淺述公文處理工作中應把握的五個重要環節

文/天津國華盤山發電有限責任公司 陳少文

淺述公文處理工作中應把握的五個重要環節

文/天津國華盤山發電有限責任公司 陳少文

本文結合工作實際，論述了公文處理工作中應把握的五個環節，有助于提高公文處理質量。

公文處理；環節；把握

按照《黨政機關公文處理工作條例》的規定，公文處理工作的原則是“實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密”。其中規范是指公文處理的每一項程序、操作都要遵循一定的規則、方式和要求，辦理結果要達到一定的標準和規格；公文處理的規范、制度應符合公文處理的規律和實際；公文處理工作中應當運用現代科學技術，采用現代化的辦公手段，以提高公文處理的質量和效率。同時，公文處理，從文種的確定到行文的方式方法、標印格式、處理的程序等，都要堅持統一的原則，不能隨心所欲、另行其事。此外，還應采用一切必要的手段，確保公文在政治上、物質上的安全保密。為確保上述原則的統一和實現，在公文處理中應重點關注以下五個環節：

一、發文辦理

以本單位名義制發公文的過程，一般包括擬稿、核稿、簽發、登記、編號、打字、校對、印刷、蓋印、裝訂和分發等。

（一）規范“主送單位”擬寫。主送單位，是指公文送達的主辦單位。擬寫主送單位應注意準確、規范、有序。準確，特別是上行文的主送單位一定是具有該公文受理權限的單位，若涉及若干單位職能的事項，公文的主送單位應是主辦單位，其他單位可采取抄送形式。規范，是指主送單位要寫全稱、規范簡稱或統稱。主送單位較少時，應將單位列全，寫全稱或規范簡稱；主送單位較多時，應寫規范統稱或簡稱；若寫“有關單位”，則應將有關單位名稱逐一列明，另附名單一并存檔。有序，是指公文的主送單位超過一個時，一般應按主要執行單位在前并兼顧編制序列和管理層級的原則排列。下行文的受文單位應有固定的順序，此順序一經確定，就應相對固定，不能隨意變更。

（二）“請示”和“報告”重點區分。行文功能不同?！罢埵尽敝饕钦埱笈鷾?、指示和解決問題；報告主要是匯報情況、反映問題等。處理方式不同?！罢埵尽睂俎k件，需要辦理、批復；“報告”屬閱件，可只閱不批。時間要求不同。“請示”應在事前行文，即“事前”請示；“報告”一般是報告辦理結果或有關情況，即“事中”或“事后”報告。

（三）規范結構層次序數的寫法。正確寫法應是：一、××××…… 。（黑體）；（一）××××……。（楷體）；1. ××××……。（仿宋）；（1）××××……?；颍阂弧ⅰ痢痢痢痢?。（黑體） ；1. ××××……。（楷體）。

（四）正文中的用詞用語需規范。一是易混淆的詞語。如：增長，制訂，臺賬，印發、發布，落實等詞語的正確用法。二是易寫錯的計量單位。如：米、兆、千、伏、帕、千瓦?時等。

（五）結尾處不規范。包括結束語、成文時間、印發時間、印章使用、附注。請示件的結束語應為“妥否，請批示?！弊⒁狻芭尽焙鬄椤熬涮柖皇菄@號”；成文時間應早于或與印發時間相同，不能晚于印發時間。印章日期為阿拉伯數字，如“2014年11月10日”，在正文結尾后空一行，加蓋印章，正文和落款日期之間不能留白太多。

二、收文辦理

收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。

（一）來文細致審核。審核文件是否由本單位辦理；公文種類、體例格式是否規范，有關附件是否齊全等。為減少OA辦公系統的存儲量，時效性的地方政府會議通知、非上級單位（股東方、合作方）單位的文件一般不做電子收文處理。

（二）深入領會領導的批示意見。承辦部門要認真細致地研讀領導的批示意見，確保文件向下一層級流轉時遵循“確有必要、保密”的原則。由多個部門合辦的文件，由批示領導分管的部門牽頭辦理；部門均為此領導分管時，由位于批示意見第一位置的部門牽頭辦理。單位總經理有可能在傳閱環節對文件進行再次批示（文件之前已由主管領導批示過），需要文件管理員密切關注單位總經理的批示意見，及時將信息傳遞給相關部門。

（三）承辦人員傳閱及時。每份公文都有時效性，公文在特定的時間內才能產生效用。“言當其時，一字千金；言背其時，一文不值。”急件、特件優先處理，縮短公文的運轉周期，及時、適時、高效地處理好每份公文。所以應該要求單位各部門經理在每個工作日瀏覽文件，并迅速傳達文件精神、落實文件任務。

（四）催辦是文件落實的關鍵因素。文件管理人員應時時了解每個公文的流轉狀態，對于擬辦、領導批示、承辦環節進行重點督促，避免出現文件登記后不了了之、任其發展的狀況。文件在每個環節的處理時間均應有明確的規定，對每個文件的狀態都了然于胸，確保工作形成回路，有效運行。

（五）文件及時歸檔閉環管理。所有在OA辦公系統流轉的文件，都采用電子文件即時歸檔，紙質文件定期歸檔相結合的辦法。按照檔案管理的相關要求，保管期限為永久或長期的文件，歸檔時應將電子文件打印成紙質一同歸檔，其他期限的文件電子歸檔即可。歸檔文件必須完整、齊全。文件的正文與附件、請示與批復等必須保證完整無缺，對于無批復或復函的請示性文件，應由業務部門經辦人在文件第一頁的空白處注明該文件最終處理結果意見，閉環后歸檔。裝訂時，應把整合好的文件按正文在前附件在后；批復在前請示在后；轉發文在前被轉發文在后；原件在前復印件在后的順序排列裝訂。