淺談檔案管理和檔案服務

[摘 要]民生檔案關系到人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。全面了解掌握全縣民生檔案工作的基本情況，加強和改進民生檔案管理工作，更好地發揮民生檔案在服務民生、促進經濟發展和社會和諧方面的積極作用，這是階段從事檔案工作人員的重要職責。把廣大人民群眾的根本利益作為工作的出發點和落腳點，把關注民生、服務民生作為突破口，緊緊圍繞民生工作的需求，結合實際，找準檔案工作服務民生的結合點，采取多種有效措施，全力推進檔案規范化管理工作。

[關鍵詞]檔案；管理；服務

民生檔案工作可以說就是管理和服務這兩項任務。抓好這兩方面的工作，也就自然而然地提高了民生檔案工作水平。所以，檔案工作人員必須要在檔案管理和檔案服務上下功夫。

一、加強民生檔案的管理

加大民生檔案宣傳力度。進一步提升全社會的民生檔案意識，充分利用電視、報刊、檔案信息網、張掛橫幅等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關法律法規和信息，真正做到電視上有圖像、報刊上有文章、單位里有行動。加大培訓和監督指導力度，著力提升檔案管理人員的民生檔案意識和業務操作技能。針對部分單位檔案法治觀念不強，以平時業務工作要經常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館的情況，加大執法檢查和監督力度，督促按期移交檔案。推出演講比賽、網上月月賽等一系列活動，形成具有行業特色的宣傳工作新格局，提高了廣大干部群眾的檔案意識和檔案法制觀念。使民生檔案工作的開展有一個良好的思想基礎。加強民生檔案規范管理。加強對勞動、社會保障、醫療保障、衛生、林業、移民、新農村建設等民生檔案工作的監管和指導，以檔案行政執法和檔案目標管理標準為抓手，扎實推進民生檔案管理的規范化、制度化和現代化建設。按照“八防”要求，經常對館舍建筑、周邊環境、辦公區域、檔案實體安全進行全面檢查，改造庫房線路和屋面滲漏處理，天天對庫房溫濕度進行登記和對檔案有無積塵、新霉、蟲蛀、鼠咬、受潮等現象進行檢查，發現問題，及時解決。在此基礎上，切實加強對檔案信息網絡系統的管理，保障操作安全、接入安全和應用服務安全，切實依法履行督導職責，形成齊抓共管、協作配合、各司其職、層層落實、合力推動的民生檔案工作新局面。

整合民生檔案信息資源。針對民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，整合全縣民生檔案信息資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。加強對民生檔案的搶救、保護，形成以縣檔案館為主、部門（鄉鎮）相輔相成的檔案管理網絡體系。按照規范標準，對各門類民生檔案進行了收集、整理、編目。在豐富館藏民生檔案的基礎上，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數據庫，建立檔案信息查詢利用的平臺，滿足民眾查檔利用需求，檔案館工作人員在為群眾提供證明材料的同時，經常主動與相關部門取得聯系，幫助查檔人員解決有關問題，為老百姓與政府之間搭建一座“連心”橋，取得良好的成效。真正實現信息資源共享、利用快捷方便的目標。

二、加強民生檔案服務

立足檔案服務群眾，做精、做細檔案查詢工作，以服務查檔群眾為中心，量身定制“‘一系列”服務套餐，熱情接待每一個查檔者；認真查閱每一份檔案；耐心解答每一個疑問；決不放過每一個線索，力爭使每一個查檔者高興而來，滿意而歸。針對群眾反映的查檔時間長、方式單一的情況，進一步簡化辦事流程，大力推廣檔案數字化查閱服務，實行函電代查、現場查詢及跟蹤服務、熱線服務等人性化服務方式，并為群眾提供老花鏡、放大鏡、便民箋等，為解決工齡工資、退休、拆遷、社會保險、房產繼承、民政優撫、民族成分、落實政策等方面問題提供大量的有效憑證，及時化解諸多民生矛盾糾紛，真正發揮檔案服務群眾的積極作用。通過向檔案利用服務對象發放《征求意見表》，實行檔案查詢信息公開化，服務對象直接參與服務監管，請群眾當“裁判員”。張貼服務流程圖，就應辦流程作出詳細注解、具體說明；明確檔案利用服務“零收費”、“高效率”，堅決抵制亂收費、私自收費、無故推諉等現象；向服務不佳、態度生硬、“庸、懶、散、拖”、亂收費等現象亮出利劍。牢固樹立為民服務意識，進一步加強檔案統籌管理，著力構建檔案立體服務網絡，切實提升檔案服務效能，推進檔案服務民生、服務群眾、服務社會。構建檔案服務網絡。按照地域、行業和服務對象的不同，構建多元化、全方位的檔案服務管理體系，形成覆蓋全縣的檔案管理服務網絡，進一步提升檔案服務效能。推行免費查檔服務。積極推行免費查檔服務，所有群眾均可按相關規定免費查閱所需檔案、免費出具各種證明，進一步推進檔案服務民生、服務群眾，充分發揮檔案公共服務效能。推行便民查檔服務。積極推行電子查檔服務，切實提高查檔效率，提升檔案服務效能。在信息網、政務公開欄上公開公布查檔電話、查檔所需資料和查檔程序，認真開展電話、QQ、來函等多種形式的檔案查閱利用代理服務，函寄檔案利用證明，為外出務工群眾提供輕松便捷的“保姆式”查檔服務，切實深化便民服務。制定檔案人員崗位職責、檔案首接首問責任制度和限時辦結制度、檔案利用管理制度等，明確檔案受理項目、服務范圍、辦理程序、需要提供的資料以及承諾辦理的時限，并定期公開公示檔案承諾、踐諾、服務等情況，廣泛接受群眾社會監督，傾力打造“陽光檔案”，切實密切檔群關系，提升檔案公信度和群眾滿意度。

參考文獻：

[1]徐義全；談檔案現代化管理的建設[N]；中國檔案報；2000年

[2]張秋霞；如何做好民生檔案[A]；2009年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]；2009年

[3]支宗玉；做好民生檔案工作的幾點思考[J]；蘭臺世界；2008年15期

[4]周兆霞；加強民生檔案建設之管見[J]；檔案與建設；2010年04期

作者簡介：李金艷（1975—），女，吉林通榆人，大學畢業，助理館員，現從事基層動物衛生監督檢驗工作。