試論檔案資料管理存在的問題及對策

文/云南省昭通市檔案館 夏會

試論檔案資料管理存在的問題及對策

文/云南省昭通市檔案館 夏會

【摘要】當前檔案資料管理中還存在著一系列的問題，嚴重影響了檔案資料管理的水平。基于此，本文首先分析了當前檔案資料管理存在的問題，然后再根據實際問題提出相應的解決對策。

【關鍵詞】檔案資料；管理；對策

檔案資料管理的準確性、保密性和完整性，關系著個人、企業和國家的可持續發展，所以需要不斷強化檔案資料管理，有效提升檔案資料管理水平，以便更好地為個人、企業和國家發展服務。

一、當前檔案資料管理存在的問題

（一）仍然采用傳統的檔案管理模式，工作效率低下。目前，由于檔案館管理人員的業務素質較低，在檔案管理過程中仍然采用傳統的管理模式。隨著社會不斷發展，傳統的檔案管理模式已經不適應新環境發展的需要，比如說檔案管理者計算機的應用水平還比較低，這樣則嚴重制約著檔案管理的工作效率；一些不規范的操作流程也嚴重影響著檔案管理質量。由于檔案管理涉及的單位較多，檔案工作的標準也沒有統一界定，這就造成了檔案在歸檔的過程中出現質量和內容不統一的現象，正是這些現象給檔案館增加了壓力。

（二）檔案管理缺乏科學和系統性，檔案資料利用率低。目前，在一些檔案資料管理過程中，大部分檔案管理人員對檔案資料管理的重要性認識不到位，缺乏科學和系統的管理規定，從而無法將檔案管理職責落實到個人，嚴重影響了檔案管理的水平。同時，當前檔案館工作人員流動性較大，這樣很容易造成檔案資料歸檔不清楚，甚至出現丟失的現象，嚴重影響了檔案資料的利用率。

（三）檔案資料管理保密性較低，影響了檔案資源的共享。在當前檔案管理過程中，其資料管理形式不固定，這樣便直接降低了檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時，電子檔案資料信息被人們惡意改動的可能性比紙質檔案資料管理的可能性要大，從而導致電子信息化檔案管理人員很難察覺到文書檔案管理資料內容的變化現象。同時，檔案信息在收集的過程中來源于不同的單位，這就需要檔案管理人員分別對信息進行統計，這樣在統計的過程中便會影響到檔案資料的保密性。然而，如果為了確保檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會在一定程度上影響到檔案信息的利用效率。

二、完善檔案資料管理的對策

（一）加強檔案信息化管理技術建設，促使檔案管理更加準確。在現代社會經濟快速提高的背景下，越來越多的人們認識到了檔案管理資料利用的重要性，從而推動了檔案管理工作的發展。同時，在現代信息技術快速發展的背景下，可以適當增加信息化檔案管理資源的投入，加強檔案管理基礎設施建設，切實做好檔案管理的基礎工作。其中主要從以下幾個方面入手：其一是改善檔案庫房條件，加強對檔案進行合理的分類和處理。其二是如配備圖文影像掃描、數字音像制作系統、數據庫服務器、微縮系統等，充實信息化檔案管理的硬件建設。其三是各個檔案管理部門應該根據自身的實際情況，建立健全檔案管理工作體系，在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面建立檔案資源管理的先進信息技術，在檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各個環節加強有效管理，促使檔案信息管理能夠更加規范科學。

（二）深入認識檔案管理的重要性，不斷創新檔案管理理念。在社會快速發展的背景下，檔案堅持實行規范化管理便成為了非常重要的內容。因此，作為檔案管理工作人員需要深化認識檔案管理的重要性，同時，各個檔案管理單位應該根據檔案管理工作各個方面的實際情況，不斷創新檔案管理理念。實行統一的分類標準和立卷整理方法進行檔案管理，為檔案管理資料的安全性奠定較強的基礎。同時，檔案管理人員應該不斷創新檔案管理理念，采用先進的檔案管理理念來應對新形勢下檔案管理工作中出現的問題，從而有效提高檔案管理工作水平。

（三）制定科學合理的管理機制，提高工作人員的工作積極性。在當前檔案的管理過程中，管理水平的提升不僅需要人力、物力方面的支持，同時還需要科學合理的管理機制作保障。在當前檔案管理工作逐漸實現自動化和信息化的環境下，同時也對檔案管理工作的效率性和準確性提出了更高的要求。在檔案管理的過程中，科學合理的管理機制是做好檔案管理的重要保障。在通常情況下，大部分檔案管理工作人員認為自身的責任就是檔案資料的搜集和整理，就算領導提出了要求，也是被動地完成任務，很少對檔案管理的工作方式進行研究和創新。因此，檔案管理單位應該根據實際情況，構建科學的檔案管理機制，有效提高相關工作人員的工作積極性。同時，通過應用管理機制來提高工作人員的工作責任心，讓其全身心地投入到檔案管理工作中。其中可以通過以下幾種方式：選評先進的檔案管理工作人員、檔案管理考核成績與工資待遇有效結合起來等。因此，要想完善檔案管理機制，還需要加強檔案管理內部之間的聯系，以便檔案信息更好地為社會的發展服務。

參考文獻：

[1] 張欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014(1)：108~109.

[2] 田慧.提升檔案管理服務社會能力初探[J].管理學家：學術版，2014(6)：2~2.