淺析辦公室系統的行政協調功能

文/中國水產科學研究院南海水產研究所 馬燕芹

淺析辦公室系統的行政協調功能

文/中國水產科學研究院南海水產研究所 馬燕芹

本文分析了辦公室在單位里的協調職能特點、協調職能要點和提高協調能力的方法，為辦公室工作人員提供了關于協調能力的重要參考。

行政管理；辦公室協調

作為一個參與政務、協調事務的綜合管理機構，辦公室要充分發揮辦公室系統的行政協調功能，提高處理事務的水平。溝通協調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領導之間、各部門之間，每天都在協調各種事項。辦公室要最大化地發揮協調職能，要注重完善內部管理制度，強調工作的計劃性，切實做到“事事有人管，人人有事干”，分工明確，各負其責，通力協作，責任到人，上下協調，左右聯動，努力實現管理的規范化、程序化、科學化。在新時代、新形勢下，辦公室必須以新思維、新辦法來處理各項事務。筆者就如何做好辦公室協調工作淺談一下自己的看法。

一、單位領導和各部門的協調

首先，辦公室人員是單位領導的左右手和重要參謀，處理事情要給領導提供單位相關業務數據和各方面管理信息，提出的建議必須實事求是，適用于單位實際情況，綜合各方面條件，具可操作性。辦公室對領導的參謀作用十分重要，辦公室人員要注意言行，沒有考量清楚前，不能輕易獻計。一旦有好決策，要敢于向領導提出，但注意點到為止，要充分尊重領導的決策，不能左右領導的決策或者把自己的想法強加給領導。

其次，辦公室時常要負責上傳下達，在傳達領導布置的任務時，必須妥善處理好各種不和諧因素，做到積極溝通、妥當協調、客觀處理，避免在傳達過程中引起不必要的誤會，盡量維護幾者之間的團結。同時，要時刻保持客觀中立，避免斷章取義，要詳細了解清楚各部門的困難和問題，及時反映給上級，并積極配合處理問題。

再次，上級領導通常會同時布置各項任務，這時辦公室必須分清輕重緩急。無論事務多繁忙、繁瑣，在制定工作計劃的時候，須從大局出發，縱觀各細節，對事關全局的問題，必須多請示主要領導，以主要領導的意見為主，以此為基礎去處理事件。

二、各部門之間的協調

第一，單位里各部門辦事的出發點都不一樣，每個人的思維邏輯也不同，個別人員僅從個人利益的角度考慮事情，這導致了各部門處理事務的時候立場和出發點不一樣，使各部門之間可能會誘發小沖突和小矛盾。因此，辦公室作為協調溝通的橋梁，要積極做好各部門之間的協商協調工作，了解清楚各方面的原因，避免草率地把事情的表面報告給上級。

第二，辦公室處理事情時，往往夾在眾多部門意見中左右為難，因此要處在整個單位的高度上，以單位最大化利益為主，顧及全盤實際情況，結合各部門的職能特點，中立處理，不偏幫，不偏袒，解決沖突。

第三，協調要明察秋毫，條理分明，按部就班，無論事件多緊急，也要先理清自己的思緒，再著手處理，不能因為急于完成任務就不看情況盲目處理，更不能不分輕重一刀切，否則會亂了分寸、亂了秩序，壞了事情更是吃力不討好。

三、要避免的事項

第一，堅決不越權。秘書與領導的關系具有兩重性，即在行為目標、政治地位上的統一性和職權范圍上的差異性。作為秘書，要始終把自己放到配角和從屬的位置，分清職責范圍和上下關系，分清工作職責范圍和上下關系，以服從為本，積極適應領導工作的需求，以領導為中心開展工作，不能喧賓奪主、越俎代庖。

第二，堅決不邀功。辦公室的工作性質注定了每天不停地處理各種繁重、繁瑣的大事小事，不停地協助、協調、協商單位各種大小事項，但卻沒有轟轟烈烈的大事能顯示成績。處在這種工作狀態中，辦公室人員必須端正自己的心態，不亢不卑，不能在成績面前邀功，要甘愿并樂于默默奉獻自己的力量，甘愿當好配角，協助單位領導和各部門完成事務。

第三，堅決不喊苦。辦公室的工作特點是事務涉及面廣、事項繁瑣雜亂、事情紛亂集中，在辦事的過程中，辦公室人員很容易陷入各種矛盾堆、各種雜石堆里，稍有不慎就會處理不當，經常會力不從心。在這種工作壓力下，辦公室人員要沉得住氣，適當調整心態，積極主動辦好職責范圍內的事情，不能拈輕怕重，推三阻四。

四、提高辦公室協調能力

辦公室繁瑣繁重的工作內容、左右為難的工作位置、沉重如山的工作壓力，都要求辦公室人員時刻嚴格要求自己，不斷提高理論水平、業務素質和應變能力。辦公室的工作狀況隨著單位和社會的新形勢不斷發生變化，辦公室人員必須與時俱進，開拓新的工作思路和方法，發揮更大的功能和作用。因此，辦公室人員平時要注意積累處理事務的經驗、學習現代科學的管理知識，切實聯系單位實際情況和實際工作內容，深入分析，增強做好協調工作的素質和本領。

辦公室是一個密不可分的整體，很多工作都離不開團隊合作，不能單靠一個人的力量完成，需要多人通力合作。為此，辦公室人員不能只盯著個人利益，而是要以大局的利益為出發點。在團隊里，必須合理分工，取長補短，目標一致，充分發揮各人特點，更好地實現共同目標。

[1]祁躍輝.如何做好辦公室工作[J].人事管理，2000(2).

[2]王金家.談辦公室主任之“道”[J].秘書工作，1998(10).