企業(yè)聲像檔案的管理及開發(fā)利用

文/中國核電工程有限公司鄭州分公司 胡仙鳳

聲像檔案是企業(yè)活動的真實記錄，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實價值，已成為館藏檔案的重要組成部分。隨著檔案信息化和數(shù)字化的不斷推進，促進聲像檔案的規(guī)范采集、有效保存和合理利用顯得尤為重要，刻不容緩。

一、當前企業(yè)聲像檔案管理中存在的問題

隨著企業(yè)檔案管理的不斷規(guī)范，聲像檔案管理和利用取得了長足的發(fā)展，但仍然存在著收集難、存檔內(nèi)容不完整、管理不到位、開發(fā)利用不足等諸多問題, 影響了企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。結(jié)合工作實際和經(jīng)驗，筆者認為主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）收集難、歸檔率低。聲像檔案形成的點多面廣，檔案部門無法對拍攝時間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量進行有效掌握，在收集上處于被動；拍攝人員技術(shù)素質(zhì)低、責任心缺乏及客觀“硬件”限制，導致拍攝內(nèi)容不完整，如有些業(yè)務(wù)部門和個人缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失。從某種程度上影響了聲像檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。

（二）保管技術(shù)和手段落后。很多單位由于條件有限，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，數(shù)碼影像設(shè)備和專門聲像檔案防磁柜等配備不齊全，造成聲像檔案被存放在文書柜內(nèi)，與其它檔案混存,使許多聲像檔案在保存和利用過程中出現(xiàn)照片變黃、褪色、底片粘連變質(zhì)、存儲設(shè)備損壞等，造成圖像模糊不清、效果差、數(shù)據(jù)丟失,失去了永久保存的價值。

（三）開發(fā)利用相對較少。聲像檔案管理的最終目的在于提高聲像檔案的利用率, 發(fā)揮聲像檔案的經(jīng)濟價值。許多企業(yè)在聲像檔案開發(fā)利用方面還很欠缺，如：沒有充分利用OA辦公自動化系統(tǒng)存儲入庫，通過局域網(wǎng)和檔案系統(tǒng)上網(wǎng)發(fā)布，實現(xiàn)網(wǎng)上查詢和瀏覽服務(wù)。此外，對聲像檔案的編研工作還有待加強，在企業(yè)宣傳冊、企業(yè)院史志、形象宣傳片、網(wǎng)站等載體上，要切實發(fā)揮聲像檔案的優(yōu)勢和作用。

二、做好聲像檔案管理和利用的措施與對策

（一）加強宣傳教育，提高聲像檔案意識。聲像檔案意識淡薄是造成“收集難”的重要原因。搞好聲像檔案收集不僅是檔案部門的事，因此加強對聲像檔案歸檔工作的廣泛宣傳，使全體員工增強檔案意識，在信息化工作中得到他們的技術(shù)支持。增強責任感，自覺監(jiān)督歸檔。發(fā)揮業(yè)務(wù)部門的專業(yè)特長和優(yōu)勢，依靠他們的技術(shù)力量來完成重大活動、重要會議錄音、錄像、光盤制作刻錄工作，依靠錄、攝像人員完成聲像檔案收集整理編目歸檔工作。檔案部門負責從會議開始到結(jié)束全程跟蹤，提出歸檔時間要求，保證聲像檔案及時歸檔，防止散失。

（二）建立健全管理制度，明確收集范圍。應(yīng)根據(jù)自身實際情況，重新修訂、完善聲像檔案標準、規(guī)范，補充、完善《聲像檔案管理辦法》等管理制度，對聲像檔案收集內(nèi)容、信息采集時間和方式、整理方法、存儲格式、保管條件作出詳細規(guī)定，強調(diào)聲像檔案集中統(tǒng)一管理的原則。從源頭控制聲像檔案接收工作，明確規(guī)定聲像檔案由形成部門負責收集整理，由攝像、錄音人員負責完成聲像檔案的編輯、存儲、刻錄光盤等事項，提出質(zhì)量要求，要求歸檔聲像檔案必須是原版、原盤、說明齊全，內(nèi)容真實，格式符合歸檔要求。保證歸檔聲像檔案質(zhì)量。

（三）強化培訓，加強人才隊伍建設(shè)。創(chuàng)造條件支持、鼓勵員工學習網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及攝像技術(shù)、光盤檢測技術(shù)、電子圖書制作知識，提高檔案人員的技能水平；注重復合型人才的培養(yǎng)。根據(jù)信息化工作需要，挑選高素質(zhì)信息和計算機等方面的人才充實到檔案隊伍中來，負責信息化工作以及系統(tǒng)管理、維護工作和數(shù)字化工作，使其成為復合型人才，保證數(shù)字化工作的順利進行。

（四）結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管。企業(yè)應(yīng)配備防磁柜、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、掃描設(shè)備、檢測設(shè)備、光盤刻錄機等設(shè)備，并組織對館藏聲像檔案進行定期檢測，購置特殊載體檔案專柜，改善聲像檔案保管環(huán)境，嚴格控制溫、濕度，最大限度延長聲像檔案的壽命。

（五）加強編研, 重在利用。積極開展聲像檔案編研工作,通過多種方式和信息化手段, 改變聲像檔案“養(yǎng)在深閨無人識”的現(xiàn)狀，得到有效利用, 為企業(yè)發(fā)展助力。

一是編輯出版企業(yè)專題圖片展和企業(yè)宣傳冊，并公開展出。這不僅是企業(yè)宣傳工作的需要, 也是檔案工作展示、宣傳自我的良好機會。

二是開展聲像檔案信息化建設(shè)，利用數(shù)字化的圖片、多媒體資料建設(shè)聲像檔案網(wǎng)站。把照片、聲像分門別類在企業(yè)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳輸展示，擴大檔案宣傳范圍,方便職工查閱和利用。

三是加強部門橫向合作, 開展專題編研, 舉行專題圖片展覽。如開展本單位黨的建設(shè)、企業(yè)發(fā)展回顧、工會工作回顧等專題圖片展, 制作VCD 光盤, 用真實豐富的檔案資料表現(xiàn)企業(yè)發(fā)展情況。

［1］阮開顏.聲像檔案管理淺析.《價值工程》2010 (15 )

［2］王恩漢，鄧斐蔚.《聲像檔案管理概論》.中國檔案出版社.

［3］ 張敏. 實物聲像檔案的數(shù)字化管理.《機電兵船檔案》2010（5）