淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)扎蘭屯市人才交流服務(wù)中心　高寶麗

淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)扎蘭屯市人才交流服務(wù)中心高寶麗

【摘要】隨著我國社會的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟水平的不斷提高，各行業(yè)競爭力也愈發(fā)得激烈。在這其中，事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化成為了影響事業(yè)單位檔案工作的一個重要因素。因此，加強檔案管理的現(xiàn)代化水平，對于完善事業(yè)單位內(nèi)部的制度以及提高事業(yè)單位檔案的管理工作，起到了十分關(guān)鍵的作用，所以我國各事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人一定要將這項任務(wù)落實到實際的工作當(dāng)中去。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；管理；現(xiàn)代化

在當(dāng)代社會，由于信息化的發(fā)展速度越來越快，使得事業(yè)單位對于信息化的要求也越來越高。尤其是在事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作中，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理對于健全整個機關(guān)檔案室的內(nèi)部制度和提高事業(yè)單位的內(nèi)部競爭力有著重要的意義。所以，我國的事業(yè)單位要將實現(xiàn)內(nèi)部檔案管理現(xiàn)代化，作為提高事業(yè)單位檔案管理的一個重要標準和發(fā)展目標，這就需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解并做到以下幾點：

一、了解企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義

所謂事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化，就是指以現(xiàn)代科學(xué)為依據(jù)，采取高科技技術(shù)，再利用檔案管理人員的主觀積極性，對檔案管理進行改革和創(chuàng)新。并且，與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案管理現(xiàn)代化具有反應(yīng)速度快、使用空間小、存儲量多等優(yōu)點。當(dāng)下，很多事業(yè)單位的檔案管理部門都將檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用在了檔案工作中，它一定會逐漸地取代我國事業(yè)單位中傳統(tǒng)的檔案管理方式。

二、檔案管理現(xiàn)代化工作中出現(xiàn)的問題

由于目前我國事業(yè)單位內(nèi)部的高科技技術(shù)還不夠完善，管理制度也不夠健全，這就間接導(dǎo)致了在運用檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的過程中出現(xiàn)了很多的問題。

（一）對于檔案的制定標準過低。由于我國的檔案數(shù)量大，管理體系也頗為復(fù)雜，而且各事業(yè)單位的檔案內(nèi)容和格式都不同，這些因素導(dǎo)致了每個事業(yè)單位建立檔案的制度不同，而且標準也不一致。從而使得我國整體的檔案管理水平過低，數(shù)據(jù)也不夠完整，最終導(dǎo)致員工的查找工作過于困難。如果檔案一直處于這種低標準的情況中，長此以往，一定會對我國的事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)和資源建設(shè)工作產(chǎn)生不利的影響。

（二）我國的事業(yè)單位缺少高水平的檔案管理人員。事業(yè)單位的檔案工作需要管理人員擁有豐富的專業(yè)知識和現(xiàn)代的管理技術(shù)。但是，根據(jù)我國當(dāng)前檔案管理工作的情況來看，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員大多數(shù)都缺乏專業(yè)的管理知識和技術(shù)水平，有的甚至對于檔案管理工作一竅不通，只是憑借自己的理念和想法對企業(yè)內(nèi)部的檔案進行大致的整理。所以，檔案管理人員的自身素質(zhì)不高，直接影響了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的開展和實施，最終使得工作人員無法運用高科技技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進行管理。這樣一來，不僅降低了檔案管理工作的科技化水平，而且在一定程度上阻礙了我國事業(yè)單位檔案室工作的良好發(fā)展。

（三)事業(yè)單位對檔案工作的資金投入過少。由于當(dāng)代經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，我國的事業(yè)單位對檔案管理的要求也越來越高。在這其中，高科技的檔案管理設(shè)備對發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)至關(guān)重要。但是，目前我國的很多事業(yè)單位根本不重視內(nèi)部的檔案管理工作，對其投入的資金不夠，使得檔案管理部門沒有足夠的資金去購買高科技的管理設(shè)施，無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展受到嚴重影響，從而影響我國事業(yè)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

三、提高檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施

（一）事業(yè)單位要加強檔案管理標準化的管理力度。事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實現(xiàn)檔案管理的標準化。眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化主要是依據(jù)高科技的現(xiàn)代化技術(shù)和管理，這就使得檔案的管理工作首先要依靠一定的標準來進行，以便于對事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理工作形成一套完整合理的檔案標準。所以，我國的事業(yè)事業(yè)單位一定要將這項措施盡快地應(yīng)用到檔案管理現(xiàn)代化的工作中去，為現(xiàn)代化的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。對于個別事業(yè)事業(yè)單位在進行檔案管理的工作過程中，總是強調(diào)事業(yè)單位運營的特殊原因，不依照統(tǒng)一標準進行管理，這樣的做法不只是在忽視事業(yè)單位的正規(guī)制度，更是在阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的快速發(fā)展。所以，我國的事業(yè)單位一定要杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生，管理人員要時刻記得嚴格執(zhí)行事業(yè)單位檔案管理的標準化準則，這也是為檔案管理現(xiàn)代化工作的發(fā)展做出更多的努力。

（二）運用高科技的管理技術(shù)。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，這就要求事業(yè)單位內(nèi)部要實施現(xiàn)代化的管理手段，提高自身的現(xiàn)代化管理意識。而且檔案管理人員要積極提高自身的科學(xué)技術(shù)知識，掌握更多的科技化管理技術(shù)，學(xué)會運用先進的管理方法，剔除傳統(tǒng)落后的管理思想，從而進一步推動我國事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理工作。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)和能力，直接影響到事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化。要想將檔案管理現(xiàn)代化水平合理地融合在機關(guān)檔案管理部門的工作中，提高管理人員的自身能力是很有必要的。檔案管理人員不僅僅需要具有扎實的專業(yè)知識，更重要的是，他們還要掌握科學(xué)、經(jīng)濟、文化等多方面的知識。所以，事業(yè)單位在進行檔案管理人員的選擇時，就要優(yōu)中選優(yōu)，挑選出個人素質(zhì)高以及綜合實力強的員工進行檔案管理工作。這不僅是為了促進事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展，更重要的是可以保障事業(yè)單位內(nèi)部管理的平穩(wěn)運行。

（四）加強對檔案管理現(xiàn)代化的投入力度。要想更好地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，事業(yè)單位就要在檔案管理的資金投入上加大力度。第一，事業(yè)單位要加大對于檔案管理設(shè)備的投入力度，購買專業(yè)的檔案管理設(shè)備，例如計算機等高科技儀器，并且對投入資金的數(shù)目要及時進行審核。第二，檔案管理部門的管理者要定期對工作人員的管理情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。第三，事業(yè)單位可以提前計算好關(guān)于檔案管理工作所要用到的費用，然后進行相應(yīng)的準備工作，以備不時之需。第四，事業(yè)單位要購買質(zhì)量過關(guān)的檔案柜。存放事業(yè)事業(yè)單位相關(guān)資料的檔案柜對于檔案的良好保存是十分關(guān)鍵的。所以，事業(yè)單位必須要購買合格的檔案柜，并且及時做好檔案柜的通風(fēng)、采光、防潮等相關(guān)工作，避免長時間放置在檔案柜中的文件受到損害。

四、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要意義

目前，在我國事業(yè)單位的發(fā)展中，將檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，已經(jīng)成為了一種必然的趨勢。它不僅使我國的信息化技術(shù)得到了很大的發(fā)展，而且使得我國的信息資源也得到了良好的傳播。實行檔案信息化管理不僅是我國當(dāng)前社會發(fā)展的必然要求，而且也為提升事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度提供了很大的幫助。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)代社會的發(fā)展，所以，實行檔案管理的現(xiàn)代化是促進我國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的一個重要因素。事業(yè)單位一定要認識到加強檔案管理工作的重要性，將檔案管理現(xiàn)代化合理地融入到我國事業(yè)單位的檔案工作中。

五、結(jié)束語

總而言之，社會在不斷的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的進步。所以，將檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用在我國事業(yè)單位的管理中，是一項符合當(dāng)前科技發(fā)展水平的重要舉措，也是我國的事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要著重注意的問題，因此事業(yè)單位一定要認識到檔案管理現(xiàn)代化工作的重要意義。積極利用現(xiàn)代化技術(shù)的科技性和技術(shù)性，努力開展事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理現(xiàn)代化工作，為提高我國事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理工作做出更多的努力。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化技術(shù)的快速發(fā)展，讓事業(yè)單位內(nèi)部的管理制度和科學(xué)技術(shù)走上一個新的臺階，這也是為推動我國的現(xiàn)代化建設(shè)做出更大的貢獻，從而讓我國的國際地位得到更大的提升。

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