城市建設檔案數字化管理的利用與實現

文/汕頭市城市建設檔案館 鄭育能

我國城市正在飛速發展著，越來越多的城市建設檔案隨之發生變動，傳統的檔案管理方法逐漸凸顯出準確度差、投入高、勞動量大、效率低等缺點，跟城市在信息時代的發展要求不符。此時，數字化管理為城市建設檔案管理提供了新的選擇。為了更好地在城市建設檔案工作中利用數字化管理，我們首先要做的就是為數字化管理的實現提供組織保障。

一、城市建設檔案數字化管理的利用

（一）館藏城市建設檔案數字化。在城市建設檔案工作中利用數字化管理，主要是通過對多媒體技術、計算機技術進行融合和利用，協調處理傳統紙質介質的檔案資料，將其轉化成數字信息，從而使所有館藏的城市建設檔案信息都用數字化的形式來存儲。城市建設檔案數字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設檔案館實現檔案工作數字化最核心的基本點。

（二）城市建設檔案管理現代化。城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。

（三）檔案資源的利用共享化。當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。

二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障

（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優勢在于：對檔案管理進行整體規劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統一檔案發展規劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。

城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業部門的配合——它不是一個專業、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。

（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。

（三）建立健全實現數字化管理的組織網絡。城市建設檔案的根本目的在于提供利用，為城市規劃、建設及發展服務。在城市建設檔案的數字化管理時代里，檔案的形態及管理方式均發生了重大改變，致使檔案服務方式也發生了相應變化。在這樣的情況下，城市建設檔案館有必要成立城市建設檔案數字化管理的工作小組、領導小組，以建立健全組織網絡，做到層層分工落實，確保檔案數字化管理早日實現，為服務奠定基礎。如城市建設檔案館積極建設檔案數字化管理體系，由各部門主管共同組成專門的領導小組，負責城市建設檔案數字化管理的總體協調、安排及監督等工作；由檔案館全體工作人員及每一個部門的檔案兼職人員共同組成專門的工作小組，負責將各項檔案數字化管理工作落到實處，進一步明確每一個工作人員的任務和職責。

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