淺析人事檔案管理中存在的問題及對策

文/河北省環境地質勘查院 蘇蘭英

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淺析人事檔案管理中存在的問題及對策

文/河北省環境地質勘查院 蘇蘭英

【摘要】作者憑借多年從事干部人事檔案工作經歷，對干部人事檔案工作中容易出現的問題進行了總結，并提出了一些對策。

【關鍵詞】人事檔案；問題；對策

干部人事檔案是組織、人事等有關部門，按照我黨的干部政策，在錄用、培養、選拔和任用干部等工作中形成的記錄干部個人工作經歷、政治作風、思想品德、業務能力、工作業績等內容的文件材料，是客觀全面地考察、了解和正確選拔任用干部的重要依據。干部人事檔案的管理工作主要包括干部人事檔案材料的收集整理、保管轉遞、統計利用等日常檔案室建設和管理工作。由于一卷干部人事檔案歷經年代久，內容也隨著個人社會實踐的活動增多而不斷豐富增多，其中有很多問題顯現出來。根據干部人事檔案的工作流程，對經常出現的問題和對策一一闡述。

（一）檔案的材料分類不標準。按照《干部檔案整理工作細則》的要求，檔案整理中對材料的分類十分嚴格，必須經過仔細鑒別，按照材料的內容和性質進行劃分，使材料條理化和系統化，讓查閱者開卷清晰，內容層次清楚，查閱方便。筆者在整理檔案的過程中，發現部分人事檔案材料錯誤分類，比如第一部分履歷材料，有的學生就讀期間填寫的反映其本人經歷的登記表有的放在了第四類，本應該放在第一類；可以確定干部參加工作時間的登記表有的放在了第一類，而應該歸第九類；黨團材料里面的思想匯報材料、支部討論記錄和入黨積極分子培養表都不需要入檔；商調函、調令等不歸檔等等。人事檔案分類不清楚，會給利用檔案者帶來不便。雖然現在分類不準確的情況較少發生，但也必須要求檔案管理人員掌握整理工作的技能，提高工作的水平，避免錯誤發生。

（二）檔案材料內容不規范。根據《干部檔案工作條例》要求所收集的干部人事檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料，必須完整真實、手續完備。然而，在實際工作中卻發現不少問題，有的檔案中缺失干部任免呈報表和考察材料等材料，有的甚至連招工材料都沒有；履歷表、登記表等材料的手續不完備，應由組織審查蓋章或本人簽字的缺公章簽字；有的檔案材料內容填寫前后不一等問題；有的甚至不填時間等。這些問題的存在給干部人事部門利用帶來很多麻煩。所以以后一定要嚴格執行檔案管理制度，避免類似問題的發生，在以后的工作中應注意。要嚴格遵循歸檔制度。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求對歸檔的材料認真加以鑒別，如干部履歷表、學歷材料、專業技術職務評審表、調資表，甚至是入黨材料，看是否缺失或不完備。為此，須建立單位內部人事檔案材料收集歸檔制度，使收集工作制度化和規范化，保證將所形成歸檔的材料及時完整地收集到干部人事檔案管理部門。

（三）檔案材料轉遞不及時。人事檔案的轉遞工作，是由干部的流動性決定的，是檔案管理部門之間與形成檔案材料部門之間轉出和接收的干部人事檔案的活動，也是干部人事檔案工作中經常性業務。按照規定，當干部的主管單位發生變動，如干部跨單位工作調動、考取研究生、解除勞動合同等，檔案管理部門接到任免、調動通知或領導批示后，須在15日內辦理完檔案的轉遞工作。轉遞前需要對擬轉遞檔案進行檢查和整理，并詳細填寫檔案材料轉遞單；接收單位接到檔案后要檢查檔案的材料是否齊全，在《轉遞單》上簽字蓋章并及時退回回執；檔案材料必須是專人送取或走機要。在工作中有個別單位檔案轉遞不及時、干部調出幾個月甚至很長時間，檔案仍沒有轉出，如果檔案管理人員在變動等等，久而久之便形成了無頭檔案等等問題。對于這些問題，我們首先要在工作中建立健全檔案收進轉出制度和定期檢查制度，防止新的“無頭檔案”的產生，發現問題及時糾正。檔案管理人員也應樹立高度的責任心，及時、準確地進行轉遞工作。檔案人員要及時掌握干部調出和調入的時間、單位名稱、是否正式調動等信息，要及時轉遞，使干部流動與人事檔案同時進行。檔案工作人員要根據材料形成的時間規律及時索取材料，對收集的材料要嚴格把關，認真鑒別，使收集的材料全面、真實、準確；對送交的材料不符合要求的，要及時通知材料形成部門更正材料，從而保證收集的材料統一規范。

（四）人事檔案管理人員素質有待提高。在一些單位，從事人事檔案管理工作的人員大多不是檔案管理專業畢業，一些還是由辦公室工作人員兼職或者是從其他單位轉崗而來，還有一些是臨時借調人員，這樣的檔案管理人員任用模式不能保持人事檔案管理隊伍的穩定性。由于檔案管理隊伍缺乏穩定性的保障，從而導致檔案管理人員對檔案管理認識的不足，很難形成創新意識，工作的積極性不會很高，這也在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。還有兼職檔案員由于是兼職，一方面時間精力有限，另一方面檔案專業知識匱乏，從而使檔案管理水平落后于時代的發展要求，在一定程度上制約了人事檔案管理的發展，也往往使檔案質量得不到保證。這些問題既影響了人事檔案管理人員的積極性，又影響了人事檔案管理的水平。另外，人事檔案管理人員對材料的收集缺乏主動性和及時性，只是被動地接收檔案材料，忽略了單位人事檔案的動態性規律，沒有及時開發利用檔案信息、主動為單位各項管理工作服務、為領導提供全面的人事檔案材料的意識。

人事檔案管理工作需要人事檔案工作者嚴謹的工作態度和較強的工作能力，同時也需要領導和各職能部門的重視。從干部人事檔案管理需要的角度出發，單位必須建立起專職的人事檔案管理隊伍，強化檔案管理人員的思想政治意識，努力提高檔案管

理人員的工作能力，使其適應新形勢下對檔案工作的新要求。這就要求檔案管理人員必須在日常工作中重視和加強檔案管理知識的學習，提高檔案管理的業務素質。同時要求單位重視檔案管理人員的專業素質和能力的培訓。通過積極參加檔案管理部門舉辦的各種專業培訓，學習掌握檔案學相關基礎知識（比如檔案學、人事管理學、電子檔案的應用），熟練檔案管理軟件的操作技能；另一方面，單位應選派綜合素質過硬的干部或者招聘檔案管理專業人才充實到檔案管理隊伍當中，提高檔案管理工作水平。只有這樣才能更好地開創人事檔案工作的新局面。

近年來，干部人事檔案工作在達標升級的推動下，雖然整體水平有所提高，但是有些問題仍然存在，尤其在經濟社會迅速發展的今天，各種新名目類型材料出現，我們該如何分類歸檔還需進一步探究。我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善和創新人事檔案管理工作，為新時期人才檔案管理和利用提供更好的服務。

參考文獻：

[1]王英偉、周燕.我國人事檔案管理改革若干問題的思考.檔案學通訊，2010年.

[2]楊占榮.干部人事檔案工作問答.山東人民出版社,1996.