新時期婦幼保健院檔案管理工作要點芻議

文/達州市宣漢縣婦幼保健院　王一洹

新時期婦幼保健院檔案管理工作要點芻議

文/達州市宣漢縣婦幼保健院王一洹

【摘要】本文即立足于現(xiàn)代婦幼保健院檔案管理工作重要性分析之上，深入探討了其檔案管理中普遍存在的現(xiàn)實問題，進而針對問題提出了具體的對策建議，以期通過研究更好的助推婦幼保健院檔案管理工作開展。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健院；檔案管理；工作創(chuàng)新；路徑

婦幼保健工作是一項以實踐為前提的工作，對信息的準確度與來源要求十分具體，而檔案信息是婦幼保健工作開展中的一種實用工具及手段，合理、有效的實施婦幼保健檔案管理，創(chuàng)建良好的檔案管理信息系統(tǒng)，可以對婦幼保健工作信息做出有序整理，利于單位內(nèi)部的傳遞、儲存與查閱，并利用已有信息輔助領導層做出科學決策，為后續(xù)發(fā)展提供可行性的指導，對促進婦幼保健院的經(jīng)濟運作有著重要的促進意義。基于此，當前著力創(chuàng)新婦幼保健檔案管理工作形式及內(nèi)容，把握檔案管理工作要點，客觀而必要。

一、婦幼保健檔案管理問題剖析

（一）檔案綜合管理能力較差。目前，多數(shù)婦幼保健院現(xiàn)實資料的歸檔、移交欠缺規(guī)范，存在資料未作分類即歸檔或直接不歸檔的情況。這類問題同婦幼保健院檔案管理制度的滯后性存在極大關(guān)聯(lián)。因為管理機制欠缺綜合完善，眾多婦幼保健院檔案管理部門缺乏檔案綜合管理協(xié)調(diào)的能力，從而造成較多重要資料、信息數(shù)據(jù)難以在第一時間完成歸檔處理，而造成檔案管理工作層面的紕漏問題廣泛存在。

（二）檔案管理人才困缺，工作安排不合理。目前，眾多婦幼保健院對于檔案管理工作給予的重視度不夠，并未定向引進專業(yè)型的檔案管理人才實施管理，而針對相應的衛(wèi)生科研檔案，亟須專業(yè)人員實施研究處理及歸檔利用，方能有效發(fā)揮現(xiàn)實價值。而現(xiàn)有檔案管理人員對檔案管理所需的新型技術(shù)掌握不足，也即導致了檔案管理實效性滯后問題逐步凸顯出來，譬如：檔案收集整合不夠及時、檔案積壓未予處理；過于重視行政、業(yè)務、人事等檔案整合歸檔，忽略設備儀器、科研等檔案的整合收集，促使了檔案信息資料的缺失問題頻發(fā)。

（三）檔案管理軟、硬件設備完善度有待提升。知識經(jīng)濟時代，婦幼保健院檔案管理工作應趨向于從傳統(tǒng)紙媒檔案向著電子檔案的轉(zhuǎn)變，方能更好的支持醫(yī)療工作的開展。而此環(huán)節(jié)必然涉及眾多軟硬件設備的完善支持，如檔案信息化處理軟件、空調(diào)防潮設備、計算機管理系統(tǒng)等等。但現(xiàn)實來看，較多婦幼保健院普遍存在著軟、硬件配套不足情況，依然保持著傳統(tǒng)檔案柜歸檔、存放的管理模式，此管理體系與檔案管理工作的現(xiàn)代化標準存在著一定的差距。因檔案管理設備支持不足，也易導致紙質(zhì)檔案意外受潮、丟失，電子檔案、技術(shù)檔案難以全面依托計算機系統(tǒng)實施歸檔，亟待綜合改善。

二、強化婦幼保健院檔案管理工作開展的對策建議

（一）完善檔案管理工作制度。現(xiàn)實中，院方領導重視是檔案管理工作有序開展的必要保障，在婦幼保健院檔案管理工作開展中，可相應制定符合自身的等級管理機制，實行由院方領導主管、分管領導監(jiān)管的檔案管理機制，定向于每科室聘任檔案管理員1名，做好科室文書檔案的收集、整理、歸檔工作。而領導層應定期加強檔案管理工作檢查、指導，確保立卷、歸檔工作的準確度。以此通過崗位負責機制的出臺，落實檔案管理工作責任，將相對繁瑣的檔案工作細化落實到各科室及管理人員個人，實現(xiàn)檔案管理工作指標的細化分解，即可有效規(guī)避檔案管理工作紕漏，確保管理運行的規(guī)范化。

（二）強化人才培養(yǎng)路徑機制。婦幼保健院檔案管理工作開展中，需定向強化專業(yè)型管理人才的培養(yǎng)，做到定崗負責、專業(yè)負責，以更貼合婦幼保健檔案管理標準，實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案入柜管理向現(xiàn)代電子檔案共享管理的轉(zhuǎn)變。院方也應定期組織檔案管理人員踴躍參與衛(wèi)生醫(yī)療部門組織的檔案管理知識培訓，于培訓結(jié)束后，定期實施檔案管理人員知識考核，將知識培訓同檔案管理人員崗位績效實施關(guān)聯(lián)，營造濃郁的學習氛圍，以此避免因檔案管理人員知識能力缺乏而導致的文件歸檔、管理紕漏問題，實現(xiàn)檔案材料保存、分類、歸檔、取閱的完整化、系統(tǒng)化。

（三）強化檔案保管的條件支持。現(xiàn)實中，基于婦幼保健檔案的重要性，院方需著力健全相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案管理工作執(zhí)行中，嚴格遵循信息收集、整理、立卷、歸檔、修改、補充完善等制度規(guī)范展開。同時可制定文件材料歸檔范圍、保管期限表的審查機制，做到分類編號、目錄與實存檔案相符，確保信息材料的準確性，強化檔案綜合利用率。其次，基于現(xiàn)代檔案信息內(nèi)容共享的要求，院方應進一步加大電腦器材的購置，匹配專業(yè)的檔案軟件系統(tǒng)，為檔案信息的共享提供支持。并且還應強化完善檔案閱覽室硬件資源配置，做大專屋、專柜、專盒、專人保管，定期開展檔案室消毒、工作，落實檔案防潮、防蛀工作，確保優(yōu)質(zhì)的檔案保管環(huán)境。

三、結(jié)語

綜上所述，當前婦幼保健院檔案管理工作開展中，依然存在較多待優(yōu)化的工作要點問題，針對此類問題的存在，婦幼保健院方應進一步從檔案管理制度構(gòu)建、人才培養(yǎng)、軟硬件設施完善匹配等方面做出持續(xù)定向優(yōu)化，適時創(chuàng)新管理觀念，方能實現(xiàn)婦幼保健檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定深入。

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