淺析會計檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省大安市會計核算中心 劉云峰

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淺析會計檔案管理中存在的問題及對策

文/吉林省大安市會計核算中心 劉云峰

【摘要】本文針對會計檔案管理出現(xiàn)的一些問題展開了細(xì)致的探討研究，并謀求解決問題的對策，完善和規(guī)范化會計的檔案管理體系。只有加強(qiáng)對檔案的管理工作，才能夠有效地提高財務(wù)管理的水平，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】會計檔案管理；問題；對策

一、在會計檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）沒有引起對會計檔案管理工作的重視。對工作的要求缺乏足夠的認(rèn)識，意志力薄弱，極容易切斷會計檔案管理和會計工作之間的聯(lián)系，使二者彼此獨(dú)立。有好多企業(yè)單位只看中會計工作，而忽視了會計檔案管理的重要性，而且單位里缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員。在會計人員正式參加工作以前，他們?nèi)狈n案管理的基礎(chǔ)知識，也沒有參加過相應(yīng)的職業(yè)技能培訓(xùn)，許多工作由會計人員負(fù)責(zé)管理，沒有相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，更不要說實(shí)現(xiàn)會計檔案的科學(xué)管理化了。

（二）缺乏與檔案管理有關(guān)的資料數(shù)據(jù)。一些企業(yè)部門只看重會計工作的賬本、報表和會計憑證等，重視專業(yè)資料的分類管理，卻沒有引起對資料的收集、管理及歸檔工作的重視，這將會極大地破壞檔案管理的完整性，致使某些重要文件缺失。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)較低。一些企業(yè)單位的檔案管理人員沒有相應(yīng)的道德操守，這些人沒有工作原則，無視公司的管理制度，完全不顧公司的規(guī)章制度，有甚者公開違法犯罪、造假，修改財務(wù)記錄憑證，還有的人為了自己的私利亂開發(fā)票、建立虛假賬戶等。這些惡劣行為將會導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性下降，會計信息的可信度降低，還有可能危害國家的宏觀政策，具有極其嚴(yán)重的危害性。

（四）財務(wù)檔案的管理制度不完善。為了滿足工作的要求，必須設(shè)立財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，同時這也是法律法規(guī)的基本要求，不過在實(shí)際工作中，財務(wù)管理制度并不完善，有許多企業(yè)部門并沒有設(shè)立該機(jī)構(gòu)，于是，這些檔案管理工作都由會計人員負(fù)責(zé)。

（五）以紙質(zhì)形式保存的檔案數(shù)據(jù)與計算機(jī)存儲的檔案數(shù)據(jù)之間不同步，存在著時間差。一些企業(yè)部門的工作人員把會計信息存入電腦以后，就不再梳理磁盤或者光盤中保存的這些信息，這樣極容易丟失重要的會計信息；另外，因?yàn)楝F(xiàn)在的電算化軟件更新太快，有好多企業(yè)單位并沒有好好保存這些軟件的版本和系統(tǒng)，這樣就導(dǎo)致了無法調(diào)用和查看保存的會計檔案。

二、加強(qiáng)會計檔案管理的完善工作

（一）首先要提高人們對檔案管理的重視，加強(qiáng)管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定：企業(yè)部門要重視檔案管理工作，必須妥善保管會計檔案，要便于查閱、嚴(yán)防資料的泄露。從上述規(guī)定可知，加強(qiáng)對檔案的管理是法律的要求，是嚴(yán)厲的法制行為。部門領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識依法管理檔案的重要性，以法律為依據(jù)加強(qiáng)檔案的管理工作，使領(lǐng)導(dǎo)真正意識到檔案管理工作的重要性，實(shí)現(xiàn)依法管理檔案的目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

另外，還要提高他們的綜合素質(zhì)，比如：道德素質(zhì)、職業(yè)道德等。會計檔案館人員是負(fù)責(zé)檔案管理的第一人，必須要提高檔案管理的質(zhì)量。這些管理人員的專業(yè)素養(yǎng)決定著檔案質(zhì)量的好壞。各單位部門要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高他們的專業(yè)技能和道德操守，不僅要加強(qiáng)會計檔案的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的后期培訓(xùn)，假如檔案管理人員能夠團(tuán)結(jié)一致，科學(xué)學(xué)習(xí)，勇于承擔(dān)自己的責(zé)任，那么就能夠解決好管理工作中出現(xiàn)的那些問題，還能大幅度提高檔案管理的質(zhì)量，有利于增強(qiáng)檔案管理工作的積極性，有利于促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)快速有效地發(fā)展。

（三）完善管理規(guī)章制度，加強(qiáng)財務(wù)檔案的管理。只有使檔案管理工作真正融入到人們的生活中，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，同時，還要明確管理人員的責(zé)任，制定相應(yīng)的工作目標(biāo)，建立一整套合理完善的財務(wù)檔案管理體制，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，必須制定《財務(wù)檔案保密制度》和《財務(wù)檔案工作人員的職責(zé)》等，這些制度保障了檔案資料的搜集、分類、整理、保存等工作的有序進(jìn)行。

（四）對會計檔案的資料要按期檢查鑒定并予以刪除銷毀。

《會計檔案管理辦法》指出，檔案管理人員及有關(guān)政府部門必須加強(qiáng)檔案的檢查工作，要保護(hù)好重要的文件資料，對于那些沒有什么價值的檔案資料要進(jìn)行銷毀處理，而那些特殊檔案（比如：已過保管的期限或者有些事項(xiàng)沒有了結(jié)的）不能任意銷毀，要單獨(dú)把這些檔案拿出來，重新立卷，還要在相應(yīng)的備注欄里做好注明工作。

（五）計算機(jī)系統(tǒng)及管理文件的更新升級。在查詢會計檔案的時候，經(jīng)常會有無法打開檔案管理系統(tǒng)的問題。這是由于當(dāng)時保存檔案資料的計算機(jī)系統(tǒng)的版本和現(xiàn)在使用的電算化系統(tǒng)的版本不同。要想解決這一問題，只要把新版本換成以前的舊版本就可以了，但是這一問題會降低工作效率，于是要把舊資料文件同管理系統(tǒng)一起升級。還要注意，存儲檔案資料的磁性存儲介質(zhì)不能放在太靠近磁場的地方，防止破壞這些存儲介質(zhì)，以防檔案資料的丟失。

綜上所述，隨著社會的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展越來越迅速，這就要求會計檔案的管理工作必須符合社會發(fā)展的要求，采取更積極有效的措施，開拓新的管理模式，促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。