十堰市科技檔案信息資源開發(fā)與利用研究

文/十堰市科技情報研究所 姚欣

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十堰市科技檔案信息資源開發(fā)與利用研究

文/十堰市科技情報研究所 姚欣

【摘要】本文結(jié)合工作實際，論述了十堰市科技檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題及解決方案。

【關(guān)鍵詞】十堰市；科技檔案；信息資源；開發(fā)利用；研究

加強十堰科技檔案的收集與管理，充分開發(fā)和利用科技檔案寶貴資源，是促進十堰科技進步與科技成果轉(zhuǎn)化，提升科技創(chuàng)新能力的重要手段，對提高十堰科技事業(yè)發(fā)展水平和加快國民經(jīng)濟發(fā)展進程具有十分重要的意義。

一、科技檔案信息資源開發(fā)利用研究背景及意義

隨著國家研發(fā)經(jīng)費的不斷增加，科技部門申請獲得資助的項目和科研成果也隨之增加，形成的科技檔案數(shù)量呈逐年上升態(tài)勢。而科技檔案形成后，只能在短期內(nèi)實現(xiàn)其利用價值。因此，對科技檔案信息資源進行合理開發(fā)，最大限度地挖掘科技檔案的價值，已成為科技事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

二、開發(fā)利用科技檔案信息資源的內(nèi)容和方法

（一）加強科技檔案的收集、歸檔和優(yōu)化工作，保證科技檔案的齊全、完整和準確。首先要提高科技工作者重視檔案的意識，注重科技文件和材料的保存和積累，其次要通過制定相關(guān)管理辦法來健全和完善歸檔制度，并在實踐過程中不斷修正完善。

（二）加強科技檔案的整編和管理工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的檔案管理體系。檔案的整理工作是科技檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。在整理過程中，應(yīng)嚴格按照湖北省檔案管理標準進行整理，對各類科技信息進一步加工，建立科學(xué)全面、高效實用的檔案檢索系統(tǒng)，利用計算機檔案管理系統(tǒng)完成全文的電子歸檔，進而提高科技檔案利用率，提升使用者工作效率。

（三）加強科技檔案鑒定和保護工作，增強科技信息使用率和服務(wù)性。為了使檔案得到更好地保存，應(yīng)盡量減少對檔案原件的使用頻率。另外，加強對檔案的編研工作也是做好檔案保護工作的一項重要舉措。使用者可以直接利用科技信息和數(shù)據(jù)檔案編研成果，節(jié)省了親自去查找原件的時間，減少對原件查閱的次數(shù)。

三、科技檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀及存在的問題

科技檔案的開發(fā)利用是科技檔案工作的最終目標。十堰市科技局現(xiàn)有科技檔案1034卷，目前仍處于“穩(wěn)妥保管”的狀態(tài)之中，重管輕用現(xiàn)象依然存在，檔案利用效率極低。同時，檔案涉及內(nèi)容不全面，電子檔案數(shù)量較少，缺乏檔案信息資源共享交流平臺等因素嚴重制約著科技檔案信息資源開發(fā)利用工作。

（一）科技檔案的收集整理不夠全面完整。從目前我市科技檔案存儲狀況來看，只收集整理了科技成果、科技計劃等相關(guān)資料，而作為涵蓋科技領(lǐng)域內(nèi)的各類專利技術(shù)、科技人才、高新技術(shù)企業(yè)、產(chǎn)品等科技含量較高的資料內(nèi)容還沒有系統(tǒng)地加以歸整，編目到科技檔案之中，急待整編完善、分類歸檔。

（二）科技檔案數(shù)字化管理尚未實現(xiàn)。雖然建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但由于人力、物力及經(jīng)費等因素限制，案卷目錄及文件資料入機率較低，全文掃描工作尚未完成，通過檔案管理系統(tǒng)進行查閱科技檔案的難度較大。

（三）科技檔案共享交流平臺尚未搭建。在科技計劃管理層，各類科技計劃形成的科技檔案處于分散保管中，未形成數(shù)字化，沒有統(tǒng)一的科技計劃項目數(shù)據(jù)庫。省科技廳雖然建立了科技計劃申報系統(tǒng)，但缺乏過程管理及結(jié)題管理系統(tǒng)，導(dǎo)致科技檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)很難建立。

四、加強科技檔案信息資源開發(fā)利用的建議

（一）采取多種形式廣泛宣傳檔案工作，為開發(fā)利用科技檔案信息資源開辟渠道。必須在做好日常工作的同時，加大宣傳力度，將我們所保管科技檔案的范圍、類別以及我們?yōu)樯鐣峁┓?wù)的種類告知廣大群眾，增加人們對科技檔案的了解。如舉辦科技成果展覽、出版科技成果和專利技術(shù)刊物、編寫檔案利用效果選編、在相關(guān)網(wǎng)站發(fā)布檔案信息等，不斷擴大科技檔案信息的影響力，促進和指導(dǎo)人們更加充分而有效地利用科技檔案信息。

（二）運用現(xiàn)代化手段進行檔案信息開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理。要在短時間內(nèi)為科技檔案信息開發(fā)利用工作配備相關(guān)設(shè)備，加強電子計算機終端網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，為科技檔案信息開發(fā)創(chuàng)造條件。科技管理部門應(yīng)把工作重點從收藏轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上來，把發(fā)揮科技檔案中蘊藏的有利價值的信息資源作為科技檔案工作的職責(zé)，建立完善的科技計劃管理系統(tǒng)，建立一站式科技檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科技檔案的收集和管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，及時向公眾提供便捷的檢索和存取服務(wù)，滿足不同人群的科技需求。

（三）大力開展科技檔案編研工作，以多種形式服務(wù)大眾。科技檔案工作者要堅持以利用為中心，通過對庫藏的各種形式的科技檔案信息進行分析、篩選、整序和加工，編輯成文件匯集、專題匯編、史料選編、科技年鑒、大事記等參考資料，形成編研成果或編輯出版檔案史料，內(nèi)部或公開出版發(fā)行，實現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。

（四）提高科技檔案人員素質(zhì)，確保科技信息資源開發(fā)利用顯成效。科技檔案工作人員不但要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識和相關(guān)學(xué)科知識，具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復(fù)雜的科技檔案資料中提煉出有價值的信息，并及時地傳遞到科研中去。同時要熟練操作計算機，懂得網(wǎng)絡(luò)知識，靈活使用科技檔案管理軟件，掌握數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等現(xiàn)代化技術(shù)和手段，這樣才能成為具有較高管理能力、服務(wù)水平和創(chuàng)新意識的復(fù)合型人才，適應(yīng)科技檔案信息開發(fā)利用工作的需要。