提升教育管理水平 促進(jìn)區(qū)域教育創(chuàng)新發(fā)展

沈陽市和平區(qū)電化教育館館長(zhǎng)　辛欣

提升教育管理水平 促進(jìn)區(qū)域教育創(chuàng)新發(fā)展

沈陽市和平區(qū)電化教育館館長(zhǎng)辛欣

近年來，為全面提升學(xué)校管理水平，提高管理效能，沈陽市和平區(qū)在全面推進(jìn)區(qū)域教育信息化工程建設(shè)的過程中，也在不斷強(qiáng)化學(xué)校自身的數(shù)字化校園建設(shè)和信息化應(yīng)用水平，把現(xiàn)代教育技術(shù)手段的應(yīng)用納入到了學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的整體工作中，通過建網(wǎng)、建庫、建隊(duì)伍、建機(jī)制，創(chuàng)新學(xué)習(xí)方式、提升管理水平，特別是在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用及管理上，我區(qū)率先垂范、勇于實(shí)踐、強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)，取得了一定成效。

一、和平區(qū)教育信息化介紹

1.硬件環(huán)境

（1）完成和平區(qū)中小學(xué)有線網(wǎng)絡(luò)升級(jí)改造

以三星標(biāo)準(zhǔn)全面升級(jí)了學(xué)校的有線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)學(xué)校原有校園網(wǎng)交換機(jī)進(jìn)行升級(jí)換代，采用成熟的千兆/萬兆以太網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備。即：校園網(wǎng)骨干帶寬不小于10Gbps、支持IPv6協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)滿足冗余性要求。根據(jù)上述建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，和平區(qū)數(shù)字校園建設(shè)學(xué)校采用了三層或二層網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)模式，每所數(shù)字校園建設(shè)單位配備萬兆核心交換機(jī)一臺(tái)，對(duì)校區(qū)規(guī)模較大的建設(shè)學(xué)校配備萬兆匯聚交換機(jī)一臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)接入交換機(jī)全部采用千兆交換機(jī)。保障了學(xué)校網(wǎng)絡(luò)高速應(yīng)用的基礎(chǔ)。

（2）完成和平區(qū)中小學(xué)校園無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

無線網(wǎng)絡(luò)是未來移動(dòng)應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)施，我區(qū)按照三星標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)學(xué)校的無線網(wǎng)絡(luò)，即：無線校園網(wǎng)覆蓋全校，包括教學(xué)區(qū)、行政辦公區(qū)、公共活動(dòng)區(qū)及生活區(qū),可集中進(jìn)行基于身份認(rèn)證的接入控制。為數(shù)字校園建設(shè)學(xué)校配備無線網(wǎng)絡(luò)控制器、POE供電交換機(jī)及無線AP等設(shè)備，全面實(shí)現(xiàn)無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋全校，所有無線網(wǎng)絡(luò)均采用智能無線瘦AP，并支持802.11N（2.4GHZ）、802.11AC （5GHZ）標(biāo)準(zhǔn)。共計(jì)建設(shè)三星標(biāo)準(zhǔn)的無線網(wǎng)絡(luò)38處。2015年完成所有學(xué)校的無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。

（3）完成和平區(qū)中小學(xué)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

按照三星標(biāo)準(zhǔn)為區(qū)內(nèi)所有接入沈陽市教育光纖城域網(wǎng)的教育部門配置了下一代網(wǎng)絡(luò)防火墻。學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)安防及管理系統(tǒng)達(dá)到《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》。功能包括：上網(wǎng)行為監(jiān)控、設(shè)備準(zhǔn)入、流量控制、病毒及入侵檢測(cè)等功能，實(shí)現(xiàn)區(qū)域集中管理的安全管理系統(tǒng)，可以通過集中控制單元統(tǒng)一部署安全監(jiān)管策略，保障學(xué)校上網(wǎng)安全、綠色、有序，凈化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境，合理利用網(wǎng)絡(luò)帶寬，提高網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用效率，并實(shí)時(shí)了解網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用狀況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用管理。

（4）完成和平區(qū)教育數(shù)據(jù)中心建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的IDC數(shù)據(jù)中心模式已無法滿足和適應(yīng)大量的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用需求和發(fā)展，因此和平區(qū)教育信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，搭建了和平區(qū)教育專屬云平臺(tái)，架設(shè)虛擬化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用架構(gòu)，做好網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用基礎(chǔ)。項(xiàng)目包含和平區(qū)教育數(shù)據(jù)中心硬件及軟件建設(shè)兩部分，目前硬件設(shè)備的安裝搭建已經(jīng)結(jié)束，電教館正在進(jìn)行軟件的數(shù)據(jù)遷移和應(yīng)用平臺(tái)的搭建工作。

（5）學(xué)校信息化基礎(chǔ)設(shè)施不斷改善

僅2014年就投入4300多萬元，用于推進(jìn)完善校園網(wǎng)的升級(jí)改造、“班班通”應(yīng)用、加快新型信息化專用教室建設(shè)等“三大工程”；全區(qū)所有中小學(xué)全部實(shí)現(xiàn)了“校校通”；全區(qū)100%學(xué)校實(shí)現(xiàn)了“班班通”。

（6）完成和平區(qū)新媒體新技術(shù)應(yīng)用與體驗(yàn)中心

新媒體新技術(shù)應(yīng)用與體驗(yàn)中心可以實(shí)現(xiàn)對(duì)新媒體新技術(shù)的研究與開發(fā)，包括最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用、無線終端設(shè)備的測(cè)評(píng)等；

通過建立體驗(yàn)中心，可以展示、體驗(yàn)新技術(shù)新媒體在教育教學(xué)中的應(yīng)用，便于管理者在教育信息化的建設(shè)和規(guī)劃中做出決策；

圖1　和平區(qū)電教館數(shù)據(jù)中心網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

建立體驗(yàn)中心，還可以搭建新媒體新技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)平臺(tái)，讓教師們尤其是教研人員有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)和掌握最新的教育技術(shù)，以應(yīng)用于教育教學(xué)中。

2.軟件環(huán)境

搭建了微軟私有云系統(tǒng)：包含生產(chǎn)力、溝通、協(xié)作、商業(yè)智能、桌面端、統(tǒng)一身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)分析等功能。

建立了和平區(qū)教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：包含教師基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫、學(xué)生基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫（含家長(zhǎng)）、學(xué)校基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫、實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)及跨平臺(tái)用戶統(tǒng)一認(rèn)證。

建設(shè)三大應(yīng)用平臺(tái)：和平教育網(wǎng)、和平區(qū)網(wǎng)絡(luò)教研平臺(tái)、和平區(qū)教育OA辦公平臺(tái)。

二、和平區(qū)教育OA系統(tǒng)的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，提升協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有以下幾大優(yōu)勢(shì)：一是能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上在線工作審批，有效提升單位辦公效率；二是它的管理思想是以人為核心，重過程管理，其終極目標(biāo)是為單位戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)；三是它會(huì)會(huì)自動(dòng)根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，避免人為的因素；四是它會(huì)將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)信息溝通和資源共享；五是它會(huì)記錄保留了員工日常的核心工作，便于工作的交流與傳承，還可以對(duì)員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jī)效考核。

OA系統(tǒng)不僅是一個(gè)無紙化的辦公軟件，也是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹單位管理制度，傳播單位文化，通過流程的規(guī)范、知識(shí)的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)單位中人與組織的和諧發(fā)展。基于此，我區(qū)于2013年5月在試運(yùn)行基礎(chǔ)上全面啟動(dòng)OA系統(tǒng)，下面，我就從使用情況、主要做法、工作成效和經(jīng)驗(yàn)反思四個(gè)方面與大家分享在使用和推進(jìn)OA系統(tǒng)中的一些做法和體會(huì)。

1.使用情況

學(xué)校OA系統(tǒng)具備了一般的辦公管理功能，為學(xué)校各項(xiàng)工作的精細(xì)管理、組織實(shí)施、成果總結(jié)提供了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。目前，我們已啟用了郵件短信、通知公告、考勤管理、日程安排、工作日志、工作流等二十幾項(xiàng)辦公管理功能，覆蓋了近70%以上的行政管理事務(wù)。

另外，我們還在OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配合使用了OA辦公精靈。辦公精靈是一種類似QQ的客戶端秘書軟件，開機(jī)自動(dòng)運(yùn)行，一些工作如通知公告、待辦事項(xiàng)等由秘書軟件彈出提醒、主動(dòng)推送，形成了一種“事找人”的便捷工作模式。

2.主要做法

（1）結(jié)構(gòu)規(guī)劃，明確權(quán)限

OA系統(tǒng)的應(yīng)用是學(xué)校辦公管理模式上的一次重大突破。首先，我們領(lǐng)導(dǎo)班子統(tǒng)一思想，精心策劃，在學(xué)校、部門、個(gè)人之間搭建起了清晰的組織架構(gòu)和明確的層級(jí)關(guān)系，因?yàn)檫@將涉及到權(quán)限分配、流程管理和辦公規(guī)范等一些實(shí)際應(yīng)用問題。隨后按照每個(gè)人的行政職務(wù)、業(yè)務(wù)分工和工作職責(zé)賦予了清晰、明確的管理、審批、查閱權(quán)限。如在工作流中，主管校長(zhǎng)和部門主任有逐級(jí)審批和流轉(zhuǎn)權(quán)，普通教師只有發(fā)起和申請(qǐng)權(quán)；部門之間只有下載和查閱權(quán)沒有刪除和修改權(quán)；通知、公告、會(huì)議、計(jì)劃可按部門、人員或角色發(fā)布等等。

（2）設(shè)置流程，規(guī)范管理

首先，我們規(guī)范了流程設(shè)置，對(duì)一些常用工作流程確定了審批、管理、權(quán)限等流程。如請(qǐng)假審批、會(huì)議室管理、辦公用品采購、用車申請(qǐng)、用印管理等進(jìn)行了詳細(xì)廣泛的調(diào)研，確定了審批、管理、權(quán)限等流程。

其次，我們還對(duì)一了些基本模塊進(jìn)行了初始化。將“公共文件柜”模塊分為“學(xué)校文件”和“部門文件”。在“學(xué)校文件”和“部門文件”按照需要又設(shè)立多個(gè)文件夾。

最后，我們還啟用了及時(shí)通訊系統(tǒng)，并在即時(shí)通訊中按部門、角色及工作需求劃分了相應(yīng)的群組，搭建起了信息傳遞和溝通交流的平臺(tái)，為OA系統(tǒng)的應(yīng)用和推進(jìn)做好了準(zhǔn)備。

（3）建章立制，加強(qiáng)監(jiān)管

首先，制定了《OA系統(tǒng)使用管理暫行規(guī)定》，明確了OA系統(tǒng)應(yīng)用工作的具體要求和注意事項(xiàng)。制作使用指南，分部門召開使用推進(jìn)會(huì)和培訓(xùn)會(huì)。

其次，建立由校長(zhǎng)、校辦、部門主任和教師組成的層級(jí)管理模式，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)技術(shù)維護(hù)和服務(wù)保障。由校辦負(fù)責(zé)考核管理，各部門設(shè)兼職信息管理員，協(xié)助主任對(duì)本部門OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行指導(dǎo)和統(tǒng)計(jì)。

第三，我們確定了信息工作例會(huì)制，結(jié)合部門工作會(huì)議、中層干部月總結(jié)和校務(wù)例會(huì)，每月對(duì)部門和個(gè)人的使用情況進(jìn)行定期考核、評(píng)價(jià)和反饋。

第四，OA系統(tǒng)的使用，使學(xué)校日常管理及工作更加便捷，同時(shí)，學(xué)校日常工作促進(jìn)OA系統(tǒng)的使用，加強(qiáng)OA系統(tǒng)日常監(jiān)管。

（4）績(jī)效考核，反饋激勵(lì)

我們把OA系統(tǒng)的使用考核情況納入到了績(jī)效工資獎(jiǎng)勵(lì)制度中，實(shí)行每月績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，學(xué)期統(tǒng)一獎(jiǎng)勵(lì)。

三、工作成效

辦公自動(dòng)化使學(xué)校日常管理流程化，以最小的管理成本，實(shí)現(xiàn)工作效率最大化，實(shí)現(xiàn)了信息共享、協(xié)同辦公、低碳環(huán)保的目標(biāo)，給學(xué)校的工作帶來成效。

（1）規(guī)范性：流程化的辦公模式將行政事務(wù)、文檔管理規(guī)范起來，實(shí)現(xiàn)了規(guī)章制度和學(xué)校管理的立體化。

（2）科學(xué)性：利用工作流、日程安排、文件管理、工作日志等功能與手段的結(jié)合，使工作機(jī)制更加科學(xué)有效。

（3）高效性：以圖表的方式呈現(xiàn)出資源占用、日程安排和工作流程等情況，使管理更加直觀；數(shù)據(jù)是在工作流的執(zhí)行過程中自動(dòng)生成的，使工作更加高效。

（4）靈活性：利用通知公告、即時(shí)通訊、郵件短信等多種信息渠道，教師之間可以圍繞任何一個(gè)事件互動(dòng)交流，降低了溝通協(xié)作的成本。通過移動(dòng)終端安裝OA應(yīng)用軟件，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公的目標(biāo)。

（5）互通性：在強(qiáng)化學(xué)校內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)與教育局、各基層學(xué)校的互聯(lián)互通，達(dá)到管理數(shù)據(jù)資源共享，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了足夠的依據(jù)。

四、經(jīng)驗(yàn)反思

（1）提高認(rèn)識(shí)是前提。利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是傳統(tǒng)辦公模式和個(gè)人辦公習(xí)慣的重大改變，在落實(shí)工作前，學(xué)校管理者和相關(guān)人員首先要對(duì)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行深入研討和反復(fù)論證，全面把握系統(tǒng)的應(yīng)用流程；要向教師深入分析辦公自動(dòng)化的意義，讓全體教師在思想上真正達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而在行動(dòng)上全力支持配合。

（2）領(lǐng)導(dǎo)帶頭是關(guān)鍵。信息化建設(shè)向來都是一把手工程，如果校長(zhǎng)不重視，系統(tǒng)管理員再努力也難以推廣。校長(zhǎng)帶頭使用，教師學(xué)著使用，形成了良好的OA系統(tǒng)使用氛圍。

（3）科學(xué)推進(jìn)是核心。使用OA系統(tǒng)辦公我們可以針對(duì)不同人群分層推進(jìn)、針對(duì)不同工作分步實(shí)施。剛開始可以開放一些基礎(chǔ)應(yīng)用功能，如：通知發(fā)布、文件上傳與下載等應(yīng)用，在全體教師初步掌握簡(jiǎn)單應(yīng)用方法后，再進(jìn)一步開放使用高級(jí)功能，如：工作流、會(huì)議申請(qǐng)、考勤等高級(jí)應(yīng)用，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)對(duì)學(xué)校管理的作用。

（4）技術(shù)支撐是保障。一是使用方面，教師在使用OA系統(tǒng)中會(huì)遇到一系列的技術(shù)問題，系統(tǒng)管理員必須要及時(shí)解決，耐心地提供服務(wù)。二是開發(fā)方面，隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員要在原有基礎(chǔ)上不斷地改進(jìn)模塊，拓展功能。

（根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)錄音及PPT整理）