以提升計生檔案管理水平為抓手推進計劃生育管理信息化建設進程

文/北京聯合大學應用文理學院　孫琳

以提升計生檔案管理水平為抓手推進計劃生育管理信息化建設進程

文/北京聯合大學應用文理學院孫琳

本文致力于研究使檔案工作能進一步適應新時期計劃生育管理工作的需求、成為計生工作重要助力因素的努力方向。探討如何以檔案工作為抓手，促進計生基礎工作展開，為計生管理信息化建設做好準備。

計劃生育；檔案管理；建設

2014年7月2日，國家衛生計生委印發了《關于加強計劃生育基層基礎工作的指導意見》。指導各地堅持以人為本、重心下移、資源整合、改革創新，切實加強基層基礎工作，加快推進計劃生育治理體系和治理能力現代化，全面提高基層計劃生育服務管理水平。做好計生檔案管理工作，對當前工作具有重要的現實意義，而且對開展人口與計劃生育工作研究具有深遠的歷史意義。在這個大形勢下，基層單位以提升檔案管理水平為抓手，夯實計生工作基礎，推進計劃生育管理信息化建設是十分有必要的。

一、計劃生育檔案管理工作的重要性

計生檔案工作是計劃生育工作的一個重要組成部分。計生檔案是人口與計劃生育事業發展歷程的重要憑證，計生工作的方方面面都離不開檔案的支持，從轄區基本人口情況、育齡婦女情況、獎勵扶助情況、藥具管理等到人事管理、生育情況、社會撫養費征收、長效節育等計劃生育技術服務檔案等，是基層計生工作者開展工作的重要依據，是建立健全責任追究體系的重要依據。雖然工作中有像流動人口信息、孕情管理等時效性較強的信息，但是對于人員相對穩定的機關、企事業基層單位來說，計生檔案的重要意義是不言而喻的。認定計生獎勵扶助家庭、辦理生育審批，甚至人員調入調出、高校畢業生就業等項項工作都離不開計生檔案的支持。計生檔案含有大量民生信息，與維護廣大人民群眾的合法權益、構建和諧社會息息相關，但是目前各地計生檔案管理發展水平不一，重視程度、經費投入普遍不足，認識還不到位，一些單位仍然采用傳統的管理方法，日常檔案管理的主要組成部分仍是各式各樣的老式登記簿冊。這些時間跨度較長、內容龐雜的簿冊，一般存放在計生辦公室或檔案室中，處于封閉式管理，查找信息費時費力，且信息共享不暢，一些影像、錄音、照片等特殊載體檔案得不到有效的收集、保管,不利于穩妥扎實地推進工作。

二、計劃生育信息化建設的必要性

我國人口形勢當前發生了重大轉折性變化，計生工作進入了逐步調整完善生育政策、促進人口長期發展的新階段。依照相關政策要求，計生工作要“更加注重人文關懷，更加注重利益導向，更加注重宣傳引導，全面推進依法行政，改革服務管理模式，實現工作思路和工作方法的根本轉變”。

基層計生工作要著重在加強宣傳引導、加強依法管理、加強技術服務、加強利益導向、加強信息管理、加強群眾自治等方面開展。人口管理要向全員化、網格化、自動化方向發展，整合資源、搭建綜合平臺是勢在必行的。計生工作相關信息的集成、共享既能方便基層工作人員在充分掌握事實依據的情況下為轄區人口更快捷地提供服務，為領導進行相關決策提供數據支持，有利于相關社會事務的管理，從而推動人口計生綜合治理和部門協作，也是對計劃生育檔案的完整性、系統性的有效控制手段。

三、以檔案工作為抓手，為計劃生育管理信息化建設做好準備

計生檔案信息化是未來發展的必然趨勢。針對上述現象，要順應新時期的發展要求，做好計生檔案管理，推進計生檔案信息化建設，在技術、服務、管理上做到科學、規范，以下6項工作不容小覷：

（一）落實責任，建立健全計生檔案網格化管理體系。要廣泛持久地大力加強宣傳引導、明確領導者的崗位責任，落實相關制度、落實《財政部、人口計生委關于完善人口和計劃生育投入保障機制的意見》（財教〔2011〕558號）精神保障投入。充分認識計生檔案工作的重要性，明確專人、落實責任、加強管理，堅持計劃生育黨政一把手親自抓、負總責，堅持目標管理責任制考核，落實領導責任，保證措施到位、投入到位、落實到位。在長期計生工作實踐中，抓基層、打基礎，形成健全的服務管理網格是重要的工作經驗，基層工作機構和隊伍是計生事業的根基。計生檔案工作是計劃生育工作的一個重要組成部分，充分認識做好檔案工作的重要性，把計生檔案工作作為一項重要工作，具體落實責任，明確專人，分級管理，實現計生檔案工作管理系統網格化。既落實管理工作，也為責任追究機制提供依據。

（二）要強化人口計生檔案管理規章制度。人口計生工作任務繁雜，要把檔案管理融入人口計生部門的各項工作中，需要有一套完整的制度來規范約束檔案的收集、上報、整理、存檔流程，嚴格按照制度辦事，嚴把審查、歸檔關。必須把計生檔案的管理工作納入目標管理考核范圍，實行檔案檢查驗收、考核、定級以及檔案工作人員的培訓等各項制度，使檔案工作逐步走上制度化、規范化的軌道。改進考核評估，科學設定目標管理責任制考核指標，把黨政重視、部門協同、群眾參與、隊伍建設、經費保障等作為目標考核的重要內容。要制定覆蓋計生工作方方面面的歸檔范圍和保管期限表，明確需要收集的檔案內容，建立健全以“七簿、一卡”為代表的完整準確的計生檔案，并明確要把相關的照片及音、視頻等特殊載體檔案同步收集，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。

（三）強化計生人員與檔案人員的業務培訓?，F在從事計生檔案管理的工作人員，有很多沒有接受過相應的專業培訓，和各單位主流業務人員相比，隊伍素質普遍不高，信息化管理經驗不足、管理觀念不強，與新時期計生檔案工作的發展要求存在著一定差距。因此，要研究制訂隊伍建設規劃，加大教育培訓力度，以能力建設為核心推進隊伍職業化建設；加強計生檔案人員的政治素質、業務素質、文化素質，培養強調奉獻精神，加強激勵機制，以高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神熱愛計生檔案工作；熟悉所管的檔案內容，熟悉相關法規；要能隨時總結和分析利用工作中的經驗、不足。要以培養復合型人才為目標，實行多渠道、多層次、多類型的方法培養人才，提高隊伍的整體素質，對先進人物要給予表彰和獎勵。

（四）設計高水平的信息管理平臺、建立健全信息網絡化管理體系，規范計生檔案的收集、管理流程，開展部門間相關聯動。人口和計生管理正以“全員化、網格化、自動化”為發展目標不斷進步，各有關部門必須加強聯動，綜合治理，形成齊抓共管計生工作的政策環境和工作機制, 促進工作有機銜接。要整合人口、戶籍、計生、醫療、社保等多部門信息，以自主采集、部門交換、信息整合等方式，推進計生工作信息化建設，服務大局。要按照“統一規劃、分布實施、信息共享、高效集約”的原則，強化高層推動，注重資源整合，針對分散于不同部門、原本互不交流共享的信息，開發綜合信息管理系統。計生檔案管理需要針對計生工作的特殊要求，開發、使用融日常管理和數據管理為一體的數據庫、信息管理平臺。同步加強檔案數字化建設，不但提高工作效率，還大大減少工作人員的查檔勞動量。信息共享，使得相關的數據信息齊全、完整，落實定期更新信息制度，及時更新變更的情況，可以更好地起到資料的交流和共享作用，把“死檔案”變成“活資料”。

（五）確保信息化建設的不斷發展和信息安全。加強數字檔案信息安全意識教育和宣傳，將數字檔案信息安全工作實行工作考核，做好信息備份、安全管理的工作，制定應急處置預案，定期開展應急演練，提高整體數字檔案信息安全防范水平。通過演練，進一步了解和掌握信息系統應急預案和流程，切實提高系統及網絡安全事件應急響應和處置能力，加強應急管理工作，提升系統保障能力。著重建立健全數字檔案信息安全規章制度，抓緊進行規范體系建設。實行數字檔案信息安全管理崗位責任制，做到分工明確、層層負責，確保網絡、系統和數據的安全，讓參與數字檔案信息安全保障的所有人員都能夠按照確定的要求去行動。提升數字檔案信息安全業務素質。

（六）項目帶動，借助外力，加快數字檔案信息建設。計生檔案信息化建設需要投入專門的人力、物力、財力，不能靠本就有限的計生檔案管理人員在日常工作之外增加額外工作量來進行。以項目為帶動，落實專項投入，在確保信息安全的前提下適當借助外力，才能使信息數據迅速成規模，避免信息“一邊錄入一邊變”的情況發生。電子數據庫更新不及時，反而會影響工作，降低工作準確度，影響工作效率。

總之，計生工作信息化建設不能得過且過也不能急功近利。要按照國家部署的以全面深化改革為動力，推進計劃生育管理方式方法的改革，健全管理科學、服務優質、運行規范的計劃生育工作網絡，全面提高基層計劃生育服務管理水平。同時，留有余地、與時俱進，在業務工作制度化的同時對新問題能及時發現、調整現行方案，不斷與時俱進。進一步發揮檔案的服務功能，加大發揮檔案服務功能的宣傳，形成尊重檔案、開發和利用檔案資源的共識；堅持正確輿論導向，堅持依法管理。

[1]馮艷.河南省計劃生育數字檔案信息安全現狀調查報告[J]檔案管理, 2013（5）

[2]《大江晚報》，2013年2月19日 WBA15版 “我市“五項措施”全力推進人口計生信息化建設”