病案歸檔入庫管理工作的探討

文/廈門市婦幼保健院　林寶春

病案歸檔入庫管理工作的探討

文/廈門市婦幼保健院林寶春

【摘要】病案是記錄有關患者健康狀況的重要檔案，科學規范地保存病案是為了更好地利用，發揮病案的使用價值。正確將病案歸檔入庫、及時準確提供病案給需求者是病案管理工作中重要的任務之一。本文通過對病案庫房管理工作中的常見歸檔方法的探討，旨在提高病案庫房管理的工作質量，保證病案正確歸檔入庫以便病案的供應與查找。

【關鍵詞】病案庫房；病案歸檔；管理工作

隨著衛生醫療事業體制的改革與完善，病案的社會服務功能受到人們越來越多的重視，且病案的作用也逐漸增大。病案庫房的管理工作是保證病案資料的完整性和安全性，其任務在于采取有效的措施維護病案的原貌，減少其損壞程度，延遲使用壽命，保證病案的安全，避免遺失，以保障其使用價值。雖然在未來的醫院信息系統中，電子病案是衛生事業發展的主流，但目前我國電子病歷不能完全代替紙質病歷，醫院電子病歷與紙質病歷并存，因此做好紙質病案的管理工作仍是一項不容忽視的任務。病案歸檔入庫是一項重要的工作，有效的歸檔方法有利用減少病案歸檔入庫錯誤率，提高病案庫房管理的工作質量。

一、介紹三種病案歸檔方法

（一）按姓名歸檔。把患者的姓名作為病案的歸檔方式和檢索方法，這種方法一般只適用于患者數量且流動量很少的診所。

（二）按戶口集中存放。多見于街道保健機構，病案按戶主的居住地址存放在病案架上。以上兩種方法均不適用于較大規模的醫院。

（三）按號碼歸檔。這種歸檔方式最常見，可分為順序號歸檔系統、單一歸檔系統、系列單一號歸檔、尾號歸檔、尾號切口病案排列歸檔、中間號歸檔等方式。

二、介紹我院的病案歸檔方法

（一）我院采用順序號歸檔方法。此種方法病案號至關重要，某些工作人員缺乏細心,將病案封面的病案號書寫顛倒,特別對于病案號位數較多的病案，如將183483寫成18438等。若不注重檢查核對病案號,就容易造成病案管理工作的各個環節中一錯再錯,最終導致歸檔入庫錯誤。我科領導十分重視病案管理工作，為杜絕病案封面書寫錯誤，現采用條形碼技術，避免人為造成不必要的錯誤。同時將條形碼技術用于病案管理后，病案的回收、歸檔、借閱等各個環節均得到了規范、簡便，為病案管理工作人員減輕工作壓力，提高工作效率。

（二）運用色標編碼管理。于病案側面做標識，使用10個顏色代表“0-9”10個數字，顏色和數字可由醫院自行匹配，我院使用千位、萬位、十萬位這三個數字進行色標編碼，數字根據病案號從左至右，色標從上至下一一對應，運用色標編碼管理，有效防止病案歸檔入庫錯誤的現象，便于病案的查找，同時提高病案管理工作質量。但要求色標編碼人員要認真細致，思想集中，不要趕時間，看準病案號，一旦發生錯誤，造成錯位歸檔，將不容易被發現，因此歸檔上架前需反復核對。

（三）我院病案庫房分為活動庫房和非活動庫房。活動性庫房存放約一年的病案，需要定期將活動病案轉移至非活動庫房，病案轉移工作量大，非活動庫房的病案使用率相對較低，要求工作人員認真對病案進行順架，及時發現歸檔錯誤的病案并復位，如果是色標編碼有誤，應及時更正色標編碼，方便今后病案的查找和供應。發現歸檔病案不在病案架上，又無示蹤卡，應及時查閱登記本或計算機，掌握病案的去向并作示蹤卡標識。

三、病案出入庫房的管理工作

（一）病案的保管。是為了更好地為使用者提供所需要的病案信息，才能體現病案的價值，因此要做好病案的借閱登記和示蹤卡的提醒工作，對病案實施有效管理，掌握每份借出病案的流動情況，病案庫房管理還需防止病案的遺失，部分醫務人員借閱病案長期不還,造成交叉借閱困難及病案遺失或丟失部分病案的現象。雖然病案遺失是極少數現象，但后果不堪設想，病案是具有法律效力的文書檔案，又是患者就醫情況的重要憑據，病案丟失將會給醫院帶來很大的安全隱患。

（二）提供病案復印服務。是病案管理的一項重要內容，隨著病案的復印率越來越高，病案出入庫房的頻率也直線上升，由于復印工作量大，復印結束后病案歸檔入庫要防止錯位上架。每取出一份病案，病案工作人員均在病案庫做好標識，便于病案快速歸位，病案歸位時需對照前后病案號是否正確。

（三）嚴格控制無關人員出入病案庫房。病案記錄著患者的健康情況，包含患者的大量個人隱私資料，對患者隱私權的保密是病案工作人員的職業道德要求，加強病案庫房管理工作，防止非法途徑進入病案庫房竊取患者的資料。

病案庫房是病案長久的存放所，病案是醫療、教學、科研、保險以及醫療糾紛等方面的重要證據檔案，具有很強的法律性。病案從歸檔入庫后，庫房管理工作的任務是最大限度地保護病案的安全性和完整性，保障病案的使用價值，便于開發醫療信息資源。

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