計算機技術對推進檔案管理現代化的意義

[摘 要]計算機技術對推進檔案工作技術現代化顯得迫切而現實，它有力地促進了檔案管理的新發展，改變了檔案管理的新思路，對檔案事業產生了深遠而重大的現實意義。

[關鍵詞]檔案管理；計算機技術；現代化；程序系統

一、計算機技術運用在檔案管理中的必要性

在我國當前的形勢下，檔案管理工作的目標非常地明確，文獻、資料、信息的處理和開發能力，是我們要解決的緊迫問題，也是我國檔案管理工作的實質。文獻檔案信息處理的現代化系統建設，勢必涉及到檔案信息的收集、存貯、編目、檢索、服務等一系列程序的現代化和科學化，在這種情況下，電子計算機技術顯得異常重要，當然像其它的靜電復印技術、激光光盤技術、微縮技術以及聲像技術的運用，也在發揮著不可或缺的獨特的作用。計算機處理信息具有極高的效率，能以人們想象不到的速度讀入、存儲和輸出天文數字般的龐大的數據，能夠進行嚴密的邏輯推理和精準的判斷分析。因此，在檔案管理中有著非常廣泛的用途和出人意料的明顯效果。

二、計算機在檔案管理系統中的幾種具體形式

（一）計算機技術應用到檔案檢索系統，形成了計算機檔案檢索系統。經過大量的實驗研制過程，使用計算機作為檢索工具對改進檔案管理工作，加速檔案管理工作的規范化、現代化、高效化提供了非?？少F的經驗。當然今天我們運用計算機管理系統不僅應用于檔案文書的管理，還應用在圖書館、博物館和一些公文、文件、文檔的管理中去了。這對我們國家管理的信息化、數字化、現代化、科學化、標準化和規范化起到有力的推進作用。

（二）檔案管理和文書處理相結合，形成了計算機文檔一體化管理系統。計算機文檔一體化管理系統，有著諸多的優勢，這種管理系統集合文書處理和檔案管理為一體，“具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、未歸檔文件清理；而且還具備檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統計、編制銷毀清冊等功能。通過正規的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯系，提高工作效率，減少人工操作和重復勞動”。

（三）計算機接待利用統計系統?！坝嬎銠C有兩類基本軟件。一種是應用軟件，另一種是系統軟件。計算機接待利用統計系統就是屬于應用軟件，這個系統具有查檔、接待利用工作中各種登記和管理功能，比如像借閱、催詢、預約、查找、利用統計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產生的各種工作報表和統計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統一般都具有利用者身份檢驗功能，可供多個用戶同時使用，互不干擾。

三、計算機基本設計程序解決檔案管理中的幾個問題

計算機基本設計程序應用于檔案管理，形成了檔案管理系統，這些程序設計，決定著計算機檔案管理系統程序和步驟。在實際管理中，應該遵循這些程序設計，避免出現失誤。

（一）有針對性地選擇計算機檔案管理系統，明確檔案管理的具體課題。檔案管理系統的各個方面，對計算機來說是大有可為的，但設備和技術手段的現代化，要求高素質的人才去使用和掌握，要做到目的和手段的統一，需要做好長期的扎實的工作，既需要做好檔案管理人員的學習培訓、技能訓練、業務操作，又要選拔懂得計算機技術的專業人士參與到檔案管理工作的事業中去。

（二）分析計算機檔案管理系統，確定計算機檔案管理目標。分析計算機檔案管理系統，深入考查管理系統項目實施情況，及時解決問題適應本部門、本行業、本地區的實際，做到理論和實踐的緊密結合。高效科學地完成檔案管理工作目標和任務，做到有的放矢，目標明確，項目執行具有很強的可操作性。

（三）進行計算機檔案管理系統設計與程序編寫?！坝嬎銠C系統設計一般包括兩個環節，應根據用戶對系統功能的要求和準備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統的設計原則。在系統框圖、功能模塊和數據結構確定以后，就進入了程序編寫的階段。首先應根據檔案管理系統的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數據庫系統管理方式?！?/p>

（四）計算機檔案管理數據準備和程序調試。“在檔案計算機管理系統中，數據量是非常大的，需要根據數據類型的要求收集有關數據，并按一定的格式整理出來，即按規定好的數據結構進行數據的讀寫。由于計算機只能識別規范的符號，所以應按檔案著錄標引規則開展這項工作。程序編完后應進行認真的調試，在調試過程中，原來的手工管理系統仍應同時工作，以便對程序作進一步的修改和校正?！?/p>

（五）計算機檔案管理系統的運行、維護。系統運行是指在數據準備和程序調試基本完成以后，投入正式運行的過程。在運行過程中還要做到系統的調試和維護，保障計算機檔案管理系統正常運轉和高效工作，發現漏洞及時做好處理和修補工作，讓計算機檔案管理系統更好地服務于檔案管理工作的方方面面，加速檔案管理的現代化、信息化進程，提高檔案管理的科學化水平。

當然，檔案管理工作的現代化是一個長期的進程。隨著科學技術手段的提高，檔案載體從紙質檔案為主轉向多種載體并存，改變了傳統檔案管理的手段和方法，使傳統檔案管理方法和手段得到改善提升，化解很多檔案保管難題。同時，檔案管理工作應該具備和科技水平、管理水平、物質發展水平相適應的能力，才能落實現階段黨、國家、人民對檔案工作的新需求新要求，造福百姓，造福社會。

參考資料：

1.王云慶苗壯編著：現代檔案管理學，青島：青島出版社，2002年版。

2.美國檔案工作者協會編：檔案工作的理論與方法，北京：檔案出版社出版，1988年版。

3.金波主編：檔案保護技術學，北京：高等教育出版社，2000年版。

王大偉，男，漢族，籍貫：陜西銅川，生于1974-4-26，畢業于香港公開大學，碩士學位，館員，研究方向；主要從事檔案管理