醫院人事檔案信息審查體系的構建

文/十堰市太和醫院 楊曉紅

醫院人事檔案信息審查體系的構建

文/十堰市太和醫院 楊曉紅

通過明確醫院檔案部門以各科室為醫院人事檔案信息審查主體，在審查存檔的過程中遵循“先審查、后存檔”“一案一審一存”和“依法審查”原則，分析醫院人事檔案審查內容、程序，規范審查制度，提出“高效”“問責”“主任或院長裁決”審查機制，構建信息審查體系，確保醫院人事檔案信息準確全面實時有效。

醫院；人事檔案；審查；程序；信息；體系

隨著信息數字化的發展，公眾和各級各類醫療服務機構對醫院人事檔案信息的服務需求逐漸多元且呈上升趨勢。醫院檔案信息管理部門提供服務的渠道也隨之拓展，如建立基于網絡平臺的檔案信息收集、管理、發布系統。由于醫院人事檔案信息的特殊性，按知情權范圍，可分為公開、部分公開、分層次公開、保密四個檔次。醫院人事檔案信息，如果不經過嚴格審查，隨意提供服務，就可能不當公開，危害醫療服務機構和公眾利益。醫院人事檔案信息的存檔管理，首要任務是明確審查主體、內容、原則、程序，規范審查制度，構建審查體系，確保醫院人事檔案信息準確全面實時有效。

一、逐步建立健全適合醫院人事檔案信息審查的制度

（一）審查主體的界定。醫院人事檔案信息審查要在來源、密級等信息基礎上進行。為提高審查效率，作為審查的主體，醫院各職能科室，在上報歸檔的同時簽署明確的審查結果。醫院檔案部門作為審查的另一主體，須對信息結果復核規范后，再根據密級對外提供信息服務。在實際管理中，特別是地級以上中心醫院、專科醫院，有相當多的信息是由各科室產生后遞交院長辦公室，審查主體疊加，因此除了院長辦公室審查外，各職能科室部門審查主體也必須簽署意見。在審查過程中嚴格落實“誰審定、誰負責”的原則，各層級部門領導首先負責對本部門科室產生的檔案信息進行審查，將簽名后的審查結果與信息文件同時上報院長辦公室審定。然后由上級審定主體移送歸檔，由醫院檔案管理部門根據審定結果，按規程作適當處理后存檔并提供利用服務。

（二）遵循審查原則。醫院人事檔案信息審查應遵循檔案管理的基本原則，并根據醫院人事檔案信息的特殊性，堅持“先審查、再存檔、后利用”“一案一審一存”和“依法審查利用”三項原則要求。“先審查、再存檔、后利用”是醫院人事檔案信息審查的基本原則。審查鑒定必須在提供檔案信息服務以前進行，職能部門審查主體對擬提供利用的醫院人事檔案信息必須加以過濾鑒定；從信息源頭杜絕或降低危害醫療服務機構和公眾利益的可能。“一案一審一存”是醫院人事檔案信息建檔利用的根本保障。即便是提供常規利用服務的檔案信息和內容相同相似的檔案信息，都可能因利用對象、保密層級、用途方法等細微差異而出現不適合利用、不當公開等情況。所以，所有的醫院人事檔案信息都要逐一進行審查存檔，不能因為是常規檔案，就放松審查。更不能將相同或相似類型的信息合并審查，歸類合并存檔，應當“一案一審一存”。“依法審查”是檔案審查的基本要求。“依法審查”，一是主體要合法，即在醫院內明確界定各職能審查主體的功能權限。二是依據要合法，即在對醫院人事檔案信息進行審查時，不能依照個人主觀愿望或醫院自身利益，必須依據國家法律法規、醫療衛生服務規范、醫院具體規定進行。三是程序要合法，即醫院人事檔案信息的審查歸檔，必須嚴格按法律法規的準確程序執行。檔案管理人員必須把檔案信息管理服務工作上升到遵守法律的高度。

（三）明晰醫院人事檔案信息涉及內容的審查策略。醫院人事檔案信息審查，應特別注重四個方面的內容：是否涉及公共安全和國家秘密；是否涉及醫療衛生服務機構的商業秘密；是否涉及醫患雙方個人隱私；是否涉及檔案信息的保密層級。針對不同的信息內容，采取相應的審查策略。1.涉及國家秘密和公共安全的信息。醫院獲取涉及國家秘密和公共安全的信息，主要有如下途徑：上級行政部門下發；同級醫療衛生單位間交流；醫院在醫療衛生服務過程中自身產生。前兩個方面獲得的信息，可由分管院長簽字后直接存檔。對醫院在醫療衛生服務過程中自身產生的涉及國家秘密和公共安全的信息，審查的關鍵是確定保密層級、上報流程、是否具備存檔權限。如需存檔的，必須根據上級指令做好降密和解密計劃，做好備案存檔。另外，所有信息，對其是否屬于涉及公共安全和國家秘密，存在不明確或有爭議的，均須首先依法上報。2.涉及醫療衛生服務機構商業秘密和醫患雙方個人隱私信息的審查策略。醫院原則上不應向各級醫療衛生服務機構和社會公眾提供涉及商業秘密、醫患雙方個人隱私的檔案信息。但下列情況可以提供：該檔案信息所涉及的權利人同意的；醫院檔案管理部門裁定，如果不提供該該醫療信息，可能會給社會公共利益帶來危害的。因此在對這兩類檔案信息進行審查時，首先要確定該信息是否屬于此類允許提供服務利用的兩種特例，從而選擇謹慎審查策略，做好備注。尤其當醫院檔案部門認為如果拒絕提供該信息，就有可能對社會公眾利益帶來重大影響時，必須以保障國家、公共社會和醫院安全大局為前提，同時在審查時必須遵守相關法律法規并積極主動請示上級行政部門。3.涉及檔案信息的保密層級的信息。法律法規規定的，屬于不在予以提供服務利用范疇的人事檔案信息，應嚴格控制。此類信息審查的關鍵，是要確保醫院自身的相關規定遵循國家法律法規，是公正公平客觀的，是以趨利避害服務公眾為指導思想的。

（四）規范醫院人事檔案信息的審查程序。1.常規審查程序。常規審查程序包括下列情況。一是信息由院長辦公室產生，主要是傳達上級行政機構文件，轉發各級醫療衛生機構人事檔案信息。此類信息，在源頭已經做出審查鑒定，可直接歸檔。二是信息由各職能部門產生，此類信息的審查程序如下：一是信息產生部門人員自審，出具審查意見及理由，承擔初審責任。二是送交本科室主任審查，出具意見及理由，承擔終審責任，然后送交檔案管理部門審查，出具意見及理由，存檔。三是當科室不能確定結論時，上報院長辦公室審查，由科室和院長共同承擔終審責任，出具意見及理由；再送交檔案管理部門審查，出具意見及理由，存檔。審查的過程和結論，不論多少，都應

當有文字記錄，并整理存檔。2.特殊審查程序。凡是涉及公共安全和國家秘密、涉及醫療衛生服務機構的商業秘密、涉及醫患雙方個人隱私、涉及檔案信息需保密層級的，都需進入特殊審查程序。醫院人事檔案信息的特殊審查程序，主要是“主任或院長裁決”。對上述信息，一是由院長召集所涉及的職能科室共同合議，所有參會人員都需出具意見及理由，“院長裁決”，共同承擔審查責任。二是由主任召集所涉及的職能人員共同合議，所有參會人員都需出具意見及理由，“主任裁決”，共同承擔審查責任。然后送交檔案管理部門特殊存檔。

二、逐步建立健全適合醫院人事檔案信息審查的機制

（一）高效運轉機制。把醫院人事檔案信息審查和信息整合成文程序統一結合，建立高效運轉機制。各職能科室的部門和人員等信息產生主體，本身就同時是初審或復審責任人，在信息表單上注明“公開”“絕密”等字樣及理由，使下一步審查時不額外占用后續勞動。

（二）層級問責機制。對信息終審或利用時，建立監察糾錯層級問責機制。醫院應結合醫療衛生服務三級網分級醫療體系的運行實際，嚴格運行監察糾錯層級問責機制。把各級職能部門和人員的醫院人事檔案信息審查工作，納入考核體系，實行“層級問責機制”，保障醫院人事檔案信息審查工作的有效落實。

（三）舉報機制。建立人事信息檔案的終極目的，是為各級醫療衛生機構和社會公眾提供利用服務。鑒于醫院人事檔案信息的特殊性，不適合非相關人員參與對檔案信息管理工作的評議考核，為獲取對醫院人事檔案信息審查工作的真實評價，應建立舉報機制。醫院在官方網站開設專門的意見反饋郵箱，接受社會公眾和其他醫療衛生機構對醫院人事檔案信息使用服務的各類舉報，也可以由舉報人直接向醫院及其衛生行政部門舉報。

（四）解決爭議機制。為解決醫院人事檔案信息提供服務與社會公眾、醫療衛生服務機構需求之間的爭議，必須建立解決爭議機制。醫院人事檔案信息的審查過程中，由于需求、立場差異，尤其是涉及公共安全和國家秘密、涉及醫療衛生服務機構的商業秘密、涉及醫患雙方個人隱私、涉及檔案信息需保密層級的信息審查時，主觀的空間極大，結果往往與公民、其他機構的需求相左。發生爭議時，應首先啟動層級問責機制，進行危機公關，最大限度保護社會公眾和醫療衛生機構對醫院人事檔案信息利用服務的信任度和熱情。

構建醫院人事檔案信息審查體系，是提供準確全面實時有效利用服務的保障，是醫院人事檔案信息管理的重點工作。建立健全醫院人事檔案信息審查的制度和機制，是首要和最根本的任務。

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