OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用

文/重慶市第十三人民醫院 曾霞

隨著網絡技術和信息技術的發展，醫院行政辦公模式的內容和方式得到了很大的改變和發展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發展和應用，使得醫院文書檔案的管理發展成為便于查閱和利用的即時載體。

一、OA的作用及其在醫院檔案管理應用的分析

現今OA系統在醫院檔案管理中已經被廣泛應用，它已經成為醫院提高文書檔案管理效率，加強醫院文書檔案管理的有效手段。OA系統所帶來的不只是辦公效率的提升，同時還促使醫院文書檔案行政管理的制度化與規范化，改變了醫院檔案信息的查看和存儲的方式，極大地促進了醫院信息的處理和分析效率的提升。同時它也改變了對于醫院檔案的管理和行政理念的變革。OA系統的發展與應用，主要分為3個階段：首先是以數據信息的處理為中心的文檔的處理系統階段。在這個階段，主要強調以數據的處理和計算為主要的任務和能力，對特定的辦公事務進行處理的運用過程，這個階段存在于一些行政辦公室檔案中最初的信息化階段。其次是以日常檔案處理的工作流程和日常文件的信息化處理和辦公需求為目標，進行辦公和業務的處理，對于這種辦公過程和業務的處理來說，是通過系統的協同運行和協同操作來實現辦公業務的自動化和規范化處理的過程，它極大地提高了辦公的效率，降低了辦公行政的成本。最后是對于特定文書檔案的管理和辦公協作系統的應用，兩者的結合，為文書檔案的歸檔工作提供了信息交流與共享。另一方面，醫院負責文書檔案的員工要不斷運用各種手段學習潛在的知識，以避免出現重復的勞動和錯誤。辦公業務越來越多地融入對企業業務知識的管理和使用服務中。

二、OA辦公自動化系統在醫院文書檔案管理中的應用

對于醫院文書檔案的管理來說，是在臨床的實踐和管理中，對逐漸形成的具有參考醫療價值的原始資料進行記錄保存，并進行有效的分類管理的過程。醫院文書檔案記述了醫院日常活動中的各種業務工作的內容，因此文書檔案的管理對于醫院來說是非常重要的。

醫院文書檔案OA系統信息化建設是指通過計算機的技術、網絡技術和通訊技術等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內容進行信息化數字化的整合，以形成一個數字化的數據管理和積聚的平臺，并通過互聯網的形式進行信息檔案的共享，從而提高醫院檔案工作的信息化、現代化管理水平。

（一）數據的信息化采集。應用掃描設備和儀器進行檔案的掃描和識別，把一些文件和檔案以數字化的形式和統一規范的格式錄入計算機設備，以利于下一步的處理。

（二）業務工作流程的信息化應用。通過對醫院業務開展過程進行分析，根據醫院的現實業務情況，應用信息化的技術對文件檔案進行集中有效分類，同時對相應搜索查看的應用進行開發，對文書檔案進行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等高效地處理分析。為了更好地對文件檔案進行管理，要加強管理流程的建設，分清員工的權責和工作的標準，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，醫院的自動化辦公系統要與檔案的管理系統做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）檔案信息化檢索的應用。在醫院的文書檔案完成數字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數據庫中搜索出需要的文件檔案，以方便使用，因此對于OA系統的應用來說，還要通過開發一定的檢索程序以適配對文件搜索和檢索的需要。同時，還可以通過醫院的網絡信息系統與互聯網的有效連接來實現信息檔案的共享和檢索。

（四）檔案辦公信息化輸入的應用。要實現OA系統在醫院檔案管理中的有效應用，還需要建立檔案數字化輸入和存儲的方式和機制，以提升檔案管理信息的實效性，提高數據庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入醫院的日常業務運行過程中，然后運用OA系統和互聯網技術建立集中處理的系統，進行集中歸類和處理，最后進行歸檔存儲保存。

OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用，提高了醫院文書檔案管理的效率，提升了醫院檔案工作的信息化水平。要提升醫院檔案管理應用的水平和效率，就要加強檔案的管理與OA系統管理之間的融合，同時加強醫院OA系統的管理和維護。

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