如何做好高校教學檔案的規(guī)范化管理

長江師范學院管理學院 李 娟

如何做好高校教學檔案的規(guī)范化管理

長江師范學院管理學院 李 娟

本文從教學檔案的重要性、內容和分類幾個方面論述如何做好教學檔案管理規(guī)范工作，結合教學檔案管理與教學工作之間的關系，通過分析存在的問題提出解決的方法。

教學管理 教學檔案管理 規(guī)范化管理

高校教學檔案是在教學管理活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學管理活動一般是由教學計劃管理、教學運行管理、教學質量管理、教學師資隊伍管理和教學基本建設管理構成。教學管理也是高等學校管理的中心工作，占有特別重要的地位，既為分析評價教學質量的好壞提供重要的數(shù)據(jù)，也是衡量學校教學管理水平和教育質量的標準。做為第一手的信息數(shù)據(jù)來源的資料檔案顯得尤為重要，所以，做好教學檔案管理工作是學校檔案工作的核心工作之一。

一、高校教學檔案從性質上可分為教學文件、教務檔案、考務檔案、學生學習檔案

1.教學文件主要包括國家教育法規(guī)教育部文件、校本教學工作文件、教學計劃管理文件、教學運行管理文件、教學質量評估文件、教學基本建設管理文件、教學管理組織文件和教育教學研究與改革管理八大類規(guī)范化管理文件。

教學質量學期教學進度計劃、日常教學檢查、教師業(yè)務檔案卡、教師工作考勤周報表、聽課記錄、學生教學信息反饋意見、教學管理月報表、教學管理事故認定、教學信息記錄、教學質量評價等一切和教學開展有關的文字記錄、影像和圖片材料。教學改革教學大綱、教學進度計劃、教案、教學秩序檢查情況、日常教學工作檢查記錄、中期教學工作檢查記錄、教材選用情況、教師用書情況記錄、教師作業(yè)批改評議情況表、教改項目及中期檢查、教研活動計劃、教研活動開展記錄及相關圖片。課程建設專業(yè)建設專業(yè)師資情況記錄、重點專業(yè)建設立項材料、教學計劃、教學任務落實情況、合格課程評估、精品課程建設、校本專業(yè)備案、課程負責人檔案。實驗教學實驗室建設立項申報材料、實驗室主任工作手冊、校級重點實驗室建設項目材料、多媒體課件、教室管理登記學籍管理轉學、轉專業(yè)、休學、復學、退學、降級、學籍警示、創(chuàng)新學分認定、畢業(yè)證明、離校材料登記、學籍證明、赴境外學習申請和返校材料、學生個人信息修改、學位申請等材料）。考試管理試卷規(guī)范、試卷審核、考場登記、巡視表、成績登記冊和記分冊、成績冊移交情況登記、核查成績記錄、成績變更和增補申請、免考申請、緩考申請、返校補考申請等和考試管理有關的材料。實習實踐實踐大綱、實踐教學活動、競賽材料、實習意向統(tǒng)計、自主聯(lián)系實習申請書、實習安排、實習調查、實習總結、實習成績冊和優(yōu)秀實習生及指導老師情況。畢業(yè)論文論文選題、指導、開題和答辯、學生論文成績登陸、優(yōu)秀論文評定等和論文開展過程中形成的文字及圖片檔案材料。

2.教務檔案包括學期教學任務書、教學大綱、教學進度計劃、教學培養(yǎng)方案、專業(yè)培養(yǎng)計劃、實驗教學大綱、實驗實訓進度計劃、調停課申請單、教師業(yè)務檔案卡、教材征訂發(fā)放記錄單、教師考勤周報表等在教學管理工作中與教學有關的常規(guī)教學管理檔案，包括教師技能大賽、說課、教研室研討活動記錄、青年教師試講材料、導師制指導材料、會議記錄（研究本科教學、開展本科教學工作的）、聽課記錄（領導、督導和主任聽課、導師聽課）等實踐教學管理檔案，還包括教學教改論文、教學比賽獲獎情況、教師編寫、出版的教材、參與國家級、省市級社科項目等科研教學管理檔案。

3.考務檔案包括課程過程考試考核方案、試卷分析、學生試卷、考場記錄、考場記錄按專業(yè)分試卷裝訂成冊保管和電子版材料。歷年考試試題、歷年考試試卷成績分析。

4.學生學習檔案主要包括學生學習情況、課堂考勤記錄和教學反饋信息記錄等和學生學習有關的檔案。

其中，高校教學檔案從教學活動開展方面又可以分為以下幾種（如上表）教學活動貫穿整個教學運行，在教學活動中形成的各種類的檔案錯綜復雜，繁瑣量大，如何將教學檔案保存完整，為教學評估和質量分析提供有力準確的數(shù)據(jù)離不開科學規(guī)范的管理方法。

二、科學規(guī)范的管理方法

1.建立有效機制。根據(jù)高教司［1998］33號高等學校教學管理要點文件規(guī)定，學校從建立必要的機構和檔案管理制度。首先，教學檔案管理工作要得到學校的重視。各學院應該健全教學檔案管理機制應有分管的領導，有專門的教學檔案管理員，配備檔案室和達標的保管設備。其次，應有規(guī)范的管理制度做保障，獎懲分明。最后，應提供相應的培訓學習交流機會。

2.要明確教學檔案管理人員崗位職責。檔案管理人員要備良好的職業(yè)素養(yǎng)，要有責任心，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德操守，具備一定職業(yè)技能，熟知教學管理工作流程和具體事務安排，規(guī)范自己的職業(yè)行為和端正職業(yè)作風，做事嚴謹仔細，踏實求是。由于教學檔案主要來自教學工作各環(huán)節(jié)的信息收集和資料備案，需要對錯綜復雜的教學信息進行分門別類，同時還應注意教學材料形成的時間、批注、簽字手續(xù)、字跡是否清晰、落款是否正確及完成等情況。所以檔案教學管理材料形成涉及信息的準確有效，資料的齊全特別是第一手資料的可用度，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和細致求是的工作方法是不可缺少的，這也就要求有良好的職業(yè)道德才能保障工作落實。

3.要培養(yǎng)教學檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平。為提高教學檔案管理人員的專業(yè)知識水平，更好地做檔案管理工作打下堅實的基礎，高校可以定期開展專業(yè)知識培訓講座，通過專業(yè)知識學習來提高；可以提供外出學習機會，通過學習交流來提高專業(yè)水平。信息化時代更要求掌握專業(yè)理論知識的同時提高對實際操作能力的掌握，涉及教學現(xiàn)代化、信息技術和計算機操作等方方面面的知識運用，這就要求從事教學檔案管理必須具備綜合能力。所以，通過學習和交流提高教學檔案管理人員的綜合能力顯得尤為必要。

4.善于運用科學的管理方法。教學管理工作是一項系統(tǒng)全面的工作，主要跟教學有關反映教學各個環(huán)節(jié)的各個層次的管理。教學管理過程形成的各種材料、照片和記錄等都是反映教學質量的好壞和教學運行是否正常依據(jù)，是評估高等學校教學水平的重要指標。如何才能做到教學檔案收集的齊全、完整，提高教學檔案的可用度必須運用科學的管理方法。首先，要明確時間性。教學材料的收集主要是從教學信息中獲得，教學信息具備及時、準確、直接的特性，可以采取第一時間完成教學檔案的收集，保證檔案的及時準確。高校可以采取分階段整理，按學期可以分期初、期中和期末三個階段。定期整理教學檔案從而保證檔案的完整有效，可以分門別類，教學材料形式一般是圖標、文檔，圖片及影像等。所以，按其形式分門別類、統(tǒng)一保管有助于查找資料。其次，高校要明確各類教學檔案內容，根據(jù)教學檔案內容分別做好登記、收錄和編號歸檔，做到時間明確，格式規(guī)范，字跡清晰和記錄完整，建設信息數(shù)據(jù)庫管理模式，利用信息查找教學檔案，更有效、準確地為教學服務。

［1］周振朝.高校系級教學檔案管理工作初探［J］.山西大學學報，1999

［2］陳志宏.高校檔案開發(fā)利用存在的問題與對策［J］.南平師專學報，2000

［3］許慧珍.基于集成的高等學校檔案信息管理與服務研究［J］.浙江大學學報，2005

ISSN2095-6711/Z01-2015-10-0231