OA系統中文件處理流程與檔案管理流程的統一設計

文/廣東省肇慶市第一人民醫院 顧惠芳

OA系統中文件處理流程與檔案管理流程的統一設計

文/廣東省肇慶市第一人民醫院 顧惠芳

本文主要分析辦公業務的現狀，針對OA系統中文件的處理流程以及檔案管理的流程進行了探討，以期找到其中的統一設計原則和方法。

OA；文件處理；檔案管理；流程；設計

OA系統是將辦公業務通過計算機進行信息管理，它的內容涵蓋文件、會議和檔案等相關管理流程。但OA系統也存在一些問題，包括檔案的管理流程不完善問題，還有電子文件無人管理的問題。本文主要分析辦公業務的本質，針對OA系統中文件的處理流程以及檔案管理的流程進行了探討，以期找到其中的統一設計原則和方法。

一、辦公業務的實質及現狀

（一）辦公業務的實質。辦公業務主要是控制流程性的業務信息。在傳統的辦公系統中，辦公信息主要是通過紙筆來進行，最終會變成紙質或聲像的文件或者檔案，通過這種形式反映辦公業務的相關信息。現今網絡環境下，大部分的辦公信息主要是通過計算機平臺進行控制和傳遞的，在這個過程中，不但會產生大量的電子文件，也同樣會產生紙質的文件，這些文件記載的歷史信息，再轉化為檔案。

（二）辦公業務的現狀。目前，辦公信息中的文件管理依舊沿用著傳統的流程，而且也缺乏檔案管理，這也使得部分單位的檔案與文書部門在工作上不能很好地銜接，甚至出現問題。當前，大部分的軟件公司在開發中，一般將OA系統及檔案管理系統單獨開發，能實現兩者統一的OA系統并不多見。這在一定程度上給檔案管理和OA系統的發展帶來了困難。部分單位的電子文件缺少歸檔，而且并未意識到電子文件的重要性，這使得電子文件處于無人管理的狀態，只能自生自滅。人們對電子文件的意義和功用并沒有充分的認識，更不會引起重視。大部分應用辦公自動化的單位，缺少對電子文件做歸檔和整理的工作，而只是單純地將其存儲到硬盤內。長此以往，電子文件雖然不會丟失，但經過日積月累，電子文件數目繁多，會給電子文件的查找工作帶來較大麻煩。一些單位在實現辦公自動化的同時，也實現了工作效率的提升。但這個過程中也出現了“雙套制”的問題，所謂“雙套制”，就是指對同一內容進行了紙質和電子版文件的同時保存。一些單位部門之間利用網絡傳遞文件，并承辦文件，但在辦理完電子版文件之后，往往又會使用紙質的文件進行歸檔保存。這也使得同一內容的文件，通過兩種文件載體進行保存，不僅浪費了人力、物力和財力，也影響了檔案管理和電子文件的發展。而且通過打印電子文件形成的紙質文件，它所起到的憑證作用也會隨之消失，因為在整個文件的辦理中，會對文件的底稿進行相應的修改，這個修改痕跡的缺失，將無法了解文件的歷史原貌，失去了憑證的作用。OA系統和檔案管理系統各自獨立運行，相互之間不兼容，增加了電子文件歸檔的難度。據了解，一些單位應用的OA系統一般是由上級單位設計的軟件，而其使用的檔案管理系統也多為現代化的檔案管理軟件。而往往因為兩個系統的設計單位不同，使得數據轉換比較困難，更不能實現電子文件歸檔。

上述問題如果得不到解決，那么將直接影響辦公自動化的發展，而電子文件也會遭受巨大的損失。現階段已經邁入電子時代，但對文件的管理意識，人們并沒有跟上時代的步伐，還停留在對紙質文件的管理意識上，其根本原因就在于人們已經習慣管理紙質文件，對其依賴性較大。而且在管理中，只要避免天災人禍，并符合相關的管理要求，就可對其長期保存。但是電子文件與之不同，它在使用某種技術和設備進行信息存儲后，不能脫離該種技術和設備。電子檔案的保存時間取決于其內容，而其保存期限則受載體的壽命決定，其中使用的技術相對復雜，也是影響人們進行電子文件管理的原因。為了更好地進行電子文件的管理，人們就要統一設計OA系統中文件和檔案的管理流程。

二、統一設計的方法和原則

（一）文件生命周期理論。該理論是指一個文件從產生到變為檔案的過程，把這個過程看作一個文件的生命周期，這也表現了一體化的思想。文件在各個生命周期中有不同的表現形式，文書和檔案就是其表現形式中的兩種，但實質都是辦公信息。文件的生命周期理論可充分利用在文件和檔案的統一管理中，從而使OA系統內的文件和檔案管理流程實現重新組合設計，促進各個辦公信息間的內容銜接，達到科學管理辦公信息的效果。

（二）統一規劃和設計流程。許多單位的OA系統經常出現接口和子系統，很少能形成完整的OA系統，應用的OA系統往往缺乏整體感。如果能把文件和檔案管理的整個流程統一設計到一個OA系統中，實現系統的統一設計，減少兩系統的單獨使用，將會促進檔案工作效率的提升，最終達到數據庫共享的效果。要將文件和檔案管理的整個流程統一設計到一個OA系統中，這會促進檔案工作效率的提升，并達到數據庫資源共享。

（三）做好文件與檔案管理的定位。大部分單位強調OA系統設計中文件的重要性，而并未重視檔案的作用，這也導致許多OA系統的文件管理流程比較完善，而檔案管理流程卻相對缺失。不難看出，在系統設計中要重視文件和檔案管理流程位置的問題，這直接影響最終系統中,能否實現信息共享。因此，在進行OA系統設計時，要重點設計檔案管理數據庫，增強系統對數據信息流的處理功能。

[1]王平.OA系統中檔案管理子系統設計[J].蘭臺世界, 2014(S2).

[2]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統設計與實現[D].北京工業大學,2012.

[3]張東.檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究[J].廣東檔案,2011(04).