新時期高校圖書館物業管理的實踐與探索*

嚴 棟 黃自強

(華僑大學圖書館，福建廈門 361021)

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新時期高校圖書館物業管理的實踐與探索*

嚴 棟 黃自強

(華僑大學圖書館，福建廈門 361021)

在新的發展時期結合華僑大學圖書館的實踐，對高校圖書館實施物業管理社會化的利弊進行分析，探討了提升高校圖書館物業管理水平的機制。

高校圖書館 物業管理 物業社會化

隨著我國高校辦學規模的不斷擴大，辦學條件日益改善，高校圖書館事業也在不斷發展，尤其是各高校新校區的建設，新建圖書館的規模越來越大，現代化、自動化水平越來越高，服務更加多元化。為適應新形勢的發展要求，在本世紀初，由廈門大學[1]、廣西大學等高校圖書館率先引入了物業管理的工作模式[2]，以保障圖書館各項現代化系統的良好運行，給讀者提供舒適溫馨的學習環境。經過十余年的實踐和探索，雖然物業管理的理念已被越來越多圖書館所接受，但利弊也逐漸顯現，一些圖書館實施成效并不理想，甚至出現了選擇回歸傳統模式的現象。圖書館人不禁要問：高校圖書館到底適用何種物業管理模式？面對這樣的困惑，筆者認為當前圖書館物業管理已經進入了新的發展時期，很有必要對目前先進的管理模式進行歸納和總結，于是筆者結合本館實施物業管理的實踐，探討如何完善物業管理機制，實現圖書館管理和服務水平的整體提升，以期為圖書館同行提供些許參考。

1 高校圖書館物業管理的利弊分析

1.1 物業管理的有利方面

1.1.1 有利于推行人事制度改革

當前許多高校推行人事制度改革，圖書館不少崗位雖是編外人員，但她們多為教職工家屬，即使存在工作效率低、服務意識差的現象，圖書館也礙于人情世故難以采取有效措施。實行物業管理就能合理地解決這個問題，讓編外人員由物業公司聘任和管理，勞動爭議也隨之轉移，根據規定考核不及格的人員可以將其辭退，避免了用工人員與圖書館發生糾紛。同時，圖書館受編制等諸多因素的影響，若要引進一批專門人才可謂是困難重重。因此，將日常重復性的工作崗位交由物業人員承擔，留出寶貴的職數用于圖書館專業人才隊伍的建設勢在必行[3]。

1.1.2 有利于提升圖書館核心業務的服務水平

圖書館建筑規模龐大，后勤事務十分繁瑣，將制約圖書館發展的后勤工作從圖書館業務和行政工作中剝離出來，使圖書館領導得以解脫，能集中精力致力于館員隊伍建設，提高參考咨詢等深層次服務的水平，提升圖書館的核心競爭力，從而更好地為學校的學科建設和教學科研服務[4]。

1.1.3 有利于提升圖書館后勤服務專業化水平

其一，物業管理企業擁有圖書館所欠缺的如建筑維護、中央空調、配電、管道、電梯、消防、樓棟智能化等設施的專業技術人員，他們能及時排除設備故障、定期進行維護，保障圖書館設施的長久穩定運行。其二，物業管理企業制定有嚴格的規章制度和質量標準，在室內外保潔、環境綠化、會議接待等方面有豐富的經驗，能做到高標準、嚴要求，為讀者創造干凈整潔、高雅、寧靜舒適的閱讀環境。

1.2 物業管理的不利方面

1.2.1 員工缺乏歸屬感，職業穩定性差

物業員工都需要穿著統一的物業制服，與正式職工的界限更加明顯，容易受身份歧視的問題困擾，加上同工不同酬且收入低，造成她們缺乏主人翁意識，工作比較消極，甚至不服從管理，一旦找到更適合的工作，往往就會選擇跳槽，人員流動性很大。

1.2.2 學校的資金投入增加

圖書館通過花錢買服務，將以前需要自己操心的后勤事務轉移給物業管理企業，他們以追求盈利為目的，與原來臨時工的聘用方式相比，通常需要收取各種名目的服務管理費，這勢必要增加服務成本。

1.2.3 服務質量參差不齊

由于圖書館的管理經費并不充裕，中標企業的利潤本身就不高，很難吸引大型、信譽好、服務質量高的物業管理企業的參與。同時，當前物業管理企業的招標通常采用最低價中標的決標模式，有的小企業中標后，受利益驅動而過度節約用工成本，采取了一些非常規的手段，比如：經常會有意無意地減少員工數量和出勤率；將幾個崗位合并，增強員工勞動強度；延長員工的勞動時間；有員工辭職后不及時進行補充，甚至拖延幾周；抽調員工到外部門頂崗；新進員工未經或簡單培訓后就上崗等等[5]。以上種種都是不履行合同服務承諾的表現，必將導致服務質量的下降。

綜合上述物業管理的利弊分析，筆者認為要享受高質量的服務，只要成本在可承受范圍之內，多交費用理所應當。圖書館在選擇物業管理前要作出周密的考慮，只要完善管理機制，加強崗位監督，隨著物業管理企業市場的進一步規范和成熟，高校圖書館實施物業管理將成為未來發展的一種趨勢。

2 我校圖書館物業管理的實踐與現狀

2.1 實踐概況

我校新館于2006年投入使用，新館建筑面積3.2萬平方米，閱覽座位近4000個，日均接待讀者約5000人次，與建筑配套建設的主要設施有：中央空調、消防監控系統、配電房、電梯、電子大屏幕等。學校通過公開招標將全校的后勤工作委托給一家專業的、實力強的物業公司進行管理，圖書館物業作為其中的一個子項目。我館除了將清潔、維修、保衛、機電等后勤事務交予物業管理外，在圖書館各個業務崗位，包括圖書借還、圖書上架、報刊管理等也大膽采用物業員工，首開諸多業務崗位實施物業管理之先河。現設有物業崗位50名，其中經理1名、清潔10名、維修及機電管理2名、保衛3名、圖書流通(含借還、上架、閱覽室)33名、辦公室1名。新館正式職工僅有18名，多為各部門負責人和參考咨詢人員，物業人員已占全館員工的大多數。

2.2 管理方法

學校每三年與物業公司簽訂服務合同，合同中對各崗位的工作職責進行了明確的界定，規定了詳細的考評細則，遇到履行承諾不到位的情況，將被扣減相應的服務管理費。物業公司指派的項目經理負責統管全館物業員工，具體的崗位工作交由圖書館各部主任安排，全體館員可以對每個物業員工的工作狀況進行監督，各部主任可以直接或通過辦公室向經理提出要求或改進意見。物業管理工作由一名副館長分管，具體由辦公室負責與經理協調，保證各后勤和業務崗位工作順利開展。

2.3 管理成效

我校新館引入物業管理后，開放時間調整為6:30—22:30，每周開放達112小時，保衛24小時安全巡查，保潔人員定時打掃保持環境優美整潔，員工服務態度良好，管理和服務水平大幅提升。這一系列成效得益于我館一開始就高標準、嚴要求，多年來一直注重與物業公司的保持良好的溝通，定期檢查監督，遇到問題及時解決，從而摸索出一套成熟的工作管理模式，使圖書館領導能專心致力于提升核心業務服務水平。如今的圖書館功能齊全、布局合理、環境舒適典雅、工作秩序井然，是學校師生十分向往的學習場所，已成為學校的一大亮點，是我校接待來訪客人參觀的必經之地。

3 提升高校圖書館物業管理水平的機制分析

3.1 完善市場招標規則，選擇專業的物業管理公司

選擇信譽好、專業性強的物業公司是做好圖書館物業管理工作的第一步。現行的最低價中標模式存在明顯弊端，優質企業因投標價較高往往難以中標，小企業為了中標經常會相互壓價，從而陷入惡性競爭的泥潭，過低的中標價又難以履行合同的服務承諾。因此，必須制定科學完善的招標規則，建議采用加權平均法作為價格分的評分方法，即把所有的有效報價進行加權計算，取平均值作為基準價，高出或低于基準價都將被減去相應的價格分[6]。然后再對技術指標、商務指標及信譽狀況進行綜合評分，各項指標均符合要求且累計總分最高者即選為中標單位。這種評標方法既考慮了合理的價格成本，又能兼顧企業的管理服務水平、實力及信譽，加上后期雙方相互配合，完全可能實現“雙贏”的目標。

3.2 明確合同內容，落實監督機制

圖書館與物業公司簽訂服務合同時，應將具體的工作管理范圍、崗位職責、勞動紀律、質量標準、管理費的支付及獎懲等雙方的權利和義務進行明確約定，以法律文書的形式遵照執行，避免日后出現可能的法律糾紛。同時，圖書館要完善監督管理機制，每項都以服務合同為依據予以落實，包括員工的考勤、上架的準確率、大樓外墻清洗次數、消防系統、電梯和空調是否定期保養、水電維修是否及時等。圖書館相關責任人要不定期進行檢查、督促與溝通，征求館員、讀者的意見，對工作中出現的問題隨時糾正。圖書館對物業服務進行有效評估考核后，物業公司要進行總結分析，改進工作方法，從而提升整體的管理和服務水平。

3.3 優化物業管理的組織架構，加強合作與溝通

在工作形式上，圖書館要建立一個高效且執行力強的物業管理組織架構，通常由一名副館長主管領導，辦公室配置專職人員負責與物業項目經理的溝通與協調，加以學校后勤部門的輔助與指導，對物業下屬各部門逐級管理、逐級負責，如圖1所示[7]。在公平合理的情況下，建立專門的溝通渠道，及時處理和解決可能出現的一切問題。

圖1 高校圖書館物業管理組織架構與工作流程圖

3.4 加強物業人員的業務培訓，提升人文關懷

物業人員的流動性較大、整體素質偏低，一方面，圖書館要監督并幫助物業公司做好員工的業務培訓，讓他們盡快了解和熟悉圖書館工作的性質和特點，從思想上樹立用心為讀者服務的職業道德觀，增強服務技能和專業知識，促進人員隊伍的標準化、規范化和專業化。另一方面，圖書館對正式員工和物業員工要一視同仁，對物業員工在工作和生活上的困難要給予必要的幫助，通過人文關懷充分調動員工的積極性和創造性，增強員工內心對圖書館和企業的認同感和歸屬感，進而形成整體凝聚力，用優質的服務實現讓讀者滿意的目標。

3.5 建立健全物業檔案的信息化管理

圖書館建筑的各種工程圖紙、設備設施的技術資料等檔案是進行樓棟維修保養、設備維護工作的重要依據，引入物業管理后，圖書館要將這些檔案備份后移交給物業公司進行信息化管理。完善的檔案制度將有利于物業公司加強對圖書館設施的了解和熟悉，做好維修記錄，從而維護設備設施穩定運行，延長使用壽命。同時，物業公司也要健全人事檔案制度，尤其對安全保衛、貴重儀器的維修等重要崗位要做好嚴格的登記審核工作，倘若發生安全責任事故可以追究相關人員的責任。

4 結語

結合我館的實踐證明，高校圖書館實施物業管理是成功可行的，優勢較為明顯，但作為一個興起不久的產業，在理論和實踐上都仍需要不斷深入探索。隨著市場經濟體制的不斷完善，圖書館物業管理已進入新的發展階段，筆者相信，只要圖書館不斷完善管理機制，加強溝通與監督，通過市場運作，優化配置，發揮資源的最大效用，就能使圖書館的物業管理真正達到高水平、專業化，讓其成為為圖書館事業發展的生力軍。

〔1〕 蘇海潮.圖書館物業管理市場化的探索[J].圖書館雜志，2003(1)：40-43

〔2〕 李玲，楊桂珍.圖書館物業社會化管理初探[J].圖書館建設，2004(3)：90-92

〔3〕 孔繁勝.現代化圖書館物業管理的探索與實踐[J].圖書館學研究，2006(6)：25-26,35

〔4〕 王偉利.“一站式”開放管理下高校圖書館物業管理外包的實踐探索和發展思考——以黑龍江八一農墾大學圖書館為例[J].農業圖書館學刊，2012(2)：74-77

〔5〕 劉忠祥.高校圖書館后勤部門在物業社會化管理中的作用[J].圖書館工作于研究，2010(8)：58-60

〔6〕 葛瑤，應長興.圖書館物業服務社會化的利弊淺析[J].圖書館雜志，2010(6)：34-35

〔7〕 伍茂戎，何靜，肖茜熔.試析高校圖書館物業管理社會化與信息化[J].高校圖書館工作，2011(5)：31-34

The Practice and Exploration of Property Management in University Libraries in the New Period

Yan Dong Huang Ziqiang

In the new period of development, analyzed the advantages and disadvantages of the implementation of property management in university libraries according to the practical experience of Huaqiao University library. Based on the result, we also explored the mechanism of improving the property management level in university libraries.

University library;Property management; Property socialization

*本文系2013年度泉州市哲學社會科學研究規劃委托項目“完善公共文化服務體系下圖書館投入與產出效益最大化研究”(批準號：2013W27)的研究成果之一。

G258.6

A

嚴棟，男，1982年11月生，館員，圖書館學專業，管理學碩士，華僑大學圖書館館長助理，主要研究方向：信息咨詢服務、圖書館管理研究，已公開發表學術論文6篇，主持校級課題1項，參與市級課題3項。黃自強，男，1959年4月生，副研究員，華僑大學圖書館副館長，主要研究方向：圖書館管理研究，已公開發表學術論文5篇，主持市級課題1項，參與校級課題1項。