論建立醫院電子人事檔案的必要性

文/河北省復員軍人醫院人事科 石曉東 張婧

論建立醫院電子人事檔案的必要性

文/河北省復員軍人醫院人事科 石曉東 張婧

隨著科技的發展與社會信息化，以計算機和網絡技術為主導的電子信息技術在醫院人事檔案管理中得到了廣泛應用，醫院人事檔案管理也由以前的紙質檔案過渡到電子檔案，本文論述電子人事檔案的優缺點，指出醫院建立電子人事檔案的必要性并提出合理性對策。

醫院；人事電子檔案；必要性；對策

隨著計算機技術的發展與信息化的普及，實現醫院人事檔案電子化越來越受到檔案管理者的關注，其必要性也得到廣泛認同。

一、紙質檔案的弊端

（一）占用空間大。傳統紙質檔案存在的最大弊端是占用很大的空間，并且隨著時間的延長，檔案的數量逐漸增多。醫院設立專門的檔案室，手工管理、手工分類，耗費大量的人力、物理、財力，容易出現人為原因的差錯。考慮到樓層的安全因素，大量沉重的檔案柜還要注重位置分布、轉移重心，對保管條件提出更多的要求。

（二）安全性差。保管紙質檔案，人的因素影響很大，易發生無意的人為損壞，例如人事檔案的丟失、損壞、篡改等。存放的物理環境對紙質檔案影響很大，比如溫度濕度，防潮防蛀，防火防水災等。

二、電子人事檔案的概念及優點

人事電子檔案是指隨著計算機和網絡的高速發展形成、處理人事檔案過程中具有保存價值并歸檔保存的電子文件，其相對于紙質檔案具有以下優點：

（一）提高工作效率，解決了人為的損壞因素。電子檔案用數字化的形式儲存在計算機中，形成檔案信息庫，利用計算機系統管理，可以隨時檢索、調閱，降低了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作效率與質量。

（二）有利于最大限度地保護原件。紙質人事檔案隨著利用次數的增加，紙張老化、字體氧化，原件易受到破壞和傷害。人事電子檔案在復印、打印、查閱過程中，原件不會有損傷，數據可以完好地保存在計算機存儲器中。

（三）節能環保。電子人事檔案不需要大量的紙張編寫、復印，節約紙張，節約辦公空間，節約保管費用，創造了無形的價值。

三、管理醫院電子人事檔案的對策

（一）加大投入，科學管理。要實現人事檔案數字化，醫院需要加大對高科技信息化設備的投入力度，購買設計完善的管理軟件，打印機、掃描儀、照相機等輔助辦公設備，實現電子人事檔案的自動化、現代化。

（二）完善制度、規范管理。建立電子人事檔案利用制度，規范利用程序。查閱、利用電子人事檔案必須獲得主管部門同意，使用保管部門相關網絡技術授權，進行加密處理，方可查閱。對所使用的密碼要及時更改，避免信息泄露帶來的損失。規范管理包括登記、歸檔、整理、移交、接受、保管、遷移、鑒定銷毀、查閱借閱、備份恢復等各環節的管理。

（三）提高電子人事檔案管理者的綜合素質。電子人事檔案管理者需要具備基本的計算機知識，熟練地掌握計算機操作系統及人事檔案操作流程，比如人事檔案的編寫、分類、檢索等。要提高人事檔案管理者的保密意識，保證人事檔案管理過程中的安全性，保證人事電子檔案的隱私性，并且做到電子檔案的及時更新。電子人事檔案管理者必須具有忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度。

實現醫院人事檔案電子化是發展的必然趨勢，不僅有助于提高醫院人事檔案管理的效率與質量，實現醫院人事檔案管理的現代化，在一定程度上還能促進醫療水平的發展。

[1]韓靜.淺談電子檔案在日常工作中的重要性[J].醫學信息2015,2（28）；259

[2]杜嘉欣.淺析醫院建立電子檔案的重要性[J].2015，15 （48）；141

[3]呂顯斌.淺析計算機技術在醫院檔案管理中的應用[J].信息保準前研究.2016，7（13）1-2.