略論軌道交通行業(yè)綜合檔案的一體化管理

文/深圳市地鐵集團有限公司 王艷慧

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略論軌道交通行業(yè)綜合檔案的一體化管理

文/深圳市地鐵集團有限公司 王艷慧

【摘要】本文通過簡單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實踐提供參考。

【關鍵詞】軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進行檔案一體化管理的理論研究與實踐以來，實踐工作就遠遠少于理論研究工作[1]。在實際的運作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時代的必然選擇。

（二）在建設信息資源網站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對于綜合檔案一體化管理的認識存在不足，加上綜合檔案的網絡聯合平臺建設本身面臨著巨大的困難，導致我國軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實踐中的信息資源網站建設跟國外信息網站中信息資源的集中程度相去甚遠，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機結合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時態(tài)度不佳，得不到人性化的服務。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對策

（一）鼓勵開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐探索。針對軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實踐少于理論研究的問題，應鼓勵軌道交通行業(yè)的各個檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實踐活動。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領導層著手，爭取自上而下轉變對綜合檔案一體化管理的思想認識，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領導的消極態(tài)度轉變成積極態(tài)度，形成充分利用網絡、計算機、信息等技術，從本質上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調機制，從而科學管理其工程檔案、行政檔案等，并及時分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產生的矛盾和問題，采取科學的手段解決問題，承擔起綜合檔案一體化管理的職責。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網絡平臺。從當下我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐情況來看，建立健全一體化管理的網絡平臺迫在眉睫。在網絡信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經在全社會范圍內實現了共享[2]。所以，構建通用的、兼容的網絡平臺，構建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網站，在網絡上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會、為用戶提供服務，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經濟效益、社會效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網絡平臺，軌道交通行業(yè)才能更好地實施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現在一體化建設與軌道交通企業(yè)經營發(fā)展的戰(zhàn)略目標的雙重引導下，通過利用集成管理機制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應資金、設備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進行集中和統(tǒng)一，最終實現對檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對檔案資源進行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應信息化時代對軌道交通行業(yè)市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應實踐一體化管理體制，通過對用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務方式，爭取為用戶提供開放的、現代化的服務，采用網絡技術、計算機技術、設備等增強軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應能力、處理能力，從而提高各個檔案管理部門的服務質量，為綜合檔案用戶提供人性化服務。同時，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對工程檔案、行政檔案等信息的服務需求，能準確地定位各自的服務對象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現實意義的體現。

參考文獻：

[1] 馮秀麗. 網絡視域下圖書、檔案一體化管理模式研究[J].科技風,2014（16）：230.

[2] 李明. 關于圖書檔案一體化管理的思考[J]. 科技情報開發(fā)與經濟,2015（03）：98~99.