專業技術電子檔案系統的構建、管理與利用

徐 淳

專業技術電子檔案系統的構建、管理與利用

徐 淳

專業技術電子檔案系統是現代化醫院管理的必要工具。主要包括個人基礎資料，科研、教學業績，年度考核，醫德醫風職業考評，職稱評審、聘任等模塊。通常由人力資源部牽頭，會同科研、教育、紀檢等部門采用日常和集中收集方式進行數據維護與更新。可有效提高檔案質量和利用率，為醫院管理和決策提供參考和依據。

專業技術檔案是醫院專業技術人員個人的經歷、學歷、思想品德、業務能力、科研教學、工作表現及獎懲等方面的原始記錄和真實反映。這些在長期的醫療實踐和科研教學活動中，形成并積累的大量技術資料從微觀上記載著每個專業技術人員各個時期業務發展的過程和德能勤績。宏觀上反映了醫院技術發展的過程和醫院整體醫療水平和科研教學能力。將這些材料以數字形態進行記錄，建立專業技術電子檔案（以下簡稱專技電子檔案）系統，將靜態的信息資源盤活，是現代化醫院管理的基礎，必將會大力促進醫院各項工作的開展，產生巨大的動態效應。

專技電子檔案建設的必要性

專技電子檔案建設是時代發展的必然需要。

電子信息技術的飛速發展，使得網絡和計算機等數據設備在醫院臨床工作以及醫學研究中的應用越來越受到重視。為滿足時代發展的需要，我國正努力建設現代化醫院，這就需要電子信息技術的廣泛應用和支撐。電子檔案系統的建設，是醫院邁向現代化的重要環節和必經之路，也是醫院向現代化發展的重要任務之一。

專技電子檔案建設是現代化管理的必要手段。

現代化管理需要有現代化的技術作為支撐，專技電子檔案建設是實現醫院現代化管理的必要手段。從目前我國醫院現代化管理水平來看，長期的傳統管理模式在醫院工作中根深蒂固。在醫療體系的改革創新中，管理模式的創新是面臨的緊迫問題。

專技電子檔案建設有利于加強專業技術人員隊伍培育，發現和培養人才，優化人力資源管理。

專技電子檔案集中反映了專業技術人員的學歷、職稱、成果、論文、論著、學術成果等方面的內容，是其技術水平、工作成果和辛勤工作的承認和體現。另一方面，通過專技電子檔案信息的統計和分析，也能夠及時掌握全院專業技術人員的學歷層次、業務工作能力、專業技術水平、科研教學等情況，有針對性的制定醫院人才培養、培訓規劃，建立合理的人才架構，促進人力資源管理的優化。專技電子檔案是人才的信息庫。通過專技電子檔案掌握每個專業技術人員的知識水平、技術成就、年度考核、工作業績、患者評價、醫德醫風等情況，為早期識別人才，進一步培養人才提供及時、全面、有效、真實、可靠的數據。

確定專技電子檔案的內容

專業技術人員個人基礎資料

專業技術人員姓名、性別、年齡、民族、學歷、政治面貌、編制、參加工作時間、來院工作時間、職稱職務、聘任情況、籍貫、手機、住址、工作經歷及社會關系等基礎數據，一般應與醫院人力資源系統相鏈接，確保信息的準確。

科研業績

包括論文發表、出版著作、課題立項、課題鑒定、科研獲獎、專利情況、社會兼職、榮譽稱號及學術稱號等內容（圖1）。

教學業績

由擔任導師情況、繼續教育項目、五年授課學時、教學課題立項、獲獎等部分組成。

年度考核模塊

包含個人部分和科室部分，結合單位實際制定具體操作流程（圖2）。

醫德醫風職業考評模塊

黨辦、服務調查中心、醫療安全辦等部門接收的表揚信、錦旗以及通過電話表揚、投訴、回訪，市長熱線等形式，將采集到的對臨床一線工作人員表揚、投訴信息，錄入“表揚管理”“投訴管理”系統，與員工即時見面（圖3）。多種途徑形成員工的醫德醫風考評檔案，為醫務工作者的臨床業務水平、工作態度等提供了可靠的佐證，成為員工評優、職稱職務晉升的重要參考依據。

職稱評審、聘任模塊

圖1　科研業績界面

提取上述模塊中數據，結合單位實際制訂操作流程，實現職稱評審、聘任以電子數據為主要依據，紙制材料為輔的評審模式，確保材料的真實可靠，保證職稱評審、聘任的公平、公開、公正。

圖2　年度考核主界面（含操作流程圖）

圖3　醫德醫風職業考評查詢界面

專技電子檔案系統的構建

醫院專技檔案具有專業技術性、成套性和動態性特點，其管理系統涉及部門多，資料繁雜且數量巨大。因此，在穩定、高效的后臺數據庫基礎上，用戶界面可采用友好的交互式多媒體網頁開放設計，便于信息的采集、甄別、管理與利用。該系統應具有可操作性、實用性強，數據準確，資料規范、完整，信息量大的特點。并能夠導出通用格式的數據表格，能夠進行數據的統計、分析并為后續功能的進一步延伸預留接口，便于實現相關管理目標的拓展。基本可實現信息準確、可靠的存儲、管理、查詢和利用，兼顧模糊與準確檢索模式以及時點查詢功能。這樣，通過專技電子檔案系統的構建，不僅能夠較好的實現多部門合作，信息的共享和流通，避免了重復勞動，還可為行政決策提供準確的信息支持，產生良好的社會效益。

專技電子檔案資料的收集

日常收集

專技電子檔案中個人基礎信息，應與醫院人力資源庫相鏈接，關鍵信息如參加工作時間、來院工作時間、出生年月、職稱職務、聘任情況等以人力資源庫指標為準，實現單向鏈接、實時更新，無法逆向改動。其他信息如籍貫、手機、住址、工作經歷及社會關系等開放給職工個人，發生變化隨時更新。

專業技術人員發表文章、著作、榮譽稱號等信息也可開放，由職工個人隨時向專技電子檔案系統上傳PDF版的材料。但需通過是否審核按鈕標識，由相關職能部門定期組織審核，確保檔案材料的真實、可靠。審核確認后鎖定字段。

黨辦、紀委、服務調查中心、醫療安全辦等部門，對本部門相關事宜即時錄入專技電子檔案系統。

集中收集

人力資源部、科研等部門每年至少一次，對職工新上傳的文章、著作等材料進行審核。科研、教育等部門定期對課題立項、鑒定、獲獎等項目，進行審核匯總，整理好數據統一導入專技電子檔案系統。

專技電子檔案系統的管理及利用

專技電子檔案系統可以與醫院人力資源庫統一管理，明確專人負責，由人力資源部為主要責任部門，會同科研、教育、紀檢監察、醫務等職能部門做好專技檔案系統的維護與更新工作。

專技電子檔案系統儲存量大，完整地記錄了專業技術人員的資歷、能力、業績和專業技術水平。可實現檢索、統計、匯編和打印自動化，根據需要做各種形式各種條件的查詢、統計、分析。既大大減輕了檔案工作者的勞動強度，又節省了時間成本，避免了人力、物力和財力的浪費，提高了工作效率和質量。

專技電子檔案系統能夠提供完整全面的信息，是技術知識和人才信息的特寫。建好、管好專技電子檔案，便于及時了解和掌握醫院專業技術人員的現有狀況，分析技術隊伍的專業結構，為選拔、使用、培養人才、職稱晉升、聘任等工作提供依據、憑證和參考。

下一步，我們還可以在此基礎上拓展其管理應用，如醫院績效考核管理系統的建設、科室、個人臨床工作量查詢統計系統、員工胸卡的制作等。使醫院其他行政管理部門也能直接從專技電子檔案系統受益。并以此為抓手，促進醫院管理更加規范、科學、先進，實現行政管理一體化、現代化。

總之，醫院專技電子檔案系統的建設和完善，反映了醫院管理水平的高低，是傳統醫院管理模式邁向現代化的重要標志。電子信息檔案具有定位準確、省時省力、管理便捷等一系列優勢，這也是醫院管理工作中的重要組成部分。加強專技電子檔案系統建設能夠幫助醫院更好的滿足今后信息時代發展的需要。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.17.016