāi)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好政府檔案的檢查及驗(yàn)收工作是加強(qiáng)檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。而在對(duì)政府檔案的檢查驗(yàn)收時(shí)，需要建立好接收檔案的檢查驗(yàn)收制度，制定好檔案質(zhì)量檢查驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)案卷質(zhì)量偏差進(jìn)行及時(shí)反饋，并增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率進(jìn)行，才能更好地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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