檔案管理以及知識管理關系淺析

林楠

[摘 要]本文針對兩者關系展開進一步研究，對優化檔案工作以及知識管理，提升實踐工作水平，有重要的實踐意義。

[關鍵詞]檔案管理；知識管理；關系

1.前言

當前經濟建設持續發展，然而企業看重的主體卻仍舊是管理。同時，其只有實施有效管控，方能推動自身的創新發展。檔案管理工作中應用模式、管理體制、工作理念的更新改革為其重要的內容。而經濟發展推動現代科學技術的持續更新，因此在激烈市場競爭之中為獲取勝利企業唯有主動進取，應用現代科技手段以及有效的知識管理對策做綜合研究，注重知識管理分析，明確檔案管理以及知識管理內在關系，方能達到事半功倍的工作效果，實現可持續的全面發展。

2.檔案管理以及知識管理關系

檔案管理以及知識管理其具體對象相同，且工作目標以及管理流程極為相似，擁有一樣的管理技術手段。企業內部文件資料、文獻等統稱做檔案，而其基礎則為知識，也就是說知識為組成文件資料內容的核心關鍵。因此，檔案管理工作中一部分從屬為知識范疇，其管理流程同樣是知識管理環節。企業從事檔案管理目標在于為令檔案管理工作面向經營活動服務，并可為員工提供所需的檔案資料。而檔案呈現出一定的知識形態，其工作目標在于為整體社會提供優質服務。知識管理則可確保自身價值的最終實現，促進組織核心競爭力的全面提升。因此，企業從事知識管理工作階段中，應在適合的層面應用有效工作模式，方能令人們獲取到真正所需的知識信息，便于他們在實踐工作中可獲取到更好的幫助并設定良好的工作措施。

企業檔案管理由傳統層面來講劃分為六個環節，即接收以及征集信息、進行檔案資料整理、分析鑒定、安全保管、細致統計分析以及最終的應用服務。還有人增加了有關檔案檢索、信息編目、研究編輯等內容。知識則涵蓋七部分內容，即知識產生、匯總、存儲、加工處理、整理分析、評估研究以及應用。從中不難看出，由管理流程來講，兩者極為相似，管理對象體現了一定的分散性，均為了令管理對象更加集中，通過有效搜集存儲，使管理對象更加有序，并做好鑒定評價，令其更為優化，通過服務經營活動，凸顯功能價值。

3.檔案管理以及知識管理互相交融

知識管理工作對于檔案管理形成了良好的促進影響，同傳統檔案工作對比分析，不論內容或是形式均形成了明顯變化，具體成因可追溯到吸納借鑒知識管理相關元素，在工作領域以及服務價值上實現了廣泛挖掘以及深入發展。知識管理工作理念明確各類載體形態內容均可整合構成不一樣的知識，創建更完整的系統化知識資源庫，并倡導社會組織以及個人在從事檔案管理或是文件管理工作中開創、共享應用豐富知識，凸顯其功能價值。基于知識管理應用現代化信息技術手段，積極為用戶提供更豐富、深層次的知識以及信息服務，更新了以往檔案管理模式之中的滯后手段。在一定層面推動檔案管理工作職能形成變化。該類變化為從外至內、從淺到深、從物理管控向智能化管控發展的階段，并在于確?，F代社會記憶功能的全面完整性，為檔案管理的不斷創新提供了更優質的方式，并推動其實現持續發展。

檔案以及文件為各組織單位以及個人的核心知識資源，體現了極為重要的應用以及歷史價值。從組織層面來講，工作人員流動性會導致重要檔案信息的丟失，而員工個體之中包含的隱性知識內容則較難做好有效管控。為實現隱性知識轉化，需要利用文字、影像處理以及圖標方法進行并形成檔案。對于個人來講，從事各類社會活動以及研究學習階段中，重要成果以及情感訴求則會變化成為資料文件。組織單位以及個人在不斷的社會活動過程中形成經驗積累，這樣知識則會完成沉淀。而知識檔案資料之中包含的知識在應用階段中，還會形成新知識，產生更大價值。該類圖文信息利用檔案管理模式最終實現，為知識管理凝聚了更加豐富寶貴的知識資源。

4.檔案管理以及知識管理相輔相成

知識管理可令檔案工作職能全面完善，伴隨知識管理的不斷強化以及信息技術的廣泛應用，使檔案管理變成知識管理工作的核心構成內容，在知識管理規劃以及標準要求之下優化了檔案工作職能。令其從以往的實體管理轉變成知識管理，注重對檔案知識資源的研究開發以及實踐應用，完成檔案信息的智能化服務管理，令檔案知識實現全面共享。另外，也促進檔案員工角色的更新轉變，由以往的檔案保管員發展成為檔案知識的提供人、服務管理以及決策咨詢主體。

通過知識管理可完成檔案業務流程的全面再造，通過信息化檔案管理手段形成了豐富的電子文件。而對于電子文件資料的管理則促進檔案工作業務流程的更新再造。該流程涵蓋生成文件、應用歸檔、永久存儲以及銷毀文件的整體過程。新型業務流程利于強化檔案文件資料的知識管理，可提升各類業務工作服務能力，優化實踐工作效率。

5.結語

總之，知識管理以及檔案管理互相融合，同時包含差異性。檔案管理工作中有效應用知識管理技巧方式，利于提升檔案管理工作效率以及服務質量水平。而知識管理也持續滲透并體現在檔案管理工作中，后者伴隨知識更新發展，持續采用現代技術方式，進而完成了基于知識管理為先導的檔案管理工作。而檔案管理也不出所料變成知識管理工作的核心基礎，為學習人員持續提供了用于檢索分析、查重資料信息的重要工具，漸漸構建成為基于檔案管理核心的知識管理，令檔案資料內含的信息價值逐步升華到知識層面。

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