英美兩國制定數據管理計劃的政策、內容與工具

王璞（上海海事大學圖書館　上海　201306）

·數據管理與服務·

英美兩國制定數據管理計劃的政策、內容與工具

王璞
（上海海事大學圖書館上海201306）

摘要：

隨著人們對研究數據的共享與長期保存重要性認識的不斷提高，制定數據管理計劃 （data management plan，DMP）已經逐漸成為科研過程中不可或缺的重要組成部分，以為后續數據管理工作提供明確規范和指導。文章簡要回顧了英美兩國主要基金管理機構對DMP內容的政策性要求；以英國數字監護中心（DCC）和美國政治與社會研究校際聯盟（ICPSR）的DMP內容框架為主要依據，對DMP的核心內容進行探討；介紹了兩種主要的DMP在線撰寫工具DMPonline和DMPTool；最后為圖書館圍繞DMP開展研究數據管理服務提出了建議。

關鍵詞：

數據管理計劃；研究數據管理；數據監護；DMPonline；DMPTool

自2001年的“布達佩斯開放存取計劃”以來，科研成果的開放存取運動發展勢頭迅猛。OECD（經濟合作與發展組織）先后在2004年、2006年發布了《開放存取公共資助研究數據的宣言》和《開放存取公共資助研究數據的原則和指南》。這兩份文件進一步促使通過公共資金資助的科研產生的研究數據公開獲取以及研究數據管理事業的快速發展。

在當前E-Science科研環境下，科研越來越趨向于基于大規模的數據驅動，數字化的研究數據已經成為科研的基礎信息設施，并成為證實或駁斥學術成果的最有力的客觀證據。科學研究數據的長期保存與共享具有重大的科學價值、經濟價值和社會價值，已經成為當前科技創新能力的重要基礎。基金組織和研究機構普遍意識到，要充分發揮研究成果的價值和知識潛力，只有通過廣泛傳播和開放存取，并促進新型研究范式的產生。

隨著數據密集型科研的發展，研究數據的創建、獲取、處理分析、重用以及長期保存對科學研究具有越來越重要的意義，良好的研究數據管理能確保數據有效的共享、驗證和重用，提高科學研究的有效產出。隨著人們對研究數據的共享與長期保存重要性認識的不斷提高，制定研究數據管理計劃已經逐漸成為科研過程不可或缺的重要組成部分。

1　數據管理計劃的內涵與意義

數據管理計劃（data management plan，DMP）是一份正式文檔，概括描述了研究者在科研過程中以及結束后對整個研究數據生命周期的管理過程。DMP對研究數據的產生、管理到長期保存都進行清晰的描述，包括：數據概況、數據組織、元數據方案、數據保存、數據使用以及倫理與法律相關事項等說明。

DMP是一份各參與方認可、可執行、集中概括了所有數據管理活動有關事項的文檔，提高了數據管理的透明度。項目負責人（principal investigator，PI）在基金申請前期對數據管理的工作任務和各方職責進行確定，以確保數據管理的參與人員能依據DMP進行有效的溝通和合作，保證整個管理團隊遵循統一的數據管理流程和規范，促進工作的一致性、規范化和高效率。

DMP的制定確保了研究數據的長期保存和共享，從以下幾個方面促進了科研的進步與發展：①具有數據引證和以數據分析為基礎的研究成果有更強的可信度和影響力；②為研究成果提供以數據為基礎的證明；③符合基金管理機構的數據管理政策，包括版權遵守和道德準則的規范約束；④確保研究數據的長期保存和重復利用；⑤便于數據的共享，推動跨學科研究和基于已有數據的創新性研究。

2　英美兩國主要基金會的DMP需求概況

英國研究理事會（Research Councils UK，RCUK）作為英國9家主要基金管理機構的戰略合作伙伴，所制定的數據管理政策共同原則，為各個基金會的數據政策制定提供了總體框架。RCUK的數據管理共同原則要求在充分尊重數據創建者知識產權和智力勞動的前提下，從制度上保證研究數據的合理合法開放存取和長期保存利用，以提高公共研究基金的使用效益。

2005年以來，英國主要的基金會都已經發布了主張數據管理與共享的數據政策。Sarah Jones在2009年的報告詳細解讀了英國各基金會對于出版物和研究數據的政策規定和技術支持等方面的情況。英國數字監護中心（Digital Curation Centre，DCC）以網頁的形式將該報告的主要成果進行展示，并依據數據政策變化隨時更新。從DCC收集的信息來看，英國的主要基金會都已經要求基金申請附帶提交DMP。Sarah Jones在2012年對各基金會的DMP要求內容進行了最新匯總和簡要概括。基金會要求DMP對研究數據的收集、產生、管理、分享和保存進行概括說明。DMP用來證明研究者對數據整個生命周期的管理能力，從而滿足資助者的數據政策。楊淑娟與陳家翠對英國的基金會數據政策和DMP要求進行了總體概括和詳細說明。

自2011年1月開始，美國國家自然科學基金委員會（National Science Foundation，NSF）要求基金申請書必須附帶DMP，以說明將怎樣遵循NSF研究成果傳播和共享方針。主要包括研究過程將產生的資源和數據類型、所采用的數據格式和內容標準、獲取和共享方針（即隱私政策、保密性、安全性、知識產權及其他權限要求的相關規定）、衍生產品的重用和再傳播政策和規定、研究數據和成果存檔及長期保存計劃等內容。2013年初，奧巴馬政府的科技政策辦公室要求聯邦政府資助的基金管理機構，必須制定研究數據的管理政策，以確保數據的長期保存與利用。此后，美國的國立衛生研究院、疾控與預防中心、能源部、國防部、農業部和太空總署等主要科研資助機構都在項目申請指南中明確規定基金申請者必須提交DMP。加州大學數據監護中心（University of California Curation Center，UC3）的DMPTool網站上收集了美國主要基金會的DMP內容要求的模板文檔，以供基金申請人參考。

3　數據管理計劃的主要內容

綜合英國各基金會的要求和實踐經驗，英國數字監護中心DCC從2009年開始發布DMP的內容建議清單，目前公布的是2013年的第四版，列舉了DMP應包含的8部分主要內容。美國政治與社會研究校際聯盟（ICPSR）作為全球規模最大的社會科學研究聯盟機構，比較了包括NSF、ANU、DCC和MIT等幾個重要研究機構的DMP建議內容，提出了撰寫DMP的內容框架及包含的核心元素，具有很高的參考價值。基于以上兩個重要的DMP內容框架，本章對部分核心內容進行說明和分析。

3.1數據類型與格式

DMP需要對數據進行總體描述，包括預計產生的內容、數量、類型等，以便評審人了解數據的基本特征并評估可能發生的信息暴露風險。DMP應該簡要描述采集數據的標準、方法和格式。數據類型一般包括文本、圖像、音視頻等通用的文件類型或特定學科的專用數據類型。從利于數據長期保存的角度要求：①使用非專利的、開放性的標準格式，以利于在不同的平臺和應用程序間進行互操作；②使用非加密的、未壓縮的文件格式；③使用符合特定學科領域標準的數據格式，便于學術交流。DMP還應該陳述與研究課題相關的現有公開數據集的調查概況，不能滿足研究需求的原因，以及新舊數據集之間的差異及可能的關聯。

3.2元數據與文檔記錄

元數據被稱為“關于數據的數據”，是用于數據重復利用和分析的重要通訊形式，所以元數據必須完整、準確，提供足夠的必要信息。元數據包括描述性元數據、結構性元數據、技術性元數據等類型，既有人工記錄的元數據，也有機器自動生成的元數據。元數據的標準選用和方案制定非常關鍵，直接決定了研究數據的可利用程度，并幫助用戶了解數據的產生以及收集過程。為幫助研究者選擇元數據標準，DCC收集了包括生物學、地球科學、物理、社科與人文以及通用型的元數據標準、擴展標準、用例和軟件工具。Jenn Riley將105種常用的元數據標準，從資源類型、應用領域、功能和用途四個維度，以可視化彩圖的形式進行重要性評估，幫助研究人員進行元數據標準的選擇和比較。

文檔記錄（Documentation）是數據管理中一項重要的輔助工作，對數據進行清晰、詳細的描述以及注釋，其目的是使數據易于使用和分享，可以被其他用戶理解和解釋。文檔記錄的內容一般包括：數據報告、用戶指南、實驗室手冊、操作流程等相關文檔；還有數據集結構的文件說明、數據收集的軟件工具、方法與過程記錄等。高效率管理數據，需要對數據文件進行科學的組織，主要包括：文件結構的規劃、文件命名規則制定以及版本控制。Katherine分析了文件組織的層級結構方法和標簽式方法的利與弊，建議可取長補短，采用混合式的組織方法，制定文件命名系統，并提出文件命名的最佳實踐經驗和規范并給出了具體操作實例。

3.3短期的數據存儲與安全

依據前期確定的數據管理生命周期各階段負責人及職責內容，利用Wiki等協同工作軟件與版本控制系統，控制數據質量并協調、同步工作流程及進度，實施可靠的數據管理。研究過程中產生的臨時數據，一般存放在本地的存儲器，根據數據規模和存儲要求的不同，可存放在個人PC、實驗室服務器、圖書館或者IT部門建立的存儲服務系統等不同地點。

數字化數據有丟失和損壞的風險，DMP應詳細說明數據備份和恢復方案。數據備份策略包括：內容選擇、介質、地點、方法、頻率、備份保存的時長以及對備份數據的正確性驗證等。應該至少在3個不同的地理位置進行數據備份，主備份通常駐留在工作PC；第二份拷貝應該在外接的移動硬盤或者家用計算機上；第三份備份可選擇本地的數據存儲系統或者在線的云存儲系統。DMP還應該介紹數據的保護措施，包括密碼機制、防病毒軟件和防火墻設施、用戶使用權限設置等。數據安全還包括對敏感性數據的安全存儲方法、加密傳輸與使用，加密和解密軟件的使用等。

3.4數據長期保存

有研究表明，通過倉儲系統分享數據比通過期刊等方式明顯具有傳播的廣泛性，研究數據的分享能夠顯著提升科研成果的影響力并促進科技創新。研究數據的長期保存與共享是DMP中的關鍵性內容，基金申請人應對此作出明確和具有說服力的證據來表明，研究結果數據是可長期存取及利用的。因此，選擇何種數據長期保存的基礎設施，應提出令人信服的觀點和事實。是選擇安全性更高的本地數據倉儲系統還是選擇開放性更強的第三方學科數據倉儲？像ICPSR這種在社會科學領域具有高知名度和超大規模用戶的數據倉儲系統，不僅能夠顯著增加數據集的顯示度，而且在數據的規范程度和安全性上都有可靠的保障。目前全球最有影響力的兩個研究數據倉儲目錄及檢索系統 Databib和re3data.org宣布將在2015年完成合并。這兩個規模最大的索引系統收集了囊括各個學科的1000余個數據倉儲系統，為研究者快速發現、存取和利用數據集提供了重要的參考功能。

3.5倫理道德和版權事項

出于學術成果保護或者商業利益考慮，研究數據可能不會在項目完成后就立即公開。基金會通常要求在DMP中承諾盡快公開數據或者出版數據文檔的時間表。DMP必須對數據封閉期和限制使用規則進行充分的說明。在數據利用的倫理方面，所有涉及到人的數據或資料研究都需要遵守道德規范和權益的保護。為保護調查對象的隱私，應該將原始數據進行匿名化處理并簽署關于數據使用與共享的“知情同意協議（informed consent）”。UKDS（UK Data Service）在數據匿名化的操作指南里對身份保密、定量數據、定性數據、地理信息、聲像文件處理給出了非常實用的建議。

在撰寫DMP的初期，就應該對數據的所有權進行明確的定義和區分，避免后續使用過程中可能產生的糾紛。通常由數據生產者、項目負責人PI以及研究人員所屬機構共同享有數據的版權和知識產權。在數據長期保存階段，PI可授權倉儲系統享有數據存儲、轉換和傳播的權利。研究過程中如果使用第三方數據或者利用專利設備產生的數據，需要遵守相關的數據保存和分享權利的限制性規則，并進行簡要說明。

3.6數據管理成本規劃

為了幫助研究人員更好地規劃與測算數據管理成本，UKDS制定了數據管理活動成本核算的內容清單。這個清單的部分內容可包含在DMP中，幫助DMP制定者更好的填寫“成本（Costs）”部分的內容。這個清單按照研究數據管理的生命周期，詳細的羅列了各個管理步驟可能發生的成本，包括人員與技能準備、時間消耗、軟件工具、硬件基礎設施、儀器設備、專業知識需求、支持與培訓以及可能需要產生的外包服務（例如數據的存儲與備份、格式化處理等）等費用。

4　撰寫數據管理計劃的主要工具

英國的DMPonline和美國的DMPTool是當前主要的在線生成DMP的工具，用戶范圍很廣，具有典型的代表意義，因此通過介紹這兩種工具，可以了解DMP撰寫工具的發展狀況。

4.1DMPonline

英國數字監護中心DCC與基金會及高校合作，2010年初推出了在線DMP創建工具——DMPonline。DMPonline內置了英國基金會和部分大學的DMP內容需求模版文檔，用戶可按照其提供的模版及流程在線創建、編輯、分享、輸出或者刪除DMP文檔。DMPonline在每個填寫流程都提供了詳細的指導信息及鏈接，幫助用戶填寫和完善內容。用戶可以利用DMPonline的分享功能，授權其他用戶查閱和編輯DMP文檔，并將最后完成的內容以PDF、DOCX、XML、CSV等格式輸出。

Martin Donnelly等人介紹了DMPonline的起因及早期發展的情況。2009年，DCC的Jones通過研究英國各基金會的數據政策發現，項目申請書必須附帶DMP已經成為普遍要求。DMPonline項目組以DCC的數據監護生命周期模型為框架，在分析和綜合了多個基金會的DMP內容要求之后，形成了撰寫DMP內容的建議清單。從長期發展的角度考慮，DMPonline的開發完全使用開源軟件，包括開發語言Ruby on Rails、Apache Web server、MySQL數據庫軟件和Ubuntu操作系統。

項目組在2012年秋季，以愛丁堡大學的用戶為研究對象，采用軟件使用分析、調查與意見反饋、焦點小組討論、用戶訪談、啟發式評估等方法，對軟件進行評估和可用性測試。軟件的可用性測試重點評估從3.0版本升級到4.0（beta）版本以后所帶來的積極變化和影響。可用性測試證明，在重新修訂了DMPonline的數據模型、改進了填寫流程和重新設計了用戶界面之后，4.0版本相比前一版本，具有明顯的改進效果。DCC從一開始就認識到開放性和用戶群體支持的重要性，將軟件源代碼放在GitHub上，鼓勵更多人下載和進行功能開發。DCC期望未來DMPonline能夠增加更多的社交元素，并通過開放接口與更多的研究信息管理系統集成。

4.2DMPTool

2011年年初，受英國DMPonline的啟發，由美國加州大學數據監護中心（UC3）牽頭，聯合8家著名的科研機構（其中也包括DCC）作為發起人，共同開發了DMP在線撰寫工具DMPTool。自2011年10月發布第一版以來，DMPTool獲得了科研機構和圖情領域的廣泛關注，并贏得了2011年的美國國會圖書館十佳“數字保存進步獎”。截止2014年12月，超過800家機構的9000余名用戶使用了DMPTool。

在斯隆基金會的支持下，2014年發布的DMPTool第二版采用開源軟件框架，依靠用戶社區支持，并以充分滿足研究者、圖書館、基金會和院校等各方面的利益為宗旨。通過新設計的管理界面，學院能夠提供個性化的幫助信息、資源，以及針對特定學科的DMP模版文檔。DMPTool創建了一個協同式的工作環境，允許多人對同一份DMP進行編輯、討論和定稿。用戶可以將完成的DMP分享給其他人進行評閱，聽取專家或者數據館員的意見，以完善DMP的內容。

DMPTool的主要目標包括：促進數據管理、分享與長期保存的基礎設施的建設，讓更多的高校開始利用DMPTool；努力培育并繁榮DMPTool用戶及開發者社區，保持DMPTool項目的透明度并促進社區的參與度；加強與各方機構的合作，進一步增加DMP模版文檔并整合各級服務資源；盡可能提供數據全生命周期的管理服務。

4.3DMP撰寫工具的未來發展

對于這兩種當前最主要的DMP在線撰寫工具，國內外都有研究者進行介紹，并從不同角度進行對比、討論。王凱等人對DMPonline和DMPTool進行了介紹，并從開發路線、服務方式和需求建議來源等方面進行了對比分析。Andrew與Martin從使用案例、組織架構、文化特征、發展進程等方面對DMPonline和 DMPTool進行了分析和比較。DMPonline作為一項國家層面的服務，主要由DCC和愛丁堡大學運營管理，服務于英國整個高等教育事業。DMPTool項目更開放，積極的歡迎各類型研究機構參與到項目建設，并以充分滿足各基金會的DMP內容要求為首要考慮事項。

兩個項目的管理者都認識到未來的發展要注重可持續發展的模式，尋求更多的合作伙伴，努力繁榮用戶與開發者社區，開發新的功能，更開放的系統接口。盡管兩個工具的發展路徑有所差異，但共同目標和愿景都是發展成為一個集成式 （integrative）的DMP撰寫工具，通過保持與基金管理機構和政策制定者的聯系和溝通，促進數據管理的最佳實踐，持續培養數據分享的文化并整合各學科、各類型基金會、各層次高校及科研機構的資源，乃至發展成為國際型的數據管理工具。

5　思考與建議

通過介紹制定DMP的內容與工具，一方面可加深國內科研活動中各相關方對DMP的理解，對我國研究數據長期保存與共享的發展產生積極影響；另一方面可為促進國內高校圖書館研究并開展數據管理服務提供借鑒。

5.1DMP是一份動態的指導性文檔

一份完善的DMP既充分滿足資金資助機構要求，同時兼具合理性和可執行性。DMP應簡潔明了但內容完整，能完全證明基金申請人充分理解該領域數據的研究現狀。DMP中應該明確指定數據管理流程不同階段的負責人和職責內容。隨著項目研究的深入，DMP的內容是可以被修訂的，以符合數據管理與分享的實際需求，但總體上應保持原先的框架和內容。在數據長期保存與分享等關鍵問題上，需要兌現原先的承諾。

5.2圖書館主動提供撰寫DMP的咨詢服務

為了制定可執行的DMP，研究者對研究過程中所涉及到的數據環境總體上有比較清晰的認識，其中包括專門的學科知識、技術現狀、領域軟件應用以及獲取和分析數據的方法等。但佐治亞理工大學的一項研究表明，盡管研究人員對數據管理表現出了濃厚的興趣，但仍有接近一半（47%）的人沒有為數據管理制定計劃，因為他們缺乏足夠的相關知識和必要的指導。圖書館長期以來擔負著學術資源管理與服務的重任，面對數據資源管理這個新生事物，有著天然的技術優勢和舍我其誰的使命感。因此，圖書館應該發揮傳統的學科優勢，迅速掌握數據管理相關技能，主動提供撰寫DMP的咨詢服務，幫助科研人員了解制定DMP的重要性與促進科研發展的必要性。

5.3以DMP為突破口，逐步推出多種數據服務

在英美等發達國家，近幾年來已經有不少高水平大學圖書館提供研究數據管理服務，高校的IT部門也建立了數據倉儲系統并提供相應的支持工作。目前已經開展的數據管理服務類型主要包括：DMP撰寫的咨詢與指導、數據素養的技能培訓、研究數據搜索與獲取、元數據咨詢與數據處理、數據存儲服務等。休斯頓大學的一份調查發現：幫助研究人員撰寫DMP、申請基金項目以及研究數據的搜索與獲取是研究者最需要的數據服務類型。國內高校圖書館應從培養科研人員的數據素養為出發點，以DMP為突破口，提供研究數據管理的咨詢服務與技能培訓。在完善DMP服務的基礎上，逐步推出其他數據管理服務。從已有經驗來看，研究數據管理服務應在學校高層領導的統一協調下，由圖書館牽頭，聯合學院、實驗室、科研部門以及IT服務部門，共同推進實施才能取得良好效果。

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中圖分類號：

G203

文獻標識碼：

A

DOI：

10.11968/tsygb.1003-6938.2015070

作者簡介：

王璞（1977-），男，上海海事大學圖書館館員。

收稿日期：

2015-03-25；責任編輯：魏志鵬

Promoting Long-term Preservation and Sharing of Research Data：Policies、Contents and Tools

Abstract

There is a growing awareness among researchers of the importance of research data sharing and long-term preservation.Data management plan（DMP）has been playing a vital role in data-driven research progress.DMP provide specific and comprehensive guidance for research data management practice.This paper provides a brief review of research fund policies and requirements for DMP in the US and UK.Based on the frame work for creating DMP by DCC and ICPSR，this paper provides a comparative discussion of the main contents in DMP.DMPonline and DMPTool are two primary web-based tools to help researchers creating,maintaining and exporting DMP.Finally,the author puts forward some recommendations on how libraries involved in data management planning and promoting the practice of data management,sharing and preservation.

Key words

data management plan；research data management；data curation；DMPonline；DMPTool